Jak dyrektor szkoły może wykorzystać dane osobowe ucznia

Dyrektor szkoły, do której uczęszczał uczeń, skierował przeciwko niemu do sądu rodzinnego pozew dotyczący jego złego zachowania. Jak wskazywali rodzice, bez wcześniejszego poinformowania ich o takim zamiarze i bez zgody na przetwarzanie danych osobowych, będących w posiadaniu szkoły.

W związku z tym złożyli skargę do generalnego inspektora danych osobowych, domagając się zaprzestania bezprawnego ich zdaniem wykorzystywania informacji o swoim dziecku. Czy rzeczywiście dyrektor szkoły nie miał prawa wykorzystywać takich danych w celu zwrócenia się do sądu rejonowego z wnioskiem o wgląd w sytuację rodzinną ucznia?

Odrzucona skarga

Generalny inspektor ochrony danych osobowych odrzucił powyższą skargę. Uznał, że w tym przypadku, w procesie przetwarzania danych nie doszło do naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Ustawa ta określa zasady postępowania przy przetwarzaniu informacji o osobach fizycznych oraz prawa tych osób. A przetwarzanie takich danych może być uznane za zgodne z prawem jedynie wówczas, gdy administrator danych (tu dyrektor szkoły) wykaże się spełnieniem co najmniej jednej z przesłanek wymienionych w art. 23 ust. 1.

Na mocy tego przepisu operowanie na danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2), a także wtedy, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której one dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 5).

Ważne reguły

Aktami prawnymi określającymi kompetencje dyrektora szkoły w zakresie zarządzania placówką oraz wskazującymi, w jakim zakresie szkoła może przetwarzać dane osobowe uczniów, jest ustawa o systemie oświaty (DzU z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.) oraz wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze.

A zgodnie z § 4 ust 1 i 2 rozporządzenia ministra edukacji i sportu w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU z 2002 r. nr 23, poz. 225 ze zm.) szkoła prowadzi księgę uczniów, do której wpisuje się:

- imię (imiona) i nazwisko ucznia,

- datę i miejsce jego urodzenia,

- adres jego zamieszkania,

- imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) i ich adresy zamieszkania,

- datę przyjęcia do szkoły oraz klasę, do której go przyjęto.

- datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia.

W opisywanej sprawie dyrektor szkoły, kierując pismo do sądu, wykorzystał właśnie takie dane. Nie wszedł więc w posiadanie, a tym samym nie wykorzystał innych danych o swoim uczniu, które mogły być zgromadzone w innych miejscach. Pozostaje teraz wyjaśnić, czy posługując się danymi ucznia, dyrektor szkoły działał w oparciu o przesłankę  niezbędności dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (cytowany art. 23 ustawy o ochronie danych).

Obowiązki placówki

Aby odpowiedzieć na to pytanie należy sięgnąć do kolejnych przepisów. Między innymi ustawy o postępowaniu w sprawach nieletnich (DzU z 2010 r. nr 33, poz. 178 ze zm.). W myśl  art. 4 § 1 każdy, kto stwierdzi istnienie okoliczności świadczących o demoralizacji nieletniego, w szczególności naruszanie zasad współżycia społecznego, popełnienie czynu zabronionego, systematyczne uchylanie się od obowiązku szkolnego lub kształcenia zawodowego, używanie alkoholu lub innych środków w celu wprowadzenia się w stan odurzenia, uprawianie nierządu, włóczęgostwo, udział w grupach przestępczych, ma społeczny obowiązek odpowiedniego przeciwdziałania temu, a przede wszystkim zawiadomienia o tym rodziców lub opiekuna nieletniego, szkoły, sądu rodzinnego, policji lub innego właściwego organu.

Jak widać, przepis ten nakazuje każdemu odpowiednie zachowanie. Tym samym wydaje się, że w szczególności obowiązek podjęcia stosowanych kroków spoczywa na dyrektorze placówki oświatowej, który z racji pełnionej funkcji sprawuje pieczę nad uczęszczającymi do zarządzanej przez niego placówki uczniami. Dodatkowo można to uzasadnić nałożonymi na niego obowiązkami wynikającymi z przepisów ustawy – Karta nauczyciela (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 674 ze zm.).

Zgodnie z tym aktem dyrektor sprawuje opiekę nad dziećmi i młodzieżą uczącą się w szkole (art. 7 ust. 1) i odpowiedzialny jest w szczególności za dydaktyczny i wychowawczy poziom szkoły (art. 7 ust. 2 pkt 1). Łącząc te wszystkie informacje, „należy wskazać, że przetwarzanie danych osobowych ucznia znajdowało uzasadnienie w przepisach ustawy o ochronie danych osobowych.

Spełniona została bowiem przesłanka legalizująca to przetwarzanie, tj. określona w art. 23 ust. 1 pkt 2, wskazując na przepis prawa – w tym przypadku są to przywołane wyżej przepisy ustawy o systemie oświaty i o postępowaniu w sprawach nieletnich” (decyzja GIODO nr DOLiS/DEC-402/09). Należy oczywiście podkreślić, że w opisywanym przypadku generalny inspektor danych osobowych nie odnosił się do zasadności lub celowości skierowania sprawy do sądu. Badał jedynie, czy sam proces przetwarzania danych był prawidłowy.

Konferencja

„Twoje dane – twoja sprawa, prawo do prywatności i ochrony danych osobowych we współczesnej szkole” to konferencja, która odbędzie się w dniu 8 października 2012 r. w godz. 10.00-16.00 w Warszawie (Miejsce: Centralna Biblioteka Rolnicza w Warszawie,  ul. Krakowskie Przedmieście 66).

Konferencja zainauguruje III edycję  Ogólnopolskiego Programu Edukacyjnego GIODO ,,Twoje dane – twoja sprawa. Skuteczna ochrona danych osobowych. Inicjatywa edukacyjna skierowana do uczniów i nauczycieli”, objętego patronatem Ministra Edukacji Narodowej i Rzecznika Praw Dziecka. Program konferencji obejmuje m.in.:

- omówienie zasad związanych z ochroną danych osobowych w szkole,

- przedstawienie roli dyrektora szkoły jako administratora danych,

- prezentację programu ,,Twoje dane – twoja sprawa. Skuteczna ochrona danych osobowych. Inicjatywa edukacyjna skierowana do uczniów i nauczycieli”,