Dlaczego działalność kancelarii prawnej nie zostanie zrewolucjonizowana

Rozwój Internetu przyspieszył, ułatwił i uelastycznił organizację pracy kancelarii prawnej. Prawnicy przyzwyczaili się już do tego, że zarówno z klientem, jak i ze współpracownikami, komunikują się za pomocą e-maili. Jednocześnie coraz powszechniej stosowany jest podpis elektroniczny jako sposób zindywidualizowania i zabezpieczenia dokumentu w formie elektronicznej.

[srodtytul]U nas i gdzie indziej[/srodtytul]

Możliwościami prowadzenia postępowań sądowych online chwalą się adwokaci z Europy Zachodniej. W postępowaniach sądowych w Niemczech pisma można było składać elektronicznie już cztery lata temu, a szczegóły nowych procedur uregulowała ustawa o komunikacji sądowej z 22 marca 2005 r. Także np. portugalscy prawnicy informują o upowszechnieniu w tamtejszym systemie prawnym możliwości prowadzenia postępowań sądowych wyłącznie drogą elektroniczną. Portugalia jest nawet swego rodzaju poletkiem doświadczalnym e-sądownictwa na forum europejskim. Z kolei brytyjska instytucja Money Claim Online umożliwiająca domaganie się elektronicznie niewielkich kwot w prostych postępowaniach sądowych ma stanowić pierwowzór naszego e-sądu. Nieco gorzej jest chyba we Francji, gdzie, jak się wydaje, tylko niektóre proste postępowania wpadkowe (np. w sprawie klauzuli wykonalności) można przeprowadzić online.

Działalność typowej kancelarii prawnej obejmuje poważniejsze postępowania sądowe i sądowoadministracyjne. Korzystanie z elektroniki w postępowaniach administracyjnych lub masowych postępowaniach cywilnych (e-sąd, o którym pisała „Rz” – "[link=http://www.rp.pl/artykul/101528.html]Jak będzie działał sąd elektroniczny[/link]") ma nieco mniejsze znaczenie. Co stoi na przeszkodzie składaniu online w postępowaniach sądowych chociażby pism procesowych pozbawionych dowodów z dokumentów? Czemu by nie połączyć dobrodziejstwa komunikacji e-mailem z podpisem elektronicznym i nie umożliwić doręczania w ten sposób nawet dokumentów o charakterze dowodowym? W jakim zakresie praktyczne zastosowanie w działalności kancelarii prawnej mogą znaleźć elektroniczne postępowania dotyczące KRS i zastawu rejestrowego? Jakie kroki musiałaby podjąć kancelaria prawna, żeby z takich możliwości ewentualnie korzystać? Czy podjęcie tych kroków byłoby opłacalne?

[srodtytul]Najpierw certyfikat[/srodtytul]

Pierwszym krokiem do zastępowania mocodawcy drogą elektroniczną byłoby uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (pisała o tym „Rz” – "[link=http://new-arch.rp.pl/artykul/773822.html]Krok po kroku, jak kupić e-podpis[/link]. Kancelaria prawna musiałaby kupić dla każdego prawnika, który chciałby korzystać z tej formy składania podpisu, kartę z czytnikiem w jednej z firm pełniących funkcję centrów certyfikacyjnych. Na tym etapie zostałaby zweryfikowana tożsamość prawnika uzyskującego możliwość składania podpisu elektronicznego przez notariusza lub pracownika centrum certyfikacyjnego. Każdy, kto miałby dostęp do karty i znałby PIN, mógłby sygnować podpisem danego prawnika dokument. Tak więc karta i PIN musiałyby być strzeżone przez prawników równie pilnie jak własne ręce. Złożenie podpisu blokuje kształt dokumentu. Tak więc jego zmiany albo nie są możliwe, albo są zapisywane w sposób niepozwalający na usunięcie.

Kolejnym krokiem po zakupie certyfikatu musiałoby być uzyskanie przez każdego prawnika chcącego zastępować klientów drogą elektroniczną statusu zarejestrowanego użytkownika w sferze publicznej. Polegałoby to na uzyskaniu dostępu pod adresem e-mail [link=http://pdi.cors.gov. pl/portal_v1/rejestracja.php]pdi.cors.gov. pl/portal_v1/rejestracja.php[/link]. Ten portal umożliwia przewidzianą w przepisach kodeksu postępowania cywilnego obsługę w formie elektronicznej zarówno KRS, jak i rejestru zastawów, składanie wniosków i uzyskiwanie odpisów. Cała komunikacja z sądami następuje w tym wypadku za jego pośrednictwem, a nie za pośrednictwem firmowych skrzynek kancelarii.

