W umowie z biurem podróży powinna być zamieszczona jednoznaczna klauzula przypominająca klientowi o obowiązku niezwłocznego zawiadomienia wykonawcy usługi i organizatora imprezy o stwierdzonym wadliwym wykonaniu umowy. Gdy problem nie zostaje rozwiązany od ręki na miejscu, klient może – już po powrocie do kraju – złożyć reklamację.
Reklamacja to nic innego jak pismo, w którym turysta podaje wszystkie wady wyjazdu i określa swoje żądania. Reklamację może złożyć wtedy, gdy w czasie trwania imprezy turystycznej jej organizator nie wykonuje przewidzianych w umowie usług stanowiących istotną część programu. Powinien, wskazując w niej wady wyjazdu, udokumentować je. Przydać mogą się zatem zdjęcia czy nagrania.
Cenne mogą się okazać również zeznania świadków (wskażmy wtedy w piśmie reklamacyjnym, kto i jakie okoliczności może potwierdzić). Do reklamacji składanej po powrocie z wyjazdu dołączmy koniecznie również kopię reklamacji wręczonej na miejscu rezydentowi czy pilotowi.
Jeśli na miejscu ponieśliśmy jakieś wydatki, których nie powinniśmy (bo konkretne świadczenia miały być w cenie wyjazdu), do reklamacji dołączmy również rachunki potwierdzające te wydatki, np. za korty, basen, leżaki itp.
Pamiętajmy, że nie ma jednego gotowego i uniwersalnego wzoru reklamacji, bo każdy przypadek jest indywidualny. Pisząc zatem takie pismo, zwróćmy szczególną uwagę na to, aby w uzasadnieniu podać jak najwięcej argumentów potwierdzających nasze racje i powodów, dla których wyjazd można traktować jako nieudany.
