Spółki komunalne: czas na zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Formy prowadzenia gospodarki komunalnej jednostek samorządu terytorialnego (dalej: j.t.s.) określa ustawa o gospodarce komunalnej (dalej: u.g.k.). W art. 9 tej ustawy przewidziano, że j.t.s. mogą tworzyć spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne, a także przystępować do takich spółek. Spółki komandytowe lub komandytowo-akcyjne można zawiązywać jedynie w celu wykonania umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym, przy czym w takich spółkach j.t.s. może być odpowiednio tylko komandytariuszem lub akcjonariuszem, a nie komplementariuszem, co wyłącza ponoszenie przez tę jednostkę nieograniczonej odpowiedzialności za zobowiązania utworzonej spółki.

Organy spółki

W art. 10a u.g.k. przewidziano, że w spółkach z udziałem j.t.s. działa rada nadzorcza, która powołuje i odwołuje członków zarządu spółki. Wymóg funkcjonowania rady dotyczy każdej spółki z o.o., akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej, w której j.t.s. ma choćby jeden udział lub akcję. Przyjęto także, że w spółkach z większościowym udziałem j.t.s. kadencja członka rady nadzorczej trwa trzy lata.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 u.g.k. w jednoosobowych spółkach j.t.s. funkcję zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) pełnią organy wykonawcze tych jednostek, czyli w przypadku gminy wójt (burmistrz, prezydent miasta), a w przypadku powiatu lub województwa jego zarząd. W zakresie nieuregulowanym w u.g.k. do działalności spółek komunalnych stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Obowiązki związane z zakończeniem roku obrotowego określają także ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) i ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych.

Sześciomiesięczny termin

W art. 53 ust. 1 u.r. przewidziano, że roczne sprawozdanie finansowe podmiotów, do których stosuje się przepisy tej ustawy, w tym spółek komunalnych, podlega zatwierdzeniu nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Wynika to także z art. 231 § 1 k.s.h. oraz art. 395 § 1 k.s.h., zgodnie z którymi zwyczajne zgromadzenie wspólników (w spółce z o.o.) lub zwyczajne walne zgromadzenie (w spółce akcyjnej) powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, czyli w przypadku roku obrotowego, który zakończył się 31 grudnia 2015 r., do 30 czerwca 2016 r.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 9 u.r. przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono daną jednostkę. W sytuacji gdy jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres można połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za następny rok. W razie zmiany roku obrotowego pierwszy rok obrotowy po zmianie powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Czynności przygotowawcze

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub zwyczajnego walnego zgromadzenia powinno być:

- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty (w umowie spółki z o.o. można wyłączyć te kwestie spod kompetencji zgromadzenia wspólników) oraz

- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) wymaga jednak czynności przygotowawczych dotyczących m.in. skompletowania dokumentów przedstawianych wspólnikom (akcjonariuszom). Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia trzeba natomiast wykonać obowiązki informacyjne polegające na przekazaniu wymaganych dokumentów do urzędu skarbowego i Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Czynności te zostały opisane poniżej.

Skompletowanie i udostępnienie dokumentów

Szczegółowe wymagania dotyczące treści sprawozdania finansowego określono w art. 45 i nast. u.r. W art. 49 u.r. przewidziano także, że w przypadku spółek kapitałowych (z o.o. lub akcyjnych), spółek komandytowo-akcyjnych, a także tych spółek komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, sporządza się, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności spółki.

W art. 64 ust. 1 u.r. zastrzeżono, że roczne sprawozdania finansowe spółek akcyjnych podlegają badaniu przez biegłego rewidenta. Wymóg ten dotyczy także pozostałych spółek handlowych podlegających przepisom u.r. (w tym spółek z o.o.), jeżeli w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,

- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

Celem badania jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o tym, czy sprawozdanie rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy danej jednostki (art. 65 ust. 1 u.r.).

W art. 68 u.r. przewidziano, że spółki z o.o. i spółki akcyjne mają obowiązek udostępnienia swoim wspólnikom lub akcjonariuszom sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta, przy czym powinno to nastąpić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy.

Należy także pamiętać o udostępnieniu sprawozdania rady nadzorczej. Zgodnie z art. 219 § 3 k.s.h. (w odniesieniu do spółki z o.o.) oraz art. 382 § 3 k.s.h. (w odniesieniu do spółki akcyjnej) do obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami oraz ze stanem faktycznym, a także ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Rada nadzorcza składa zgromadzeniu wspólników/walnemu zgromadzeniu coroczne pisemne sprawozdanie z wyników tej oceny.

W art. 395 § 4 k.s.h. w odniesieniu do spółki akcyjnej przyjęto, że odpisy sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej oraz opinii biegłego rewidenta powinny być wydawane akcjonariuszom na ich żądanie, najpóźniej na 15 dni przed walnym zgromadzeniem.

