Decyzje wydaje wójt (burmistrz lub prezydent miasta). Do niego więc składa się wniosek zawierający część opisową i graficzną z szeregiem niezbędnych dokumentów. Wystąpić o ustalenie warunków zabudowy może praktycznie każdy, nie trzeba być wcale właścicielem lub użytkownikiem wieczystym działki. Jeden inwestor może też złożyć kilka wniosków.
[ramka][b]Przykład[/b]
Inwestor planuje kupić grunt. Znalazł już interesującą działkę, podjęcie decyzji uzależnia jednak od tego, czy nie będzie miał problemów z wybudowaniem na niej myjni samochodowej. Planuje bowiem swoją inwestycję na osiedlu domów jednorodzinnych i obawia się, że nie spełni kryterium sąsiedztwa. Wniosków złożył kilka, różnią się one jednak między sobą. Każdy przewiduje inne usytuowanie myjni na działce.[/ramka]
[srodtytul]Jak przebiega postępowanie[/srodtytul]
Przed wydaniem decyzji wójt (burmistrz, prezydent miasta) prowadzi postępowanie administracyjne. Strony, które w nim uczestniczą, określa się na podstawie kodeksu postępowania administracyjnego. Może ich być wiele. Urzędnicy muszą powiadomić każdego, kogo interesu prawnego dotyczy ustalenie warunków zabudowy. Najczęściej są to właściciele i użytkownicy wieczyści nieruchomości graniczących z działką inwestora. Mogą też uczestniczyć organizacje społeczne, w tym także ekologiczne. Postępowanie teoretycznie powinno trwać maksymalnie dwa miesiące. Często jednak czeka się dłużej. Dzieje się tak zwłaszcza przy dużych inwestycjach (np. centrum handlowe). Do opóźnień dochodzi też w większych miastach, gdzie wniosków o wydanie warunków jest mnóstwo.