– Przede wszystkim trzeba być świadomym, że jeżeli umowę najmu zawiera się na czas oznaczony – i  można ją wypowiedzieć tylko w konkretnych i uzasadnionych przypadkach – to jest się zobligowanym do płacenia czynszu przez cały okres jej trwania. Bez względu na kondycję finansową firmy, a więc nawet jeśli przestaniemy korzystać z biura – przestrzega Andrzej Brochocki, wspólnik zarządzający w Kancelarii Brochocki.

Z doświadczeń Mikołaja Kowalskiego-Barysznikowa, eksperta z działu powierzchni biurowych w firmie Cushman & Wakefield, wynika, że w większości przypadków przyczyną niemiłych dla najemców niespodzianek nie są pułapki kontraktowe, ale niedoszacowanie budżetu związanego z kosztami zasiedlenia i wynajmu biura.

– Pierwszą kwestią, która może rodzić zaskoczenie, jest rozliczenie opłat eksploatacyjnych, dokonywane w większości biurowców raz do roku. Warto też wiedzieć, że opłata eksploatacyjna wcale nie zawsze zawiera koszt ogrzewania, chłodzenia i wody w wynajętym lokalu – zwraca uwagę Mikołaj Kowalski-Barysznikow. – Warto też zweryfikować przed podpisaniem umowy, ile pochłonie adaptacja biura – dodaje.

Ekspert Cushman & Wakefield radzi także, aby raczej wzbraniać się przed obowiązkiem przywrócenia biura po wyprowadzce do stanu wyjściowego – co może chcieć zapisać w umowie wynajmujący. Szczególnie, jeśli najemca sam pokrywał koszt przystosowania powierzchni do swoich potrzeb.

Miłosz Michalski, starszy negocjator w dziale powierzchni biurowych w firmie CBRE, zwraca uwagę, że na koszty najmu biura składa się nie tylko czynsz za powierzchnię biurową, wyrażany przeważnie w euro lub złotych za mkw. miesięcznie.