Biznes

Rok przygotowań do trzydniowej konferencji

Nieznane
Z kameralnego spotkania Krynica stała się dużym logistyczno-biznesowym przedsięwzięciem. Krynickie Forum Ekonomiczne to nie tylko największe spotkanie biznesowo-polityczne w naszej części Europy. To także wielkie wyzwanie organizacyjne
Uczestnicy XVII Forum Ekonomicznego wspominają jeszcze niedawny pobyt w Krynicy, ale jego organizatorzy - Instytut Wschodni- myślami są już przy przyszłorocznym spotkaniu. - Już teraz trzeba zacząć rezerwować hotele, szukać partnerów, zastanowić się nad ciekawymi tematami i tym, kogo zaprosić do udziału w panelach i dyskusjach - wyjaśnia Artur Negri rzecznik prasowy forum.
Podobnie jak w poprzednich latach także teraz jednym z największych wyzwań, jakie stanęły przed organizatorami forum, było zapewnienie uczestnikom konferencji sprawnego transportu. Do Krynicy przyjechało ok. 2 tys. gości z 60 krajów całego świata. Zarezerwowanie dla nich biletów lotniczych, przewiezienie ich z lotniska do Krynicy i w końcu zapewnienie transportu na miejscu jest sporym wyzwaniem logistycznym. Można się było o tym przekonać już pierwszego dnia, gdy fatalna pogoda i roboty drogowe sprawiły, że przejazd z Krakowa do Krynicy zajmował ponad cztery godziny zamiast niespełna trzech. Część panelistów nie dotarła na czas i w rezultacie pierwszego dnia forum wszystkie sesje rozpoczęły się z prawie godzinnym poślizgiem. - Największym problemem jest skorelowanie wszystkiego w czasie - przyznaje Artur Negri. Między Krakowem a Krynicą kursowało kilkadziesiąt samochodów, które na bieżąco przewoziły uczestników forum. Niektórym gościom trzeba było zapewnić eskortę policyjną. Jeżeli ktoś nie lubi spacerów, także w samej Krynicy mógł skorzystać ze specjalnych, wynajętych busów, które zapewniały dojazd z hotelu do Centrum Kongresowego. - W tym roku figla spłatała pogoda, która uniemożliwiła wykorzystanie śmigłowców - mówi rzecznik forum. Pogoda dała się we znaki nie tylko pilotom helikopterów. Zimno zaskoczyło także wicepremiera Gruzji Giorgi Baramidze. W drodze na forum musiał odwiedzić jeden zesklepów w Nowym Sączu, żeby kupić ciepły szary sweter, który od razu założył pod marynarkę. Podczas tegorocznego forum do Krynicy przyjechało łącznie ponad trzy tysiące osób. Wśród nich byli zaproszeni goście wraz z osobami towarzyszącymi, dziennikarze ze 170 redakcji czy wreszcie organizatorzy i obsługa. - Wszystkim trzeba było zapewnić noclegi. W samej Krynicy brakuje niestety hoteli o odpowiednim standardzie, więc część uczestników forum mieszka w Muszynie. Inni nocują w willach, pensjonatach czy ośrodkach konferencyjnych - opowiada Julita Profiruk z biura organizacyjnego forum. Jest szansa, że na kolejnej konferencji będzie lepiej, bo w Krynicy każdego roku powstają nowe hotele. W przygotowaniu dokładnego harmonogramu forum jego organizatorzy już od dwóch lat korzystają z napisanego specjalnie dla nich programu komputerowego. - Jest on połączony z bazą danych o wszystkich uczestnikach. Dzięki niemu możemy np. uniknąć sytuacji, gdy dany panelista miałby występować w dwóch miejscach równocześnie. Dodatkowo na długo przed rozpoczęciem forum uruchamiamy specjalne kodowane strony internetowe. Zaproszeni goście mogą tam znaleźć wszystkie informacje o programie forum, uczestnikach konferencji, imprezach kulturalnych i rekreacyjnych oraz skontaktować się z moderatorami poszczególnych paneli - opowiada Barbara Pudło dyrektor programowy forum. Udogodnień związanych z nowymi technologiami jest więcej. W całym centrum Krynicy uczestnicy forum mają już od kilku lat zapewniony dostęp do bezprzewodowego Internetu. Na co dzień korzystają z elektronicznych identyfikatorów, a bieżące informacje mogą odnaleźć w specjalnie w tym celu przygotowanym intranecie dostępnym w kilkunastu infokioskach. Poprzez wewnętrzną sieć forum mogą się też kontaktować z innymi uczestnikami imprezy. Na stałe przy organizacji forum pracuje ok. 30 osób. Biuro forum składa się z działu organizacyjnego odpowiedzialnego m.in. za program, media, marketing, bazy danych, transport i zakwaterowanie, oraz działu międzynarodowego, w którym poszczególne osoby odpowiadają za dane kraje i regiony na świecie. Im bliżej rozpoczęcia imprezy, tym więcej osób zaangażowanych jest w przygotowania. Podczas samego forum jego obsługą zajmuje się ok. 800 osób: tłumaczy, kierowców, dźwiękowców czy agentów ochrony. W zeszłym roku budżet wyniósł 5 mln zł. W tym zapewne będzie jeszcze większy. Skąd pochodziły pieniądze? Uczestnictwo w forum kosztowało ok. 6 tys. zł. - Na budżet forum składają się także umowy partnerskie z firmami. Rząd polski nie wspiera finansowo naszych działań, choć od lat aktywnie włączamy się w międzynarodową debatę i zapraszamy do Krynicy tak wielu znakomitych ekspertów i uczestników życia publicznego. Wykonujemy też kawał dobrej roboty związanej z promocją naszego kraju w świecie - stwierdza Artur Negri.
Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL