- W toku postępowania administracyjnego stronie przesłano decyzję listem poleconym. Adresata decyzji nie było w domu, w związku z czym listonosz zostawił kolejno dwa awiza w skrzynce pocztowej. Awiza były jednak nieczytelne i nie wynikało z nich, gdzie można odebrać pismo. Czy ma to wpływ na skuteczność doręczenia?
Tak. Zgodnie z art. 42 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) osobie fizycznej można doręczyć pismo m.in. w jej mieszkaniu. W razie nieobecności adresata, dopuszczalne jest przekazanie pisma dorosłemu domownikowi, sąsiadowi czy dozorcy domu, na warunkach określonych w art. 43 k.p.a. Jeżeli nie ma możliwości doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i art. 43 k.p.a. korzysta się z tzw. doręczenia zastępczego, o którym mowa w art. 44 k.p.a. W takim przypadku, operator pocztowy, który doręcza pismo, przechowuje je w swojej placówce przez 14 dni, przy czym:
- w oddawczej skrzynce pocztowej adresata zostawia się zawiadomienie o tym, że pismo będzie znajdować się w placówce pocztowej i może zostać odebrane w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tego zawiadomienia, a
- w razie niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od pozostawienia pierwszego zawiadomienia, należy pozostawić powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki na poczcie, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Również w § 34 ust. 1 rozporządzenia ministra administracji i cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska S.A.) stwierdzono, że zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki musi być pozostawione z informacją o terminie jej odbioru oraz adresie placówki, w której dana przesyłka jest przechowywana. Jeżeli adresat pisma nie odbierze przesyłki, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia wskazanego wyżej 14-dniowego okresu. W orzecznictwie podkreśla się, że skuteczność zastępczego doręczenia pisma jest uzależniona od zachowania wymogów określonych w art. 44 k.p.a. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje niemożność skutecznego powołania się na domniemanie doręczenia. Adresat musi być zawiadomiony w sposób niebudzący wątpliwości o pozostawieniu pisma na poczcie, miejscu, gdzie może je odebrać oraz o terminie odbioru (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 listopada 2017 r., sygn. IV SA/Wa 1270/17, LEX nr 2411107). Okoliczności dotyczące sposobu, w jaki adresat został zawiadomiony o nadejściu przesyłki oraz tego, gdzie i w jakim terminie może ją odebrać, muszą wynikać z materiału dowodowego sprawy, a przede wszystkim z tzw. zwrotnego potwierdzenia odbioru, dołączonego do doręczanej przesyłki. Zwrotne potwierdzenie odbioru musi być wypełnione czytelnie wraz z podpisem listonosza (por. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 31 stycznia 2018 r., sygn. II SA/Go 1081/17, LEX nr 2435760).
