Nie ma przepisów określających, jak ma wyglądać porządek obrad na rocznym zebraniu. Są jednak zwyczaje, które na ogół się przestrzega. Zebranie z reguły otwiera prezes zarządu i proponuje wybór przewodniczącego zebrania. Właściciele wybierają spośród siebie lub spoza swojego grona przewodniczącego. Może to być każda osoba, dobrze gdyby miała wiedzę na temat przepisów dotyczących wspólnot. Następnie przewodniczący zarządza wybór protokolanta oraz komisji skrutacyjnej. Rolą protokolanta jest zapisywanie przebiegu obrad, a po zakończeniu zebrania sporządzenie protokołu, który podpisuje przewodniczący oraz protokolant.
Natomiast zadaniem komisji skrutacyjnej (w jej skład wchodzą najczęściej dwie, trzy osoby) jest liczenie głosów w trakcie głosowania nad poszczególnymi uchwałami. Komisja skrutacyjna ze swej pracy sporządza protokół, który dołącza się do protokołu z zebrania. Do protokołu dołącza się też często zawiadomienie o zebraniu, potwierdzenie odbioru zawiadomienia oraz listę obecności.
W trakcie zebrania przewodniczący poddaje pod głosowanie porządek obrad zaproponowany w zawiadomieniu, a po jego przyjęciu prowadzi obrady. Zawsze też zarząd zaznajamia właścicieli z poszczególnymi punktami zebrania, informuje też o swojej działalności w roku ubiegłym i składa sprawozdanie finansowe. Często właściciele mają wiele pytań, może być i tak, że jest spór, który trzeba wspólnie rozwiązać. Dlatego w trakcie zebrania odbywa się dyskusja. Przewodniczący udziela głosu właścicielom lokali w kolejności zgłaszania się do dyskusji, z wyjątkiem spraw formalnych. W tym wypadku powinien udzielać głosu poza kolejnością (np. przerwa w dyskusji, ograniczenie czasu wypowiedzi, zarządzenie przerwy w obradach).
[srodtytul]Niezbędna akceptacja[/srodtytul]
Na zebraniu głosuje się nad udzieleniem absolutorium zarządowi. Jest to formą akceptacji przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem do dalszego sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Nie udzielenie absolutorium nie jest równoznaczne z odwołaniem zarządu, lub poszczególnych jego członków. Aby zostali zawieszeni w czynnościach lub odwołani, właściciele lokali muszą podjąć stosowną uchwałę. Właściciele głosują nad sprawozdaniem finansowym za zeszły rok oraz plan gospodarczy na rok bieżący i wysokością opłat na pokrycie kosztów zarządu, a także nad innymi projektami uchwał dołączonymi do porządku obrad.
[ramka][b]Jak się głosuje nad uchwałą[/b]
