fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Od decyzji po certyfikat

la firmy starającej się o ISO przygotowania do uzyskania znaku zaczynają się wiele miesięcy, a niekiedy lat przed formalnym wystąpieniem o certyfikat
ISO nie jest niezbędne dla  wszystkich przedsiębiorców, choć jego popularność  wzrasta. Jednak niedobrze jest, gdy firma występuje o znak licząc na to, że posiadanie ISO otworzy jej nowe możliwości.

Najpierw rozważ

Przynajmniej dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw uzyskanie certyfikacji jest kosztowne i zabiera sporo czasu kierownictwu firmy.
Nie można  zapominać, że na ogół trzeba też przeszkolić pracowników, co zabiera  sporo czasu i odpowiednio kosztuje. Wdrażanie wiąże się też w wielu firmach z koniecznością uporządkowania procesu produkcji, a nawet zmianami w nim, a więc przejściowymi utrudnieniami w działalności i dodatkowymi kosztami.
Zwiększa często biurokrację, niekiedy nawet wymaga zatrudnienia dodatkowych osób. Trudno jednak nie poddać się certyfikacji, gdy np. nasz kooperant wprowadził taki system i żąda go od swoich podwykonawców.  W takiej sytuacji brak certyfikacji może  bowiem oznaczać koniec działalności firmy. Dlatego na wprowadzenie ISO trzeba wybrać odpowiedni moment.

Przykład

Czteroosobowa firma – serwis napraw agd – zastanawiała się przed kilku laty nad wejściem  do systemu ISO. Gdy dowiedziała się, że zajmuje to dużo czasu i dodatkowo kosztuje, zrezygnowała. Jej klientami byli bowiem mieszkańcy miejscowej gminy, dla których większe znaczenie niż znak na firmowej wizytówce miała niska cena napraw.
Jednak firma z biegiem czasu  stała się bardzo znana na lokalnym rynku ze swego profesjonalizmu.
Współpracą z nią byli coraz bardziej zainteresowani więksi przedsiębiorcy, którzy sami wcześniej poddali się procedurze certyfikacji. Dlatego właściciel zdecydował, że zacznie wdrażać ISO. Da mu to lepszą ofertę przetargową przy ubieganiu się o zlecenia od przedsiębiorstw czy instytucji.

Jak się przygotować

Zanim firma wystąpi o certyfikat, musi przygotować i wdrożyć u siebie system zarządzania (jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem itp.).
Może to robić samodzielnie albo z pomocą konsultanta lub firmy doradczej. Większość przedsiębiorców decyduje się jednak na skorzystanie z pomocy. Konsultantów na rynku nie brakuje, małym przedsiębiorcom zazwyczaj wystarczy pojedynczy konsultant, większe powinny stawiać na firmy doradcze.
Doradca nie zrobi wszystkiego za przedsiębiorcę. Jeśli właściciel chce, żeby system był mu pomocny i nie stanowił przeszkody w działalności, musi z nim intensywnie współpracować i przekonywać do swoich racji. Dlatego wybór odpowiedniego doradcy to połowa sukcesu. Warto wybrać osobę lub firmę specjalizującą się w konkretnych branżach i konkretnych systemach.
Zna ona bowiem specyfikę branży i nie zaproponuje zbędnych i uciążliwych dla przedsiębiorcy rozwiązań. Oprócz zatrudnienia konsultanta firma powinna też wyznaczyć pełnomocnika zarządu do spraw ISO.

Wybieramy certyfikatora

Wybór w znacznej mierze zależy od strategii i rynków zbytu przedsiębiorstwa. Gdy jest to zasięg globalny, warto się zastanowić nad wyborem firmy certyfikującej dobrze znanej w wielu krajach. Gdy firma lokuje swoje wyroby w jednym państwie, atutem jest certyfikator znany właśnie w tym właśnie kraju.
Najprościej jest podjąć decyzję o wyborze, gdy firma wykonuje prace na rzecz innej, większej. Wówczas zazwyczaj kontrahent narzuca wybraną przez siebie firmę certyfikującą. Tak jest np. w branży samochodowej.
Certyfikacja przeprowadzona przez mniej znaną firmę jest na ogół tańsza i łatwiejsza do przebrnięcia, ale nie wszędzie i nie przez wszystkich certyfikat takiej firmy jest honorowany i jego uzyskanie nie zawsze ma sens.
Warto dokonać przeglądu jednostek certyfikujących. Kiedy już zorientujemy się, które jednostki w danej branży i przy produkcji na określone rynki  zasługują na szacunek i zaufanie,  to trzeba z nimi  rozmawiać. Pomoże to wybrać najkorzystniejszą dla swojego zakładu ofertę.

