Nawet jeśli firma zaakceptuje i zwróci delegowanemu wszystkie poniesione przez niego podczas wyjazdu wydatki, to w przypadku niektórych z nich rozliczy w kosztach tylko kwoty do wysokości obowiązujących limitów. Tak jest m.in. w przypadku kilometrówki. Gdy pracownik jedzie w podróż służbową swoim prywatnym samochodem, to do rozliczenia kosztów służy właśnie kilometrówka. Fiskus uważa, że opłaty m.in. za przejazdy płatnymi drogami i autostradami oraz za parkingi mogą zostać zaliczone do kosztów do wysokości limitu określonego na jej podstawie. Może się więc okazać, że pracownik wydał w delegacji więcej z tytułu korzystania z prywatnego samochodu, niż wynika to z ewidencji przebiegu. Pracodawca może oczywiście zwrócić pracownikowi tyle, ile ten faktycznie wydał, ale w koszty wrzuci tylko kwotę do wysokości wyliczonego limitu. O tym, na co jeszcze uważać przy rozliczaniu wyjazdów służbowych pracowników, piszemy w artykule "Które wydatki z tytułu delegacji mogą być kosztem podatkowym".

Omawiając ten temat nie sposób nie wspomnieć, że w bazie interpretacji na stronie MF pojawiły się ostatnio wyjaśnienia resortu dotyczące rozliczania delegacji osób prowadzących działalność gospodarczą (19 sierpnia, 120453/K). Nie ma w nich nowych czy zaskakujących rozwiązań. Warto jednak do nich sięgnąć, bo porządkują to zagadnienie przypominając, że nie wszystkie zasady dotyczące pracowników stosuje się w przypadku przedsiębiorców.