W obowiązujących od 11 stycznia 2009 r. rozporządzeniach ([link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/numer.spr?id=293796]DzU z 2008 r. nr 229, poz. 1533 – 1535[/link]) minister sprawiedliwości rozszerzył możliwość komunikowania się elektronicznie o rejestr zastawów i centralną informację o zastawach rejestrowych

[srodtytul]Marzenia a rzeczywistość[/srodtytul]

Załóżmy teraz, że kancelaria ma już certyfikaty, jej prawnicy mają dostęp do portalu Ministerstwa Sprawiedliwości i zapoznali się z obsługą związanego z tym oprogramowania. Podpis elektroniczny to podpis, tak więc identyfikuje poszczególnych prawników tak samo jak ich podpisy własnoręczne. Wydawałoby się, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby postawić w tej sytuacji ostatni krok i składać wnioski do KRS, rejestru zastawów, a nawet (chociażby bez użycia portalu MS) pisma procesowe w zwykłych postępowaniach sądowych i uzyskiwać w ten sposób wpisy do rejestrów oraz pełnowartościowe odpisy z nich, prowadzić wymianę pism z sądem i stronami w postępowaniach sądowych. Przecież nawet dokumentów stanowiących dowody od dawna nie przedstawiamy w oryginałach, tylko najczęściej w poświadczonych kopiach. Jedynie na żądanie przeciwnika jesteśmy zobowiązani złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Akta sądowe stworzone poprzez ich wydrukowanie w sądzie niewiele różniłyby się więc od akt dotychczasowych, bo po prostu dotychczasowe poświadczenie pieczątką i podpisem zastąpiłby podpis elektroniczny.

[srodtytul]Pojawiają się jednak przeszkody[/srodtytul]

Okazuje się – po pierwsze – że korzystanie z drogi elektronicznej zostało już wykluczone przez NSA w postępowaniu sądowoaministracyjnym. 10 września 2008 r. [b]NSA wydał mianowicie postanowienie (I OZ 673/08)[/b], z którego wynika, że „dla skuteczności pisma wnoszonego przez stronę drogą elektroniczną konieczne jest późniejsze opatrzenie go własnoręcznym podpisem, bowiem tylko taki podpis spełnia wymagania wynikające z art. 46 § 1 pkt 4 p.p.s. a.” („Rz” sygnalizowała już ten problem – "[link=http://new-arch.rp.pl/artykul/816971.html]Pułapki e-podpisu[/link]"). NSA traktuje zrównanie podpisu elektronicznego z własnoręcznym jako wyjątek od reguły, który musi znaleźć wyraz wprost w ustawie (jak stało się to w przypadku [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=1A7DFAF01880B966B3E41F09E48ACA8F?id=70930]k.p.c.[/link] i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4818AD773F5134015B0B9116127FCD63?id=133093]k.p.a.[/link]). Nie ma raczej powodu przypuszczać, że sądy cywilne ustosunkowałyby się inaczej do podobnej kwestii.

Po drugie wydziały gospodarcze sądów powszechnych informują zainteresowanych, że praktycznie nawet upoważnienia do zastępowania danego przedsiębiorcy nie można udokumentować uzyskanym elektronicznie odpisem KRS. Dlatego elektronicznie uzyskane odpisy i wypisy kancelarii prawnej na niewiele się zdadzą, bo mają praktycznie jedynie charakter informacyjny.

A jak jest – po trzecie – z samym uzyskaniem wpisu? Otóż wszelkie dokumenty (formularze, załączniki) składane w celu uzyskania wpisu powinny być opatrzone podpisem elektronicznym. Praktycznie oznacza to, że notariusz swoim podpisem elektronicznym musiałby opatrzyć elektroniczny (np. PDF) akt notarialny, a wydaje się, że to samo dotyczyłoby protokołów zgromadzeń (podpisy przewodniczącego i protokolanta). Niektórzy notariusze taką usługę w swoim zakresie już oferują, tak że np. w Warszawie w zeszłym roku wpłynęło sześć (sic!) w pełni elektronicznych wniosków o wpis. Wykluczone jest złożenie w tym trybie wzorów podpisów, nie były to więc wnioski o wpis spółek do rejestru.

[srodtytul]Pozorne ułatwienia[/srodtytul]

Jak z tego wynika, z formalnego punktu widzenia nie ma dzisiaj możliwości złożenia elektronicznie (nawet z podpisem elektronicznym) pisma sądowego w procesie, walor uzyskiwanych elektronicznie odpisów jest wyłącznie informacyjny, a tylko niektóre wpisy są ewentualnie możliwe do uzyskania tą drogą. Jej wykorzystanie w ramach polskiego wymiaru sprawiedliwości jest znikome, a ułatwienia w tym zakresie dla kancelarii prawnej zupełnie nieznaczne. Z praktycznego punktu widzenia korzystanie z podpisu elektronicznego i portalu MS przez kancelarię prawną wydaje się nieopłacalne, a ten stan raczej nie ulegnie zmianie wraz z uruchomieniem e-sądu. Szkoda.

Adwokaci Radcowie Prawni