Wewnętrzna kontrola

Trzeba po prostu punkt po punkcie sprawdzić wypracowane najczęściej wspólnie z firmą doradczą procedury i stwierdzić, czy funkcjonują one w praktyce i czy wszyscy ich dotrzymują. Poszczególne procedury muszą być znane nie tylko kierownictwu, ale i szeregowym pracownikom. Trzeba ich także przeszkolić.
Muszą wiedzieć, dlaczego system jest wprowadzany i co daje. Audytorzy zadają bowiem pytania związane z wprowadzaniem ISO nie tylko przedstawicielom zarządu, ale i przypadkowo spotkanym na terenie firmy przedstawicielom załogi.
Taki audyt przeprowadza albo firma doradcza, albo kierownictwo firmy poddającej się certyfikacji.

Z audytem wstępnym lub bez

Gdy szefostwo firmy jest pewne, że wszystko działa jak trzeba, można podpisać umowę z firmą certyfikującą. Od tego momentu rozpoczyna się właściwa certyfikacja. Do wyboru są dwie wersje certyfikacji: z audytem wstępnym lub bez niego.
Wprawdzie za audyt wstępny trzeba dodatkowo zapłacić, ale warto się na niego zdecydować. Audytorzy z firmy certyfikującej patrzą świeżym okiem na to, co dzieje się w firmie, i zazwyczaj wychwytują sporo niedociągnięć. Poza tym wiadomo, na co będą mieli baczenie, gdy dojdzie do ostatecznej certyfikacji. Audyt wstępny polega na sprawdzeniu wdrożenia konkretnego systemu ISO w zakładzie.
Po poprawieniu błędów i wdrożeniu poprawek (co zwykle trwa kilka tygodni lub kilka miesięcy) audytorzy z wybranej firmy dokonują audytu certyfikującego. Zazwyczaj jeszcze wynajdują nieliczne uchybienia, które firma zobowiązuje się poprawić. Po audycie powstaje także raport, opisujący, w jaki sposób wdrożono poszczególne elementy normy. Wówczas także firma składa zamówienie na certyfikat, a jednostka certyfikująca wnioskuje o jego przyznanie.
Po pozytywnym przejściu całej procedury i wpłaceniu odpowiedniej kwoty firma otrzymuje certyfikat zgodności z normą ISO. Dokument ten poświadcza, że firma wypełnia daną normę.  Nie znaczy to jednak, że może znakować nim swoje wyroby, bowiem znaki ISO nie dotyczą jakości wyrobów, a jakości zarządzania.
Często też odrębnie trzeba wykupić prawo do używania znaku np. na papierach firmowych czy reklamówkach. Certyfikat nie jest bezterminowy (choć zdarzają się certyfikatorzy, którzy i tak określają termin ważności certyfikatu). Z reguły jest przyznawany na kilka lat. Po tym okresie trzeba przejść ponowny audyt i dostosować się do wymagań, które się w międzyczasie zmieniły.

Sprawdzą w każdym roku

Nie znaczy to jednak, że w ciągu np. trzech lat, przez które jest ważny certyfikat, firma może przestać przestrzegać zasad danego ISO.  Raz, rzadziej dwa razy do roku firma ma obowiązek przeprowadzić kontrolę.
Tak jak przy innych audytach do firmy przyjeżdżają fachowcy z zewnątrz i sprawdzają, czy nic się nie rozregulowało. Jeżeli uchybienia są niewielkie, tzw. niekrytyczne, albo ich w ogóle nie ma, firma uzyskuje przedłużenie prawa do użytkowania certyfikatu. Jeżeli są duże, na firmę zostaje nałożony obowiązek wykonania tzw. audytu powtórnego lub zaprzestania używania znaku ISO.
Konsultant ułatwi
- wdrożenie procedur wymaganych przez normy ISO,
- opracowanie systemu jakości,
- przygotowanie księgi jakości, w której wszystkie procedury zostaną spisane.
 
 
Czytaj również:
Zobacz serwis:
 
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA