Na całym świecie popularyzowane są programy payrollingu, tj. dobrowolnych składek pracowniczych na cel pożytku publicznego. Programy takie doskonale wpisują się w koncepcję biznesu odpowiedzialnego społecznie i stanowią nieocenione wsparcie dla organizacji pozarządowych, którym udział w tym programie gwarantuje stały dopływ środków finansowych.

Model payrollingu wydaje się prosty. Pracodawca organizuje system comiesięcznych odpisów od wynagrodzeń na wybrany cel pożytku publicznego, a pracownik decyduje, czy chce w nim uczestniczyć. Jeśli tak – składa deklarację, w której określa wysokość kwoty, jaka co miesiąc ma być odliczana z jego pensji i przekazywana na cel społeczny. Sumę kwot przekazanych w ciągu roku pracownik może następnie odliczyć od dochodu jako darowiznę na cele pożytku publicznego. Pracodawca często powiększa kwotę odpisywaną z wynagrodzeń pracowników o swoją darowiznę, na przykład podwajając kwotę przekazywaną organizacji społecznej. Niestety konstrukcja taka, choć wydaje się szczytna i mało skomplikowana, z prawnego punktu widzenia budzi wątpliwości i okazuje się dość trudna do zrealizowania.

[srodtytul]Bariera nr 1: ochrona wynagrodzenia[/srodtytul]

Pracownik co do zasady nie może się zrzec ani przenieść na inną osobę całości lub części swojego wynagrodzenia. Ewentualne potrącenia dopuszczalne są w drodze wyjątku. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=76037]Kodeks pracy[/link] wprowadza możliwość potrącania należności pracodawcy lub osoby trzeciej z wynagrodzenia pracownika za jego uprzednią i pisemną zgodą. To tzw. dobrowolne potrącenie wskazywane jest jako narzędzie dogodne do wdrażania programu payrollingu. Czy tak jest rzeczywiście? Niekoniecznie. Podstawowym problemem jest to, że za zgodą pracownika potrącać można należności, do których zapłaty pracownik ten jest zobowiązany. SN jednoznacznie potwierdził tę interpretację, stwierdzając, że “użycie określenia “należności”, a nie na przykład “kwoty”, nasuwa wniosek, że przedmiotem zgody na potrącanie mogą być tylko takie kwoty, które są należne (…) i określone co do wysokości ([b]uchwała z 4 października 1994 roku, I PZP 41/94[/b]).

W modelu dobrowolnych odpisów między pracownikiem a organizacją, na rzecz której mają być dokonywane odpisy, w ogóle nie ma stosunku prawnego, a więc nie istnieją należności organizacji względem pracownika. Dlatego zanim nastąpi potrącenie dobrowolnego odpisu z wynagrodzenia za zgodą pracownika, powinien on zawrzeć odpowiednią umowę z organizacją realizującą cel pożytku publicznego, która będzie źródłem zobowiązania.

[srodtytul]Bariera nr 2: forma aktu notarialnego[/srodtytul]

W prezentowanym przez zwolenników payrollingu modelu dobrowolnych odpisów świadczenia pieniężne pracowników na rzecz organizacji społecznej mają charakter darowizn. I tu pojawia się największa bariera rozwoju całej koncepcji. Oświadczenie darczyńcy w przedmiocie darowizny wymaga bowiem dla swej ważności formy aktu notarialnego (art. 890 § [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=56D07E5603E5EA8B883A4E2EC9C3FFE9?id=70928]kodeksu cywilnego[/link]). Ustna lub pisemna umowa darowizny jest nieważna i choć można ją następczo konwalidować poprzez wykonanie darowizny (czyli na przykład przekazanie pieniędzy), to jako nieważna w dniu dokonania potrącenia z wynagrodzenia nie jest źródłem zobowiązania pracownika i wierzytelności organizacji względem niego. W konsekwencji skoro przy pisemnej/ustnej umowie darowizny zobowiązanie w ogóle nie powstaje, w obecnym brzmieniu przepisów o dobrowolnym potrącaniu z wynagrodzenia pracodawca nie może dokonywać potrąceń nawet za zgodą pracownika.

Czy zatem pracownicy zaangażowani w program payrollingu powinni co miesiąc składać w formie aktu notarialnego oświadczenie w przedmiocie darowizny? Takie rozwiązanie, całkowicie bezpieczne z punktu widzenia prawa, byłoby jednak nieefektywne i prawdopodobnie przesądziłoby o braku zainteresowania tym programem wśród pracowników.

Na szczęście dopuszczalne wydaje się zawarcie umowy darowizny obejmującej dłuższy okres (na przykład rok) i kilkanaście wpłat. W takiej umowie konieczne byłoby określenie wysokości kwoty, jaka ma być miesięcznie przekazywana w ramach programu payrollingu. Wysokość darowizn miesięcznych można określić kwotowo (np. 5 zł miesięcznie) lub w sposób opisowy (np. kwota wynikająca z zaokrąglenia wynagrodzenia w dół do pełnych dziesiątek złotych).

Dodatkowo do umowy darowizny powinien zostać wprowadzony warunek rozwiązujący w postaci ustania stosunku pracy, ponieważ rozwiązanie umowy o pracę nie wpływa na umowę pracownika z innym podmiotem, czyli organizacją społeczną, i zobowiązanie pracownika do dokonywania darowizn trwałoby, dalej do końca okresu wskazanego w umowie darowizny.

