Dobre biuro to magnes przyciągający najlepszych pracowników. Jak biznes i desing idą w parze na przykładzie powierzchni coworkingowych pokazuje firma projektowo-wykonawcza Forbis Group. Raport, którego partnerami są Biznes Zone, Brain Embassy, HubHub i ShareSpece, "Rzeczpospolita" publikuje pierwsza.

Trzeba się wyróżnić

Forbis Group podaje (powołując się na badania BPO i centrów usług wspólnych), że aż 81 proc. respondentów przed zawarciem umowy o pracę chciałoby zobaczyć swoje stanowisko - miejsce pracy.

Z danych ShareSpace wynika zaś, że prawie jedna piąta specjalistów HR wskazała, że dla rekrutowanych pracowników dostęp do usług okołobiznesowych był kluczowym kryterium podjęcia pracy. 18 proc. wskazało na elastyczne warunki umowy i możliwość pracy zdalnej. Pracownicy coraz chętniej wybierają powierzchnie coworkingowe. Takich biur systematycznie przybywa.

Jak podaje firma doradcza Savills, w Warszawie jest 144,3 tys. mkw. biur serwisowanych i coworków (to 2,6 proc. stołecznych zasobów biurowych). W Krakowie jest 28,1 tys. mkw. elastycznych biur (2,1 proc.), we Wrocławiu 11,85 tys. mkw. (1,1 proc.), a w Poznaniu - 6,4 tys. mkw. (1,2 proc.). ShareSpece prognozuje stały wzrost przestrzeni coworkingowych na poziomie ok. 30 proc. w ciągu najbliższej dekady.

Autorzy raportu Forbis Group podkreślają, że przedsiębiorcy i freelancerzy poszukujący przestrzeni dla siebie i swojej firmy biorą pod uwagę adres, cenę i proponowane usługi. Rosnąca konkurencyjność i dość zbliżone oferty sprawiają jednak, że coworking musi się czymś wyróżnić.

Mateusz Laskowski, członek zarządu Forbis Group, podkreśla, że bezsprzecznie jest to design tworzący klimat miejsca i pomagający osiągnąć biznesowe cele.  - Projektowanie biura coworkingowego to wyzwanie, które tkwi w potrzebie umiejętnego strefowania przestrzeni tak, aby nie zagubić idei otwartości, która przyświeca tego typu miejscom - tłumaczy Mateusz Laskowski. - Służą temu liczne zabiegi, takie jak różnicowanie poszczególnych stref kolorem, czy przy pomocy wykorzystanych materiałów aranżacyjnych, a nawet roślin. W coworkingach często spotyka się także szklane ścianki działowe, zapewniające dobre doświetlenie wszystkich stref i poczucie pracy we wspólnej przestrzeni – tłumaczy.

Laskowski podkreśla, że biura coworkingowe rzadko pozycjonują się w jednoznaczny sposób i zamykają na konkretnej grupie zawodowej, sektorze, czy osobach o podobnym sposobie pracy. - Każde ma, oczywiście indywidualny charakter - podkreśla. - Bywa, że dane miejsce silniej przyciąga np. specjalistów IT, jednak kwintesencją tego konceptu jest elastyczność i uniwersalność - podkreśla.

Design sprzyja też celom czysto biznesowym. Cowork, jak podkreśla ekspert Forbis Group, jest miejscem spotkań z potencjalnymi klientami i kontrahentami, a nowoczesne biuro na wysokim poziomie podnosi prestiż firmy. Spotkania w przestrzeniach coworkingowych mogą być bardziej efektywne niż te prowadzone np. w głośnych kawiarniach.

Coworki szczególnie cenią młodzi pracownicy. Z analiz Forbis Group wynika, że w ciągu najbliższych dziesięciu lat co czwarty zatrudniony będzie osobą urodzoną po 1980. Eksperci zwracają uwagę na ogromne różnice pomiędzy generacjami.  - Zespoły złożone z baby boomersów, pokolenia X urodzonego w latach 1965-1980, milenialsów urodzonych pomiędzy 1981 a 1990 oraz pokolenia Z, czyli osób urodzonych po roku 1995, muszą wzajemnie kooperować - tłumaczą. - Duże różnice pomiędzy oczekiwaniami wobec pracodawcy i zupełnie inny styl pracy poszczególnych pokoleń stawiają przed organizacjami ogromne wyzwanie.

Najmłodsi pracownicy stawiają na pracę zespołową, nie mają problemu z wykonywaniem kilku zadań jednocześnie, oczekują przede wszystkim dobrych warunków do rozwoju i jasnej ścieżki awansu. Reprezentanci baby boomersów najbardziej cenią sobie stabilność zatrudnienia, są lojalnymi pracownikami mocno poświęcającymi się pracy, zadania wykonują pojedynczo nie „przeskakując" pomiędzy projektami. - Nadgodziny nie stanowią dla nich problemu. Tak zróżnicowane podejście do pracy wymusza zmiany w przestrzeni roboczej. Pracodawcy muszą pogodzić zupełnie odmienne style pracy i zapewnić przestrzeń, która pozwoli generacjom na przekazywanie sobie wiedzy - podkreślają eksperci. - Świetnym rozwiązaniem jest otwarta przestrzeń z zamkniętymi, wydzielonymi przestrzeniami dla grup roboczych. Współczesne trendy w projektowaniu biur, które kojarzą się z mocno innowacyjnymi modelami pracy, mogą sprzyjać integracji międzypokoleniowej.

Maria Kaźmierczak, ekspert ShareSpace, podkreśla, że możliwość bycia częścią większej społeczności jest cenioną przez młodsze pokolenia pracowników wartością dodaną. - Badania pokazują, że aż 61 proc. profesjonalistów korzystających z przestrzeni coworkingowych odczuwa znacznie mniejszą izolację i pozytywny wpływ na skupienie na pracy w porównaniu do pracy do pracy z domu czy kawiarni.

Relacje i inspiracje

Adam Lis, doradca ds. elastycznych rozwiązań biurowych w firmie doradczej JLL, komentuje, że najbardziej zauważalnym wyróżnikiem pierwszych przestrzeni coworkingowych, które pojawiły się ponad dziesięć lat temu, był właśnie design. - Im mniej korporacyjny i „biurowy", tym lepiej – podkreśla.

- Do dziś wiele konceptów - zarówno tych sieciowych, jak i butikowych  - charakteryzują ciekawe i niebanalne aranżacje, oferujące różnorodne strefy do pracy, spotkań i odpoczynku. A nic tak nie przyciąga, jak przestrzeń zaprojektowana na wzór tętniących życiem kawiarni czy lobby lifestyle'owych hoteli, z wygodnymi, często ergonomicznymi, meblami i elementami sztuki. Zdaniem Adama Lisa dla firm, które borykają się z dużą rotacją pracowników, biuro w takim centrum jest niejednokrotnie magnesem pozwalającym na rekrutację i utrzymanie talentów. - Dynamiczny rozwój segmentu flex jest zresztą związany ze zmieniającymi się potrzebami pracowników, tym jak ewoluuje nasz styl pracy i w jakim tempie rośnie liczba startupów. To powoduje, że coraz więcej osób poszukuje kreatywnych powierzchni, które zachęcają do współpracy, są naturalnym źródłem nowych relacji biznesowych i codziennej inspiracji.

- Takie biura mają odzwierciedlać misję i wizję swoich najemców jako firm otwartych, innowacyjnych i idących z duchem czasu. Sprzyja temu szereg dodatkowych elementów w ofercie operatorów, jak na przykład różnorodne wydarzenia merytoryczne i networkingowe, spajające społeczność danego centrum, ale też, co dowodzą badania prowadzone przez operatorów, sprzyjające budowaniu relacji biznesowych - mówi Adam Lis.

Podkreśla, że  elastyczne biura, co było nieuniknione, stają się dziś inspiracją dla dużych najemców tradycyjnych powierzchni, którzy coraz częściej inspirują się nimi projektując swoje nowe siedziby.

Także Jakub Jędrys, dyrektor działu doradztwa budowlanego i projektowego w firmie doradczej Savills, docenia rolę designu elastycznych biur.

- Rotacja najemców biur coworkingowych i serwisowanych jest duża. Firmy podpisują często krótkoterminowe umowy. Prowadząc taką działalność co chwilę musimy przekonywać kolejnych klientów, że to właśnie u nas będzie się im pracować najlepiej - mówi. - Najwyższej jakości aranżacja powierzchni, podobnie jak i inne udogodnienia są niezwykle pomocne. Zgodnie z badaniem "Savills What workers want" respondenci korzystający z biur elastycznych częściej niż użytkownicy biur konwencjonalnych wskazywali, że wpływ miejsca pracy na ich dobre samopoczucie fizyczne i psychiczne był pozytywny (70 proc. vs 56 proc. w przypadku fizycznego i 68 proc. vs 58 proc. w przypadku samopoczucia psychicznego).

