W pierwszym kwartale danego roku obowiązkowo zwołuje się roczne zebranie. Dotyczy to dużych wspólnot mieszkaniowych (powyżej siedmiu lokali). Organizacja należy do obowiązków zarządu. Może jednak być i tak, że tego nie zrobi, bo np. jest w konflikcie z właścicielami. Wtedy sami właściciele lokali mogą je zwołać. Mówi o tym [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=128489]ustawa o własności lokali[/link] (dalej jako: ustawa).

[srodtytul]Sprawy do załatwienia[/srodtytul]

Przepisy zawierają wykaz spraw, którymi właściciele powinni zająć się na zebraniu (art. 30 ust. 2 ustawy). Są to:

- uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

- ocena pracy zarządu,

- sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.

Nie jest to katalog zamknięty. Właściciele mogą poszerzyć porządek zebrania o wiele innych ważnych dla nich spraw.

[b]Właściciele, którzy chcą by danym problemem zajęło się roczne zebranie muszą powiadomić o tym odpowiednio wcześnie zarząd, który przygotuje w tej sprawie projekt uchwały, a następnie dołączy do zawiadomienia o zebraniu.[/b]

Projekt uchwały może przygotować też sam właściciel. Zarząd powinien poinformować wszystkich właścicieli na piśmie o zebraniu i to co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Powinno ono zawierać: dzień, godzinę, miejsce, porządek obrad. Nie może zabraknąć załączników do niego, są nimi projekty uchwał, które mają być głosowane na zebraniu.

Niestety nierzadko zarządy wywieszają zawiadomienia jedynie na tablicy ogłoszeniowej. Nie jest to prawidłowe działanie. To wystarczający powód, do podważania ważności zebrania, ponieważ zawiadomienia nie powinny czytać osoby trzecie, bo jest skierowane wyłącznie do właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości.

[srodtytul]Przebieg zebrania [/srodtytul]

Nie ma przepisów określających, jak ma wyglądać porządek obrad na rocznym zebraniu. Są jednak zwyczaje, które na ogół się przestrzega. Zebranie z reguły otwiera prezes zarządu i proponuje wybór przewodniczącego zebrania. Właściciele wybierają spośród siebie lub spoza swojego grona przewodniczącego. Może to być każda osoba, dobrze gdyby miała wiedzę na temat przepisów dotyczących wspólnot. Następnie przewodniczący zarządza wybór protokolanta oraz komisji skrutacyjnej. Rolą protokolanta jest zapisywanie przebiegu obrad, a po zakończeniu zebrania sporządzenie protokołu, który podpisuje przewodniczący oraz protokolant.

Natomiast zadaniem komisji skrutacyjnej (w jej skład wchodzą najczęściej dwie, trzy osoby) jest liczenie głosów w trakcie głosowania nad poszczególnymi uchwałami. Komisja skrutacyjna ze swej pracy sporządza protokół, który dołącza się do protokołu z zebrania. Do protokołu dołącza się też często zawiadomienie o zebraniu, potwierdzenie odbioru zawiadomienia oraz listę obecności.

W trakcie zebrania przewodniczący poddaje pod głosowanie porządek obrad zaproponowany w zawiadomieniu, a po jego przyjęciu prowadzi obrady. Zawsze też zarząd zaznajamia właścicieli z poszczególnymi punktami zebrania, informuje też o swojej działalności w roku ubiegłym i składa sprawozdanie finansowe. Często właściciele mają wiele pytań, może być i tak, że jest spór, który trzeba wspólnie rozwiązać. Dlatego w trakcie zebrania odbywa się dyskusja. Przewodniczący udziela głosu właścicielom lokali w kolejności zgłaszania się do dyskusji, z wyjątkiem spraw formalnych. W tym wypadku powinien udzielać głosu poza kolejnością (np. przerwa w dyskusji, ograniczenie czasu wypowiedzi, zarządzenie przerwy w obradach).

[srodtytul]Niezbędna akceptacja[/srodtytul]

Na zebraniu głosuje się nad udzieleniem absolutorium zarządowi. Jest to formą akceptacji przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem do dalszego sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Nie udzielenie absolutorium nie jest równoznaczne z odwołaniem zarządu, lub poszczególnych jego członków. Aby zostali zawieszeni w czynnościach lub odwołani, właściciele lokali muszą podjąć stosowną uchwałę. Właściciele głosują nad sprawozdaniem finansowym za zeszły rok oraz plan gospodarczy na rok bieżący i wysokością opłat na pokrycie kosztów zarządu, a także nad innymi projektami uchwał dołączonymi do porządku obrad.

[ramka][b]Jak się głosuje nad uchwałą[/b]

Wszyscy właściciele lokali, bez względu na to, czy uczestniczyli w rocznym zebraniu, biorą udział w głosowaniu nad uchwałami,

- wspólnota podejmuje uchwały sprawach przekraczających zwykły zarząd, jak ustalenie planu finansowego, przeprowadzenie remontu itd. W sprawach bieżących (zwykłego zarządu) zarząd decyduje samodzielnie,

- uchwały podejmuje się na na trzy sposoby: na zebraniu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Może być i tak, że podejmą uchwałę,oddając głosy częściowo w jeden i drugi wspomniany wyżej sposób.

- głosuje się udziałami, im ktoś m ich więcej tym więcej ma dopowiedzenia, od tej zasady są wyjątki. [/ramka]