W tym roku na stołeczny rynek trafi ok. 320 tys. mkw. nowej powierzchni biurowej, najwięcej od 2000 r. Oznacza to, że w sumie w Warszawie będzie ponad 4 miliony mkw. nowoczesnych biur. Czy warto skorzystać z okazji i obniżyć koszty najmu biura wobec tak dużej podaży?

– Najemca, który faktycznie chce zawrzeć atrakcyjną umowę najmu biura w nowym projekcie, powinien zacząć myśleć o jej podpisaniu na długo przed zakończeniem obecnego kontraktu – mówi Ewelina Kałużna, dyrektor w dziale najmu powierzchni biurowych w firmie Jones Lang LaSalle.

Szukamy nowego

Nowej siedziby ze znacznym wyprzedzeniem poszukują głównie duzi najemcy, szczególnie z sektora finansowego, doradczego, energetycznego oraz technologii, mediów i telekomunikacji.

– Dobrym przykładem umów typu przednajem w nowych projektach biurowych mogą być firmy takie jak np. ING Bank Śląski, ING Securities i ING Lease czy Dalkia Polska, które to ze znacznym wyprzedzeniem zdecydowały się na podpisanie umowy w projekcie plac Unii w Warszawie. Kolejny dobry przykład to Grupa TP ze swoją nową siedzibą przy Alejach Jerozolimskich, zwaną Miasteczkiem Orange, czy T-Mobile z nowym biurem powstającym przy ul. Marynarskiej 12 w stolicy – podaje przykłady Ewelina Kałużna.

Podkreśla, że podjęcie działań z wyprzedzeniem pozwala najemcy nie tylko wynegocjować bardzo korzystne warunki finansowe, ale również daje możliwość wprowadzenia niezbędnych modyfikacji czy zmian projektowych, które na wstępnym etapie realizacji inwestycji nie powinny znacznie wpłynąć na jej koszty.

Dariusz Karwański, starszy negocjator w dziale powierzchni biurowych w firmie doradczej Savills, uważa, że dziś jest bardzo dobry czas na zawarcie korzystnej umowy przednajmu biura.

– Na rynku jest wielu deweloperów, którzy poszukują pierwszego najemcy do projektu biurowego, co pozwoli im rozpocząć proces inwestycyjny. Taki najemca, podpisując umowę typu przednajmu, tzw. pre-let na półtora do dwóch lat przed wprowadzeniem się do budynku, ma szanse na wynegocjowanie bardzo atrakcyjnych warunków najmu – przekonuje Dariusz Karwański.

Negocjujemy w starym

Zdaniem ekspertów, czasem – zamiast się przeprowadzać – lepiej renegocjować umowy najmu zajmowanych biur.

– Proces negocjacji warto zacząć nawet na rok przed wygaśnięciem obecnej umowy najmu. Taki termin pozwoli najemcy na szczegółowe zaznajomienie się z obecnymi warunkami rynkowymi, poznanie alternatywnych opcji relokacji oraz na komfortowe rozmowy z obecnym wynajmującym bez presji czasu – mówi Ewelina Kałużna.

Przykładem najemców, którzy w 2012 roku zdecydowali się pozostać w obecnych lokalizacjach, były takie firmy jak np. Ernst & Young w budynku Rondo 1, czy grupa AXA w budynku WTT.

– Decyzja o przeprowadzce lub pozostaniu w obecnej lokalizacji powinna wynikać z indywidualnych potrzeb najemcy, ale również obiektywnych warunków rynkowych. Najemcy, którzy podpisali 5-letnie umowy w 2008 r., czyli w czasie największego rynkowego boomu, powinni wiedzieć, że dzisiaj mogą liczyć na bardziej atrakcyjne stawki czynszu – przekonuje Ewelina Kałużna.

Dariusz Karwański zwraca uwagę, że teraz właśnie wynajmujący wykazują dużą skłonność do udzielania wyższych, niż to miało miejsce jeszcze rok temu, zachęt firmom. – W Warszawie jest to spowodowane przede wszystkim wysokim współczynnikiem pustostanów, dużą ilością powierzchni biurowej, która ma zostać oddana do użytkowania oraz spadkiem wysokości czynszów najmu – wyjaśnia Dariusz Karwański.

Eksperci firmy CBRE przekonują, że przedłużając umowy najmu w starych siedzibach, można uzyskać dodatkowe korzyści w postaci okresowego zwolnienia z czynszu, jak również budżet na odświeżenie powierzchni, który można wykorzystać np. na wydzielenie powierzchni dla podnajemcy.

Opinia dla „Rz"

Daniel Bienias dyrektor działu powierzchni biurowych w firmie CBRE w Polsce

Umowa najmu biura jest formą zabezpieczenia interesów obu stron transakcji i nie przewiduje możliwości zmiany zawartych w niej zapisów. To oznacza, że czynsz musi być zapłacony, nawet gdy firma znalazła się w trudnej sytuacji finansowej. Radzę w takim wypadku zgłosić się do właściciela budynku w celu renegocjowania umowy najmu. W trakcie rozmów warto pamiętać, że dla wynajmujących biura stabilność przychodów jest ważniejsza niż częste zmiany najemców, co wiąże się ze znacznymi wydatkami na marketing, prowizje agentów czy utrzymywanie wolnej powierzchni nie dającej przychodu. Jeżeli właściciel budynku będzie więc przekonany, że kłopoty są przejściowe, a firma ma solidne fundamenty i dobre perspektywy rozwoju, można wynegocjować znaczne oszczędności.