Zdarza się, że instytucje finansowe, w tym m.in. banki, zawierając z nami umowy na świadczenie różnego rodzaju usług, jak np. założenie i prowadzenie konta bankowego, obsługa bankowości elektronicznej, udzielenie pożyczki, a nawet realizacja zlecenia przelewu, wykonują kopię naszego dokumentu tożsamości. Swoje działanie uzasadniają stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wskazują, że zgodnie z jej art. 34 ust. 4 instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.

Tymczasem UODO niezmiennie stoi na stanowisku, że przepis nie uprawnia instytucji finansowych do kopiowania dowodu tożsamości klientów w każdej sytuacji.

Tak, ale nie przy każdej czynności

Urząd wskazuje, że zgodnie z art. 112b Prawa bankowego, banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.

- Oznacza to jedynie tyle, że na jego podstawie mają one prawo przetwarzać wszystkie dane osobowe klientów, które są zawarte w dokumentach tożsamości. Nie jest to natomiast równoznaczne z uprawnieniem do wykonywania kopii tych dokumentów. Najczęściej bowiem wystarczające jest okazanie dokumentu tożsamości do wglądu - wyjaśnia UODO.

Zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane, do których należą m.in. banki, ale też fundusze inwestycyjne, przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. – Prawo dewizowe czy notariusze w zakresie wymienionych w powołanej ustawie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, są uprawnione, by na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wykonywać kopie dokumentów tożsamości.

- Sporządzanie kopii dowodów tożsamości przez instytucje finansowe jest więc legalne jedynie wtedy, kiedy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu - wskazuje UODO. - Co jednak ważne, przed zastosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego muszą przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu - przypominana Urząd. Jednocześnie przepisy tej ustawy precyzują (art. 35), kiedy instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego - dodaje.

Czytaj więcej

Czy warto zastawić dowód osobisty za wypożyczenie nart

Instytucje finansowe jako administratorzy danych, są zobowiązane do stosowania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Zatem przed zastosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego muszą dokonać oceny, czy przetwarzanie na te potrzeby danych osobowych osoby fizycznej zawartych w kopii dowodu osobistego jest niezbędne. Zgodnie bowiem z zasadami ograniczenia celu i minimalizacji danych, o których mowa w art. 5 RODO, dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, a także adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

UODO poglądu nie zmienił

Po niedawnych publikacjach w mediach sugerujących, że UODO zmienił stanowisko w kwestii kopiowania dokumentów tożsamości, Urząd stawia sprawę jasno:

- Rekomendacje UODO w tym zakresie pozostają niezmienne i są opisane na stronie internetowej organu m.in. w tekstach „Banki nie zawsze mogą kserować dowód osobisty” [https://uodo.gov.pl/pl/138/1182] oraz „Zakaz wykonywania replik dokumentów publicznych ograniczy kradzieże tożsamości” [https://uodo.gov.pl/pl/138/1097].

Jednocześnie UODO podkreśla, że informacje publikowane na jego stronie internetowej mają charakter informacyjno-edukacyjny i nakreślają pewien kierunek interpretacji.

Natomiast wiążąco UODO wypowiada się jedynie w decyzji administracyjnej wydawanej po zbadaniu wszystkich okoliczności danego przypadku.

- Działalność administratorów jest zróżnicowana i uzależniona od różnych czynników instytucjonalno-prawnych oraz organizacyjnych, które mogą mieć istotny wpływ na ostateczną ocenę. Niekiedy rozstrzygnięcia organu nadzorczego wydane w podobnych z pozoru sprawach mogą się zatem różnić. Dopiero lektura decyzji pozwala poznać szczególne okoliczności, które wpłynęły na ostateczny osąd organu - wskazuje Urząd.