Polisa dla pracownika delegowanego za granicę

Pracownik przebywający w podróży służbowej, podobnie jak turysta, narażony jest na wypadki i choroby. Gdy jest za granicą, takie nieprzewidziane zdarzenia mogą być bardzo kłopotliwe i kosztowne. Na przykład zachorowanie w czasie wyjazdu może się wiązać z wydatkami w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych. A zgodnie z prawem to pracodawca musi zapewnić pracownikowi opiekę medyczną podczas wyjazdu służbowego. Oznacza to, że w razie potrzeby powinien opłacić leczenie i pokryć wszystkie inne wydatki.

W Unii Europejskiej każdy, za kogo w kraju są odprowadzane składki na ubezpieczenie zdrowotne, ma prawo do bezpłatnego leczenia w publicznej służbie zdrowia. Jednak europejska karta ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ) umożliwia jedynie skorzystanie z podstawowych świadczeń zdrowotnych niezbędnych z medycznego punktu widzenia i gwarantuje tylko te świadczenia, które są bezpłatnie dostępne dla obywateli danego kraju. Poza tym nie zapewnia zwrotu koszów związanych z transportem. Dlatego warto wykupić dodatkowo polisę, która zresztą obejmuje nie tylko koszty leczenia.

– Ubezpieczenie dla pracownika w podróży służbowej wykupuje pracodawca. Bardzo często są to polisy otwarte. Składka ryczałtowa jest płacona na podstawie szacunkowej liczby osób korzystających z ubezpieczenia oraz czasu ich pobytu w delegacji – mówi Magdalena Kanarek z Ergo Hestii. – W trakcie umowy na bieżąco aktualizuje się listę wyjeżdżających osób. Najczęściej rozliczenie z ubezpieczycielem następuje po upływie czasu ubezpieczenia.

Polisy otwarte polecane są firmom, które wysyłają wielu pracowników w ciągu roku w delegacje zagraniczne w różnym czasie i na różne okresy. Można też zawrzeć umowę dotyczącą pojedynczego wyjazdu jednego pracownika lub grupy.

Co powinno obejmować takie ubezpieczenie wykupione dla pracownika? Przede wszystkim koszty leczenia. Poza tym z reguły w pakiecie jest NNW, ubezpieczenie bagażu podróżnego i assistance.

Warto też rozszerzyć ochronę o ubezpieczenie OC.

Zakres OC powinien obejmować szkody powstałe za granicą. Jest to ważne szczególnie wtedy, gdy istnieje ryzyko wyrządzenia szkody osobie trzeciej. Może się to zdarzyć np. przy pracy fizycznej albo gdy pracownik będzie prowadził za granicą aktywność sportową. Przed wysłaniem pracownika do krajów niebezpiecznych, dobrze jest rozszerzyć ubezpieczenie o ryzyko terroryzmu.

Klient określa, czego potrzebuje

O zakresie i wysokości sumy ubezpieczenia decyduje klient. Suma powinna wystarczyć na pokrycie kosztów związanych z ewentualnymi wypadkami. Z drugiej strony, jeśli będzie zbyt wysoka, firma niepotrzebnie zapłaci wyższą składkę.

Podejmując decyzję o parametrach ubezpieczenia, pracodawca powinien wziąć pod uwagę, jakie czynności pracownik będzie wykonywał za granicą oraz do jakiego kraju wyjeżdża. Na przykład gdy jest to Słowacja, suma ubezpieczenia może być niższa niż wtedy, gdy dana osoba jedzie do Kanady.

Praktyczne znaczenie ma to, czy suma ubezpieczenia dotyczy jednego zdarzenia, czy wszystkich. Ważny jest też stan zdrowia. Jeśli osoby udające się w podróż służbową cierpią na przewlekłe choroby, trzeba za dopłatą rozszerzyć ochronę na zdarzenia wynikłe z tych chorób. Inaczej ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania.

Dobrze jest, jeśli assistance obejmuje koszty związane z rezygnacją i przerwaniem podróży oraz koszty wyjazdu osoby zastępującej danego pracownika. Zagwarantuje to zwrot wydatków w sytuacji, gdy pracodawca będzie musiał pilnie wysłać kogoś innego na miejsce chorego pracownika.

Formy umowy mogą być różne

Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej można kupować na przykład przed każdym wyjazdem. Ma to sens tylko w przypadku firm, które rzadko delegują pracowników za granicę. Można również wykupić polisę w formie ryczałtu. Wtedy dla konkretnego pracownika wystawiana jest osobna polisa na wybraną liczbę dni w roku.

Firmy, których pracownicy regularnie wyjeżdżają w zagraniczne delegacje, preferują polisy otwarte. Polegają one na tym, że przy zawieraniu umowy pracodawca podaje liczbę podróżujących osób oraz liczbę dni i wpłaca składkę zaliczkową. W trakcie umowy lista jest aktualizowana. A na koniec okresu ubezpieczenia przedsiębiorca rozlicza się z towarzystwem.

