Oprogramowanie do analityki biznesowej Busines Intelligence

Nie tylko duże, ale i mniejsze przedsiębiorstwa powinny korzystać z analitycznych aplikacji informatycznych. W zasadzie każda firma potrzebuje różnego typu analiz ze względu na coraz większą ilość przetwarzanych informacji i  konieczność stałej kontroli kosztów.

Z badań PSB Comarch Survey 2011 wynika, że ponad 43 proc. małych i średnich firm deklaruje potrzebę szybkiego dostępu do informacji, mając świadomość, że wykorzystanie ich przełoży się na wzrost konkurencyjności. Aby informacje mogły być należycie wykorzystane, niezbędne są narzędzia do ich analizowania. Dlatego oprogramowanie do analityki biznesowej (Business Intelligence) coraz częściej pojawia się w mniejszych przedsiębiorstwach.

Wcześniej firmy w celu analizowania danych posługiwały się najczęściej arkuszami Excela. – Można prowadzić raportowanie ręcznie, na przykład za pomocą arkusza kalkulacyjnego, ale przypomina to nieco używanie liczydła zamiast kalkulatora, bo zajmuje więcej czasu, a czas każdego pracownika jest cenny. Oprogramowanie BI staje się niezbędne, gdy informacji jest na tyle dużo, że nie jesteśmy w stanie szybko wychwycić interesujących nas zależności, również takich, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka – mówi Krzysztof Michalski, konsultant systemów Business Intelligence w  Comarch.

Bez hurtowni danych

Jeszcze do niedawna bardziej zaawansowane aplikacje analityczne były niedostępne dla mniejszych firm. Musiały im wystarczać wspomniane arkusze Excela. W latach 80. i 90. użytkownikami BI były przede wszystkim przedsiębiorstwa duże i bardzo duże. Działo się tak głównie ze względu na wysokie koszty.

Obecnie sytuacja się zmieniła. Firmy mają do dyspozycji moduły analityczne w systemach ERP. Również samodzielne systemy BI można użytkować taniej dzięki możliwości wynajęcia aplikacji w tzw. chmurze (polega to na korzystaniu z oprogramowania w systemie abonamentowym, czyli za stałą miesięczną opłatę).

Duże znaczenie w upowszechnieniu BI wśród mniejszych przedsiębiorstw ma także oprogramowanie w technologii in-memory. – Moduły analityczne są elementem systemów ERP i z takich rozwiązań najczęściej korzystają firmy z sektora MSP. Znacznie rzadziej wdrażane są samodzielne rozwiązania; decydują się na nie raczej duże korporacje. Do popularyzacji modułów analitycznych mogą się przyczynić aplikacje budowane w technologii in-memory. Wtedy nie jest potrzebna hurtownia danych. Budowanie jej w projektach BI jest przedsięwzięciem koniecznym, ale kosztownym – mówi Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group.

Dzięki nowej technologii in-memory koszty wdrożenia  Business Intelligence zmniejszyły się o połowę. Spadek cen wynika z  kilku czynników. Aplikacje oparte na platformie BI in-memory mogą być oddane do użytku w ciągu kilku dni lub tygodni (wcześniej wdrożenia trwały wiele miesięcy). Do tego mogą być samodzielnie aktualizowane przez użytkowników, jeśli tylko rozwiązanie jest elastyczne, intuicyjne i przyjazne w obsłudze. Znacznie mniejsze są też wymagania sprzętowe.

– W ostatnich pięciu-sześciu latach wykonaliśmy ponad 120 wdrożeń rozwiązania QlikView (BI oparte o technologię in-memory). Projekty realizowaliśmy nie tylko w dużych organizacjach, ale także w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Zresztą tendencja ta się nasila – mówi Marek Grzebyk, dyrektor zarządzający Hogart Business Intelligence.

Funkcje i koszty można dostosować

Małe i średnie firmy są coraz bardziej świadome korzyści płynących z posiadania narzędzi analitycznych. Jak zbadało branżowe pismo „Computerworld", plany informatyzacji polskich przedsiębiorstw na kolejne 12 miesięcy koncentrują się na zapewnieniu sprawnego przetwarzania dużych ilości danych. Co za tym idzie, potrzebne będzie wdrożenie lub rozwój narzędzi klasy Business Intelligence.

Niewielkie przedsiębiorstwa mają najczęściej małe zespoły IT. Odciążenie pracowników tego działu od konieczności tworzenia setek raportów, zestawień i analiz oraz umożliwienie pracownikom działów biznesowych wykonywania takich analiz powoduje, że osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji biznesowych szybciej dostają ważne informacje. Rozwiązania BI stosowane przez mniejsze firmy pod względem zaawansowania technologicznego w niczym nie ustępują produktom, z których korzystają giganci rynku. Tylko skala ich funkcji jest inna, dostosowana do wielkości przedsiębiorstwa i jego potrzeb.

– Funkcjonalności są bardzo podobne w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz w dużych korporacjach; być może wyjątkiem jest funkcja: konsolidacja finansowa. Różnica polega na tym, że narzędzia i funkcje używane przez korporacje są bardziej rozbudowane w szczególności w zakresie planowania i analiz – mówi Ryszard Sadowski.

Najważniejsze jest, by dostosować system do potrzeb. Nie warto kierować się wyłącznie ceną, bo system o 5 proc. tańszy może być dla danej firmy gorszy. Marka też nie powinna być przesądzającym kryterium, jeśli system nie jest dobrze przystosowany do wymagań. Analityka ma być przede wszystkim dokładnie dopasowana do potrzeb.

Koszty użytkowania systemów analitycznych są bardzo różne. Najtańszy jest system abonamentowy, czyli wypożyczanie oprogramowania w chmurze. Wdrożenia w firmie są znacznie kosztowniejsze. Nawet jeśli pakiety Business Intelligence wchodzą w skład systemów ERP, są dodatkowo wyceniane; koszt wynosi od kilku do kilkunastu procent wartości całego wdrożenia ERP. Samodzielne rozwiązania analityczne klasy BI często są bardzo drogie, ale ceny bywają różne.

– Wszystko zależy od potrzeb i oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Zwykle są to kwoty od kilkudziesięciu do maksimum kilkuset tysięcy złotych. Jest to koszt systemu łącznie z jego wdrożeniem – twierdzi Ryszard Sadowski.

Chmura jeszcze poczeka

Korzystanie z BI w chmurze jest wielokrotnie tańsze. Firma nie musi kupować i utrzymywać sprzętu (np. hurtowni danych). Płaci tylko za czas, który potrzebny jest do przeprowadzenia obliczeń.

Globalne firmy analityczne, takie jak Gartner czy IDC, przewidują spore zainteresowanie technologiami w chmurze zarówno publicznej, jak i prywatnej. BI oferowanego w chmurze jest coraz więcej także u nas. Na przykład od niedawna taką ofertę ma Comarch (Analizy BI dla Comarch ERP Optima w chmurze).

W Polsce małe i średnie firmy wciąż nieufnie traktują wykorzystanie chmury w tego rodzaju zastosowaniach. Systemy BI obejmują bardzo wrażliwe informacje finansowe i wielu przedsiębiorców woli wdrażać rozwiązania na swoim serwerze.