Przykład:

Gmina nabyła 1/5 udziałów w spółce z o.o. Nie jest wspólnikiem większościowym, ale jej uczestnictwo w spółce spowodowało konieczność utworzenia rady nadzorczej (art. 10a ust. 1 u.g.k.). Jest to wyjątek od zasad ustalonych w art. 213 k.s.h., w którym przewidziano, że umowa spółki z o.o. może (ale nie musi) ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną albo oba te organy oraz że tylko w spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż 25, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Zgodnie z art. 215 § 1 k.s.h. rada nadzorcza spółki z o.o. musi się składać co najmniej z trzech członków. Gdyby gmina lub inna j.t.s. miała większościowy udział w tej spółce, kadencja członka rady trwałaby trzy lata (art. 10a ust. 3 u.g.k.). Niespełnienie tego wymogu powoduje, że zgodnie z art. 216 § 1 k.s.h. członków rady powołuje się na rok, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Zgodnie z art. 222 § 1 k.s.h. rada nadzorcza podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum rady.

Zwołanie i odbycie zgromadzenia

W art. 238 k.s.h. przewidziano, że zgromadzenie wspólników spółki z o.o. zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki kurierskiej zawiadomienie można wysłać pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik wcześniej wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który powinno być wysłane zawiadomienie. W zaproszeniu na zgromadzenie należy wskazać dzień, godzinę i miejsce jego odbycia oraz szczegółowy porządek obrad.

Tryb zwołania walnego zgromadzenia w spółce akcyjnej określono w art. 402 k.s.h. Walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. W ogłoszeniu należy oznaczyć datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W sytuacji gdy wszystkie akcje wyemitowane przez spółkę są imienne, walne zgromadzenie może być zwołane za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Dzień wysłania listów uważa się za dzień ogłoszenia. Zamiast listu poleconego lub przesyłki kurierskiej zawiadomienie może być wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli wcześniej wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który powinno być wysłane zawiadomienie. Walne zgromadzenie w spółce publicznej, czyli takiej, w której co najmniej jedna akcja jest zdematerializowana, zwołuje się na zasadach określonych w art. 4021 k.s.h. (w takim przypadku ogłoszenie powinno być dokonane co najmniej na 26 dni przed terminem walnego zgromadzenia).

Jak wskazano powyżej, przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu, powzięcie uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki. Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich osób, które pełniły taką funkcję w ostatnim roku obrotowym (por. art. 231 § 3 k.s.h. oraz art. 395 § 3 k.s.h.).

Zgodnie z art. 12 ust. 4–5 u.r. ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych, polegające na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych, następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Przykład:

Jedynym wspólnikiem spółki z o.o. jest powiat, co powoduje, że funkcję zgromadzenia wspólników pełni zarząd powiatu (art. 12 ust. 4 u.g.k.). W takim przypadku zarząd powiatu, działając w całym swoim składzie, rozstrzyga w drodze uchwał zagadnienia przewidziane dla zgromadzenia wspólników zgodnie z k.s.h. i umową spółki. Uchwały te podejmowane są przez niego zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy o samorządzie powiatowym, w którym przewidziano, że organizację wewnętrzną i tryb pracy zarządu określa statut powiatu. W myśl art. 12 pkt 8 lit. g ustawy o samorządzie powiatowym w sprawach majątkowych dotyczących tworzenia i przystępowania do spółek, ich rozwiązywania i występowania z nich oraz określania zasad wnoszenia wkładów oraz obejmowania, nabywania i zbywania udziałów i akcji wymagana jest jednak uchwała rady powiatu.

Przekazanie dokumentów do US i KRS

W art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przewidziano, że podatnicy mający obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują to sprawozdanie wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta do urzędu skarbowego w terminie dziesięciu dni od daty zatwierdzenia sprawozdania. Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy oczywiście podatników, których sprawozdania finansowe są zwolnione z obowiązku badania. Spółki powinny przekazać także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 u.r. zarząd spółki składa ponadto w KRS roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z działalności. Powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Służy do tego formularz KRS-Z30 (wniosek o zmianę wpisu w KRS – sprawozdania finansowe i inne dokumenty). W myśl art. 40 pkt 2–5 ustawy o KRS wzmianki o złożeniu: sprawozdania finansowego, opinii biegłego rewidenta, uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdania z działalności zamieszcza się w dziale 3 rejestru przedsiębiorców. Wpisy do KRS są następnie bezpośrednio przekazywane do publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W związku ze złożeniem wskazanych wyżej dokumentów w KRS należy uiścić 40 zł opłaty sądowej, a także opłatę w wysokości 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Anna Puszkarska, radca prawny

podstawa prawna: art. 1–2, art. 9–12 ustawy z 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 573)

podstawa prawna: art. 146, art. 213–216, art. 217–220, art. 222, art. 231, art. 238, art. 381–389, art. 391, art. 395, art. 402–4022 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1030 ze zm.)

podstawa prawna: art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 3 ust. 1 pkt 7 i pkt 9–10, art. 12, art. 45–49, art. 53 ust. 1, art. 64 ust. 1 pkt 3–4, art. 65–69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 330 ze zm.)