Większość wspólnot mieszkaniowych posiada fundusz remontowy, choć nie muszą.
Przepisy dotyczące wspólnot nie posługują się pojęciem funduszu remontowego. Ustawa o własności lokali mówi tylko o zaliczce na utrzymanie nieruchomości wspólnej, w tym wydatkach na remonty i bieżącą konserwację. Podstawą ich funkcjonowania są więc wyłącznie uchwały. Najczęściej są one lakoniczne, a większość wspólnot nie ma regulaminu korzystania z funduszu.
Jeżeli wspólnoty decydują się na założenie funduszu, to dysponuje nim zarząd (lub zarządca, któremu gospodarowanie wspólnotą powierzono w akcie notarialnym). Nie ma on jednak prawa wydać zgromadzonych pieniędzy bez zgody właścicieli wyrażonej w uchwale. Uchwała w sprawie miesięcznych opłat podejmowana jest na corocznym zebraniu. Powinno się ono odbyć do końca marca; niewykluczony jest jednak inny termin. Właściciele decydują o treści planu gospodarczego na dany rok, kosztach zarządu lub wysokości zaliczek na pokrycie zarządu nieruchomością wspólną, w których mogą być przewidziane określone kwoty na remonty.
W dużych wspólnotach (co najmniej osiem lokali) i w małych (maksymalnie siedem), które zdecydowały, że rządzą się ustawą o własności lokali, uchwały podejmuje się większością głosów liczoną według wysokości udziałów. Wiążą one wszystkich właścicieli mieszkań, a więc i tych, których przegłosowano. W małych wspólnotach rządzących się – co do zasady – przepisami kodeksu cywilnego o współwłasności wymagana jest jednomyślność współwłaścicieli we wszelkich sprawach niedotyczących bieżącej eksploatacji nieruchomości wspólnej, a więc i remontu.
Wysokość wpłat na fundusz zależy od wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Im są one wyższe, tym większe są jego wpłaty. Osoba więc, która ma duże mieszkanie, zapłaci więcej niż ta zajmująca kawalerkę. Przez wiele lat można było odliczyć wpłaty na fundusz od podatku dochodowego od osób fizycznych. Kilka lat temu ulga została jednak zlikwidowana. Zwykle środki gromadzone są na odrębnym subkoncie, a fundusz stanowi osobną pozycję w ewidencji kosztów. Pieniądze z funduszu nie muszą być wydawane na remonty co roku, wolno je zbierać wiele lat na większe przedsięwzięcie. Coraz częściej jednak właściciele gromadzą pieniądze na zabezpieczenie kredytu. Trzeba też pamiętać, że środki z funduszu można przeznaczyć tylko na remont części wspólnych, a nie mieszkań.
