Elektroniczne załatwianie indywidualnych spraw w postępowaniu administracyjnym obejmuje nie tylko przyjmowanie e-podań, ale również doręczanie przez organ pism w formie dokumentów elektronicznych.
Dotyczące tej kwestii szczegóły techniczne określa, obowiązujące od 12 czerwca tego roku, rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (DzU nr 227, poz.1664; dalej rozporządzenie).
Cechą charakterystyczną tego środka porozumiewania się jest proces komunikowania się przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami. Doręczenie nie może więc polegać na wprowadzeniu pisma do informatycznego nośnika danych, który jest następnie przekazywany adresatowi.
Organ prowadzący postępowanie nie ma jednak obowiązku dokonywania elektronicznych doręczeń. Zgodnie z art.391 kodeksu postępowania administracyjnego (dalsze przepisy odnoszą się do k.p.a.) warunkiem wykorzystania środków komunikacji elektronicznej do doręczania jest akceptacja strony (wyrażenie zgody) lub żądanie zastosowania tego środka. Ale nawet wtedy organ tylko może -a więc nie musi -korzystać z elektronicznego przekazu.
Ze wskazanego przepisu wynika także inne ograniczenie, mianowicie takie, że tylko do strony można kierować pisma w formie dokumentów elektronicznych. Z zupełnie nieznanych względów pominięto innych uczestników postępowania. Wydaje się, że ograniczenie to nie obowiązuje, jeżeli adresatem pisma jest inny podmiot publiczny, ponieważ art.16 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.) zobowiązuje podmioty publiczne (w tym organy administracji publicznej) do zapewnienia wymiany między sobą dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
