Oferują one możliwość potwierdzania oraz zabezpieczania różnego rodzaju e-dokumentów, zarówno wewnętrznych, jak i tych przesyłanych do kontrahentów, instytucji czy urzędów, a także w komunikacji mailowej.
Na rynku dostępne są różne rodzaje pieczęci elektronicznych, w tym zaawansowane oraz kwalifikowane pieczęci elektroniczne. Jednak to te ostatnie cieszą się szczególnym uznaniem wśród przedsiębiorców, ponieważ kwalifikowana pieczęć elektroniczna, oparta na certyfikacie wydanym w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej, jest uznawana w pozostałych krajach wspólnoty. Dzięki temu polskie firmy mogą z powodzeniem korzystać z niej na całym obszarze UE, co jest niezwykle korzystne, zwłaszcza w kontekście międzynarodowych przetargów czy umów handlowych.
Pieczęć elektroniczna nie tylko służy do potwierdzania autentyczności dokumentów, ale także zapewnia integralność danych zawartych w dokumentacji. Dzięki firmowej e-pieczęci odbiorca dokumentu ma pewność, że pochodzi on od konkretnej firmy i nie został poddany nieautoryzowanym zmianom. W skład informacji zawartych w pieczęci elektronicznej wchodzi nazwa firmy, jej adres fizyczny oraz inne istotne dane.
Rozważając kwestie prawne związane z pieczęciami elektronicznymi, nie można pominąć rozporządzenia eIDAS. Jest to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, które reguluje kwestie identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania w transakcjach elektronicznych na rynku wewnętrznym. eIDAS ma na celu zabezpieczenie elektronicznych transakcji transgranicznych i dotyczy głównie systemów identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania.
Zgodnie z eIDAS, pieczęć elektroniczna to dane w formie elektronicznej, dodane do innych danych lub logicznie z nimi powiązane, mające na celu zapewnienie autentyczności i integralności tych danych. Wyróżniamy dwie główne kategorie pieczęci elektronicznych: zaawansowane i kwalifikowane. Zaawansowana pieczęć jest unikalnie przyporządkowana podmiotowi składającemu pieczęć, umożliwia jednoznaczne ustalenie tożsamości tego podmiotu, oraz jest powiązana z danymi, do których się odnosi. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna spełnia wszystkie warunki zaawansowanej pieczęci i jest składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia, opierając się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej.
Warto także zaznaczyć, że pieczęci elektroniczne mają zastosowanie nie tylko w potwierdzaniu autentyczności dokumentów, ale także do uwierzytelniania wszelkich zasobów cyfrowych osób prawnych, takich jak kody oprogramowania czy serwery.
Polska ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, dostosowuje krajowe przepisy do unijnych standardów. Ustawa ta określa m.in. zakres działalności dostawców usług zaufania oraz nadzór nad nimi. Dodatkowo, podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna, weryfikowane za pomocą certyfikatu, wywołują skutki prawne, o ile zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu. Pieczęć złożona w czasie zawieszenia certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji nie wywołuje skutków prawnych.
Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami ustawy, każdemu, kto złoży kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub zaawansowaną pieczęć elektroniczną, mimo braku odpowiednich uprawnień, grozi kara grzywny, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 3 lat.
W świetle tych informacji pieczęć elektroniczna stanowi nie tylko narzędzie zwiększające bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów, ale także wpisuje się w rygorystyczne normy unijne, zapewniając pewność prawną i skuteczność w transakcjach elektronicznych. Dlatego przedsiębiorcy, instytucje i organizacje powinny dobrze poznać regulacje prawne i potencjał pieczęci elektronicznych, by w pełni wykorzystać ich korzyści.
Materiał Promocyjny