Z punktu widzenia pracodawców zaangażowanych społecznie, którzy chcą realizować programy payrollingu, ciągle jednak jest to propozycja wymagająca dodatkowych nakładów pracy, czasu i kosztów związanych ze sporządzaniem aktów notarialnych.

[srodtytul]Bariera nr 3: dokumentowanie [/srodtytul]

Prawo podatkowe przewiduje możliwość odliczania od dochodu osób fizycznych darowizn na cele pożytku publicznego (w granicach do 6 proc. dochodu). Jest to uprawnienie niezależne od możliwości przekazania 1 proc. podatku dla organizacji pożytku publicznego, i podatnik może w tym samym roku wykorzystać obie możliwości wspierania organizacji pozarządowych. W zakresie rozumienia pojęcia darowizny ustawa podatkowa odsyła do kodeksu cywilnego, natomiast art. 26 ust. 7 pkt 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=346580]ustawy podatkowej [/link]stawia dodatkowe wymagania co do sposobu dokonania darowizny pieniężnej. I tak odliczenie darowizny pieniężnej od dochodu jest możliwe jedynie wtedy, gdy darczyńca dysponuje dowodem wpłaty darowizny na rachunek bankowy obdarowanego.

W wypadku payrollingu wpłaty dokonywane są z rachunku pracodawcy, więc możliwość odliczenia kwot przekazywanych przez pracowników od ich dochodów budziła dodatkowe zastrzeżenia. Minister finansów rozwiał te wątpliwości (pismo z 16 stycznia 2003 r.), wskazując, że podatnik może odliczyć kwoty przekazywane w ramach payrollingu od dochodu, jeśli posiada kopię złożonej pracodawcy przez pracownika deklaracji udziału w tym programie, kopię przelewu zbiorczego darowizn pracowników z rachunku pracodawcy i paski płacowe, z których wynika przekazywanie darowizn. Wydaje się więc, że minister nie kwestionuje możliwości odliczania kwot przekazywanych w ramach payrollingu i jednocześnie przyjmuje wyraźnie, że kwoty te stanowią darowiznę pracownika na rzecz organizacji społecznej.

Dokumentowanie wpłat dokonywanych w ramach systemu payrollingu w celu umożliwienia pracownikom dokonywania odliczeń przysparza pracodawcy nowych obowiązków (na przykład przekazywanie każdemu pracownikowi kopii przelewów oraz pasków płacowych), których wykonywanie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Ponadto pismo ministra nie jest obowiązującym źródłem prawa, a jedynie zawiera wytyczne co do sposobu postępowania urzędów skarbowych.

[srodtytul]Jak rozwiązać problem[/srodtytul]

Jakkolwiek trudno odmówić słuszności programom payrollingu, pracodawcy muszą pamiętać, że dokonując potrąceń w sposób niezgodny z przepisami prawa pracy, ryzykują sporo. Niezgodne z prawem potrącenia stanowią bezpodstawne obniżanie wynagrodzenia (a więc wykroczenie zagrożone grzywną) oraz rodzą ryzyko obowiązku zwrotu pracownikowi wszystkich potrąconych z jego wynagrodzenia kwot wraz z odsetkami ustawowymi, jeśli pracownik wystąpi o taki zwrot. Gdy pracodawca potrąca kwoty z wynagrodzenia na podstawie samej tylko zgody pracownika, można przyjąć, że potrącenie jest niezgodne z prawem, ponieważ jest dokonywane na poczet należności, która nie istnieje. Konieczna jest zatem umowa darowizny między pracownikiem a organizacją społeczną z zastrzeżeniem, że oświadczenie darczyńcy wymaga dla swojej ważności formy aktu notarialnego.

Być może źródłem zobowiązania pracownika mogłaby być również nieodpłatna umowa nienazwana, którą można zawrzeć w zwykłej formie pisemnej, np. trójstronna umowa o udziale w programie payrollingu zawierana między organizacją społeczną, pracownikiem i pracodawcą. Zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń mogłaby zostać zawarta w samej umowie trójstronnej albo być wyrażona po zawarciu takiej umowy. Pojawia się jednak wątpliwość, jaka byłaby istota prawna tej umowy i wynikających z niej zobowiązań pracownika. Co więcej, taka umowa – mimo swojego nieodpłatnego charakteru – niekoniecznie będzie mogła stanowić podstawę do odliczenia przekazanych kwot od dochodu pracownika na podstawie przepisów o odliczaniu darowizn, i kwestia ta musiałaby zostać rozstrzygnięcia w drodze indywidualnych interpretacji podatkowych.

Optymalnym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie zmiany przepisów kodeksu pracy regulujących dobrowolne potrącenie, rozszerzającej katalog kwot, które mogą być potrącane za zgodą pracownika. Taka zmiana pozwoliłaby na realizację modelowego payrollingu, niemniej jej wprowadzenie wymaga czasu, szczegółowej analizy systemowej i przede wszystkim aktywnego zaangażowania się środowisk skupionych wokół koncepcji CSR w propagowanie stworzenia wygodnych ram prawnych dla realizacji programów payrollingu.