Według respondentów przestrzenie coworkingowe zwiększają produktywność. 57 proc. uczestników badania pracujących w tego typu biurach stwierdziło, że ich obecny układ ma pozytywny lub bardzo pozytywny wpływ na produktywność, podczas gdy w biurach konwencjonalnych i serwisowanych odsetek ten wyniósł odpowiednio 47 i 46 proc. Z drugiej strony aż 16 proc. pracowników w biurach konwencjonalnych oceniło wpływ tego układu jako negatywny lub bardzo negatywny, podczas gdy ten odsetek w biurach serwisowanych i przestrzeniach coworkingowych był znacznie niższy, odpowiednio 11 i 8 proc.

Ale, jak podkreśla Jakub Jędrys, nie każdy musi się dobrze czuć w elastycznym biurze. - Jeżeli zależy nam na stymulowaniu kreatywności, możliwości interakcji z innymi firmami w obrębie przestrzeni biurowej, jeśli lubimy pracować w miejscu pełnym życia, to cowork powinien podbić naszą energię - podkreśla ekspert Savillsa. -  Jeżeli natomiast priorytetem jest dla nas zachowanie poufności, bo prowadzimy np. butikową kancelarię prawną, wtedy powinniśmy wybrać biuro serwisowane o bardziej konserwatywnym designie i układzie gabinetowym lub zdecydować się na wynajem tradycyjnego biura.

O projektowaniu biur coworkingowych mówi Anna Witkowska, architekt Tétris.  - Różnorodność, kreatywność, elastyczność - to cechy wspólne większości stref coworkingowych. Pomimo że marki szukają sposobu na siebie i dbają o wyróżniający je design, to widać kilka mocno zarysowanych trendów w projektowaniu tego typu przestrzeni - opowiada. - Każdy projekt ma myśl przewodnią. Liczy się nasze abstrakcyjne podejście do designu, propozycja ucieczki od tradycyjnej biurowości. Jeden z naszych klientów, dla którego przygotowaliśmy koncepcję i projekt przestrzeni coworkingowej, chciał, aby opowiadał historię o mieście. Chodziło o Wrocław, dlatego klimat biura tworzą elementy nawiązujące do rzeki i wysp połączonych setką mostów, zastosowane jako strefy cichej pracy czy spotkań, szlaki komunikacyjne i otwarte przestrzenie z biurkami – wspomina.

Klienci z branży coworkingowej coraz częściej życzą też sobie, by użytkownicy mogli zaadaptować przestrzenie wspólne np. do organizacji firmowych wydarzeń, szkoleń czy spotkań. - Pojawia się więcej mobilnych ścian, lekkich konstrukcji, wielofunkcyjnych mebli - mówi Anna Witkowska. - - W znakomitej większości projektów wprowadza się też, choćby częściowo, elementy budujące poczucie komfortu jak strefy chilloutu. Wykorzystujemy coraz więcej naturalnych, ekologicznych i miękkich materiałów, a także żywej zieleni. Udomowianie przestrzeni zyskuje na popularności, bo granice między pracą a życiem prywatnym się zacierają. Kolejne generacje pracowników nie chcą spędzać całego dnia za biurkiem. Wolą czasem zatopić się w fotelu lub położyć w hamaku z laptopem - opowiada. Bardzo ważna jest też akustyka. - W przestrzeniach coworkingowych stosujemy wiele elementów wygłuszających, od okładzin ściennych przez designerskie panele sufitowe, aż po elementy dyskretnie wydzielające kameralne przestrzenie w biurach - mówi architekt z Tétris.

Opinia

Mateusz Piotrowicz, ShareSpace:

Wobec dynamicznie zmieniającego się środowiska, współczesne organizacje stoją przed ogromnym wyzwaniem. Konieczność zmiany priorytetów z kosztów inwestycyjnych na operacyjne, wymaga ogromnej zwinności i doskonałego zarządzania - perfekcyjną odpowiedzią na te potrzeby stawiane przez gospodarkę jest coworking - elastyczny, pozwalający na błyskawiczne skalowanie liczby stanowisk, bez konieczności wiązania się długoterminową umową.