10 tys. euro co najmniej tyle powinna wynosić  suma ubezpieczenia w polisie obejmującej koszty leczenia w krajach UE

W tej opcji pracodawca płaci tylko za czas faktycznie udzielaonej ochrony. W razie niewykorzystania wszystkich osobodni ubezpieczyciel zwraca nadpłaconą składkę, a  gdy liczna osobodni zostaje przekroczona, pracodawca dopłaca przy końcowym rozliczeniu.

Jak wygląda taka umowa? Pracodawca mnoży liczbę dni oraz liczbę osób, które jego zdaniem będą delegowane za granicę.  Daje to liczbę osobodni, będących podstawą do obliczenia składki. Na przykład: 30 pracowników wyjeżdża za granicę dwa razy w roku średnio na trzy dni; mamy więc 180 osobodni w roku.

Wpływ na wysokość składki ma również suma ubezpieczenia, jego zakres, forma, czas trwania umowy, zakres terytorialny ochrony, liczba ubezpieczonych bądź liczba osobodni, wiek ubezpieczonych, włączenie do umowy dodatkowych rodzajów ryzyka.

Opinie dla „Rz"

Magdalena Oszczak, Departament Ubezpieczeń Turystycznych, AXA

Gdy podejmujemy decyzję o wysokości sumy ubezpieczenia, powinniśmy zwrócić uwagę na zakres terytorialny polisy: czy dana osoba będzie podróżować do kraju europejskiego, czy do państw pozaeuropejskich. Suma ubezpieczenia kosztów leczenia przy wyjazdach do Europy powinna się mieścić w przedziale od 10 tys. do 30 tys. euro, a przy wyjazdach poza Europę w przedziale od 40 tys. do 100 tys. euro.

Robert Grabowski, broker, MAK Ubezpieczenia

Każda grupa zawodowa, a także każdy rodzaj podróży służbowej mają jakieś cechy szczególne, które wpływają na zakres ubezpieczenia. Dlatego istotne jest dobranie zakresu polisy do faktycznych zagrożeń, na jakie może być narażony delegowany pracownik. Przy wyborze oferty nie należy się kierować wyłącznie ceną. Prawidłowo skonstruowane ubezpieczenie to takie, którego zakres, suma ubezpieczenia i jakość obsługi są dostosowane do potrzeb klienta.

Joanna Nadzikiewicz, dyrektor handlowy, Europ Assistance Polska

Z naszych statystyk wynika, że w podróży służbowej najczęściej wykorzystywaną usługą jest zwrot kosztów leczenia (87 proc. świadczeń) oraz organizacja transportu medycznego (9 proc.). Poza tym klienci często dzwonią na infolinię. Firmom oferujemy duży wybór infolinii tematycznych: prawną, rekrutacyjną, podatkową i wiele innych. W czasie wyjazdów służbowych wykorzystywane są najczęściej infolinie turystyczne. Z ich pomocą pracownicy mogą znaleźć hotel, obiekt konferencyjny, mogą dostać numer korporacji taksówkowej, poznać rozkład jazdy pociągów, możliwe połączenia między miastami, rozkład lotów. Coraz bardziej popularny staje się firmowy serwis concierge, czyli organizacja usług na życzenie klienta w kraju i za granicą. W ramach tego programu przedsiębiorcy mogą liczyć na pomoc w rezerwacji stolika w restauracji, miejsca na konferencję, biletów lotniczych, a także biletów na różne wydarzenia kulturalne.

Ubezpieczenia w podróży służbowej – wybrane oferty towarzystw

PZU ma w ofercie polisę Wojażer–PZU Pomoc w Podróży z klauzulą nr 4 Ubezpieczenie assistance Pakiet Biznes. Ubezpieczenie to w podstawowym zakresie obejmuje zwrot kosztów leczenia oraz usługi assistance.

Suma ubezpieczenia w przypadku kosztów leczenia wynosi: – dla strefy obejmującej wszystkie państwa europejskie (łącznie z Polską), europejską część Rosji, Wyspy Kanaryjskie, kraje położone w basenie Morza Śródziemnego – od 20 tys. do 400 tys. zł, – dla strefy obejmującej cały świat (łącznie z Polską) – od 80 tys. do 800 tys. zł z zastrzeżeniem, że przy wyjeździe do USA suma ubezpieczenia nie może być niższa niż 200 tys. zł.

Podstawowy zakres usług assistance można rozszerzyć o rozwiązania przeznaczone dla biznesu. Oprócz tego można wykupić ubezpieczenie NNW.

W AXA ubezpieczenie dostępne jest standardowo w dwóch formach:

– polisa imienna, roczna lub półroczna, na dowolną liczbę wyjazdów; polisa taka jest wystawiana na konkretną osobę (ubezpieczonego), która korzysta z niej przez cały okres ochrony;

– polisa bezimienna, otwarta, z ustalonym limitem osobodni; jest wystawiana na ubezpieczającego (pracodawcę); mogą z niej korzystać dowolne osoby (pracownicy) wskazane i zgłoszone ubezpieczycielowi; polisa opłacana jest zaliczkowo na podstawie zadeklarowanej liczby osobodni; jest rozliczana po zakończeniu okresu ochrony; ubezpieczenie dostępne jest w różnych wariantach, z różnym zakresem ochrony i różnymi sumami ubezpieczenia.