Audyt personalny, czyli lepiej zapobiegać, niż leczyć

Menedżerowie dość często bagatelizują ryzyko pracownicze. Twierdzą, że to nie problem, że nie stanowią oni spektakularnych kosztów itd. Tymczasem niektórzy szefowie siedzą na bombach zegarowych, które prędzej czy później wybuchają. Czasami za chwilę. Do katastrofy nie musi przecież dojść dopiero za kadencji kolejnego zarządu.

To, że pracodawca zatrudnia np. specjalistów ds. kadr i płac, nie gwarantuje, że przyjęty sposób wynagradzania jest pozbawiony wad, a dokumentacja pracownicza zawiera wszystkie niezbędne elementy. Właściwa weryfikacja polityk i decyzji kadrowych wymaga bardzo szczególnej wiedzy – zarówno teoretycznej, jak i praktycznej. Taki egzamin funkcjonowania firmy powinien być przeprowadzony w formie zewnętrznego audytu. Zapewnia to obiektywizm, a poza tym, co dwie pary oczu, to nie jedna. Wszystko po to, żeby nie oblać testu przed inspektorem pracy lub sądem.

Znaczenie kadry

Zdecydowana większość firm działa na rynku nie dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu i urządzeniom, lecz w oparciu o umiejętności i wiedzę zatrudnionych w nich ludzi. Wynagrodzenia stanowią jeden z największych kosztów pracodawców. Nie ma więc sensu płacić dodatkowo za błędy formalne. Szczególnie że menedżerowie ryzykują pieniędzmi nie tylko firmy, lecz także własnymi (czytaj w dalszej części artykułu).

Niezależnie od tego sprawy pracownicze są bardzo medialne. Naruszanie gwarancji zatrudnienia może skończyć się zmniejszeniem wiarygodności marki i odpływem klientów. To z kolei przekłada się na utratę przyszłych zysków.

Czas na analizę

W praktyce audyty pracownicze są przeprowadzane u podmiotów średnich i dużych. Wynika to z efektu skali. Im więcej angaży, tym więcej adresatów planów bonusowych oraz regulaminów pracy i wynagradzania. Stworzenie wadliwego mechanizmu płacowego lub planowania czasu pracy skutkuje tu potencjalnymi roszczeniami większej liczby zatrudnionych.

W większych organizacjach trudniej też utrzymać na co dzień porządek i zapanować nad wszystkimi aspektami pracowniczymi. Łatwiej jest o niedopatrzenia i pomyłki. Z drugiej strony nawet niewielki pracodawca powinien dbać o porządek w firmie. O ile dla dużego podmiotu roszczenie pracownika o zapłatę należnej premii w kwocie kilkudziesięciu tysięcy złotych nie oznacza tragedii, o tyle dla mniejszego przedsiębiorcy może być przysłowiowym gwoździem do trumny.

Dokumenty pod lupę

W praktyce audyty pracownicze przeprowadzają zewnętrzni eksperci z zakresu prawa pracy. Audytorzy powinni przedstawić szefowi listę dokumentów pracowniczych, które należy zrewidować. Wśród nich znajdują się m.in.:

Niezależnie od tego sprawdzający powinni mieć możliwość zadawania pytań dotyczących praktyki pracodawcy i dotychczasowych decyzji kadrowych. W tym celu należy umożliwić im spotkania z menedżerami, którzy posiadają wiedzę w odnośnym zakresie. Najczęściej informacje przekazuje dyrektor personalny i menedżer ds. prawnych. Niejednokrotnie rozmowy toczą się także z czynnym udziałem członków zarządu spółek.

Kwestie, które wymagają szczególnie uważnej analizy (z uwagi na potencjalne, dotkliwe sankcje oraz bardzo często popełniane przez menedżerów błędy), dotyczą czasu pracy, niedyskryminacji w wynagradzaniu, zmiennych składników wynagrodzenia, polityki rozwiązywania umów o pracę, relacji z przedstawicielami zatrudnionych oraz przetwarzania danych osobowych.

Dla bezpieczeństwa audytor i sprawdzany zakład pracy powinni pamiętać o uregulowaniu współpracy z punktu widzenia ochrony danych osobowych zatrudnionych. Najlepiej, aby szef powierzył zewnętrznemu specjaliście przetwarzanie takich danych w zakresie koniecznym do oceny poprawności zasad zatrudnienia.

Lekcja na przyszłość

Logicznym i najczęstszym skutkiem stwierdzonych podczas audytu błędów jest ich naprawa – przynajmniej na przyszłość. Należy wybrać środki, które (jeśli to możliwe) eliminują lub ograniczają ryzyko. Zwyczajnym następstwem przeglądu jest np. ogłoszenie poprawek i uzupełnień do wewnętrznych regulaminów, modyfikacja indywidualnych warunków zatrudnienia, zmiana dotychczasowej postawy kadry kierowniczej i podejmowanych przez nich działań.

Dla niektórych wynik audytu może skończyć się jednak nieszczęśliwie. Przykładowo, jeżeli w jego trakcie stwierdzone są nadużycia lub nieprawidłowości, odpowiedzialni za nie pracownicy mogą podlegać karom dyscyplinującym. Zdarzają się nawet decyzje o rozwiązaniu angażu. Z tego powodu rewizje prawno-pracownicze nie należą do ulubionych. Oczywiście wielu szefów chce zwyczajnie znaleźć miejsca do poprawy, nie wyciągając z tytułu niedociągnięć żadnych konsekwencji wobec personelu. Wiele zależy jednak od rodzaju zidentyfikowanych nieprawidłowości.

Przykład: W wyniku audytu ustalono, że kadrowa przygotowywała umowy na czas określony 10 miesięcy bez zastrzeżonego w nich prawa do rozwiązania za 2-tygodniowym wypowiedzeniem. Co więcej, zapomniała, że zawarta w regulaminie wynagradzania decyzja o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być uzgodniona z przedstawicielem załogi. Konsekwencje były takie, że szef nie mógł rozstać się przedterminowo z podwładnymi, którzy naruszyli obowiązki służbowe i nie odprowadzał należnych świadczeń na fundusz przez wiele lat. Poddenerwowany pracodawca postanowił nie wypłacić kadrowej premii zależnej od indywidualnych wyników pracy.

Bez sankcji ani rusz

Zdaje się jednak, że wynikający z audytu zysk jest większy niż jego potencjalne koszty. Naruszenie zasad prawa pracy może bowiem mieć przykre konsekwencje.

Sztandarowym ryzykiem są roszczenia np. o nadgodziny, premie lub ustalenie istnienia stosunku pracy. Niejednokrotnie zdarza się, że jeden pracownik występuje do sądu niejako testowo. W przypadku wygrania sporu pojawiają się następni poszkodowani. Roszczenia zatrudnionych sięgają nawet kilkuset tysięcy złotych.

Na tym jednak nie koniec. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, naruszenie zasad czasu pracy, niewypłacanie należnego składnika wynagrodzenia, zawarcie kontraktu cywilnoprawnego na warunkach umowy o pracę i wiele, wiele innych są zagrożone grzywną – nawet do 30 tysięcy zł za stwierdzoną nieprawidłowość. Karze podlega nie spółka zatrudniająca, lecz osoba fizyczna, która podjęła decyzję w sankcjonowanym zakresie. Najczęściej są to członkowie zarządu i osoby kierujące działem personalnym.

Niewłaściwe postępowanie wobec związków zawodowych lub rady pracowników może zakończyć się chociażby grzywną lub ograniczeniem wolności. Nie wspominając o dotkliwych finansowo karach za nieprawidłowości w zakresie płatności podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczanie społeczne.