Pracownika w podróży rozliczamy inaczej niż oddelegowanego

Pracownicy naszej firmy wyjechali na trzy miesiące do pracy w Belgii. W umowie o pracę mają określone wynagrodzenie stałe miesięczne w wysokości 1000 zł i dodatkowo diety oraz ryczałty za noclegi. Składki i podatek są opłacane w Polsce. Z ZUS uzyskaliśmy dla nich formularz E 101, przy czym składki naliczamy od podstawy 2616 zł. Czy w PIT-11 będę mogła wykazać składki na ubezpieczenia społeczne w pełnej wysokości, czyli naliczane i opłacane przez pracownika od podstawy 2616 zł, i co ze składką zdrowotną?

- pyta czytelniczka DF.

Co do zasady, tak.

W informacji PIT-11 w poz. 81 należy wykazać składki potrącone w roku podatkowym przez płatnika ze środków pracownika na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe od kwoty 2616 zł, a w poz. 82 składki zdrowotne pobrane przez płatnika z wynagrodzenia brutto. Przy czym kwota składek na ubezpieczenie zdrowotne nie może przekroczyć 7,75 proc. podstawy wymiaru. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest w tym wypadku kwota 2616 zł pomniejszona o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne.

Jednak wyjaśnienia wymaga kwestia, czy pracownicy zostali wysłani do pracy w Belgii w ramach tzw. podróży służbowej, czy może zostali oddelegowani na podstawie porozumienia z pracodawcą. Jest to istotne z tego powodu, że przepisy dotyczące opodatkowania i oskładkowania odrębnie regulują sytuację pracowników odbywających podróż służbową i odrębnie pracowników czasowo przeniesionych do pracy w innym państwie za ich zgodą.

Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju jest wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem pracy, w terminie i państwie wskazanym przez pracodawcę. Pracodawca wydaje polecenie jej odbycia i zgoda pracownika nie ma tu znaczenia.

Pracownikom odbywającym podróż służbową poza granicami kraju przysługują z tego tytułu diety i inne należności, jak zwrot kosztów: przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków, o których mowa w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w tym rozporządzeniu są:

- wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz

- zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof).

Natomiast wynagrodzenie, które otrzymuje pracownik z tytułu wykonywania zadań służbowych podczas pobytu za granicą, podlega oskładkowaniu w Polsce na zasadach ogólnych, czyli bez określonego minimum podstawy wymiaru składek. Oczywiście ten dolny limit wyznacza dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy minimalne wynagrodzenie obowiązujące w naszym kraju, które obecnie wynosi 936 zł, natomiast prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2616 zł nie ma w tym wypadku zastosowania.

Polskie firmy, które wysyłają pracowników za granicę w ramach delegacji służbowej, często uzyskują dla tych pracowników z ZUS formularz E 101 (nawet na kilka dni), ale to nie powód, by przyjmować za podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwotę 2616 zł, gdy rzeczywista podstawa jest niższa. Tak więc składki niesłusznie zapłacone od podstawy 2616 zł mogą być odzyskane po skorygowaniu deklaracji w ZUS.

Nie mamy do czynienia z podróżą służbową wtedy, gdy pracownik na podstawie zawartego z pracodawcą porozumienia zgadza się wyjechać na określony czas do pracy w innym państwie, co ma odzwierciedlenie np. w umowie o pracę lub aneksie do tej umowy. Z reguły pracodawca gwarantuje mu odpowiednie wynagrodzenie, bezpłatne mieszkanie, dofinansowanie wyżywienia, zwrot kosztów przejazdów lub inne świadczenia związane z przeniesieniem do pracy za granicę.

Pracownikom czasowo przeniesionym do pracy na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG należy - zgodnie z dyrektywą 96/71 - zapewnić warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie, do którego pracownik został przeniesiony, natomiast pracownikom odbywającym podróż służbową tych warunków pracodawca nie musi zapewniać.

Dla pracowników czasowo przeniesionych do pracy za granicą polskie przepisy przewidują:

- wyłączenie z podstawy wymiaru składek wynagrodzenia w części odpowiadającej równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, z tym że tak ustalona podstawa nie może być niższa od prognozowanego, przeciętnego wynagrodzenia, które w 2007 r. wynosi 2616 zł (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek);

- zwolnienie z podatku dochodowego przychodu w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy - art. 21 ust. 1 pkt 20 updof (zwolnienie to nie ma zastosowania do wynagrodzenia pracowników odbywających podróż służbową poza granicami kraju);

- dodatek za rozłąkę, do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (w 2007 r. jest to 23 zł), który może być wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym do pracy za granicę. Jest on wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne a także zwolniony z podatku dochodowego, ale do wysokości wskazanego limitu (§ 2 ust. 1 pkt 18 ww. rozporządzenia i art. 21 ust. 1 pkt 18 updof).

Pracownikom oddelegowanym do pracy za granicę w trybie przeniesienia czasowego za ich zgodą nie przysługują należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracodawca pomimo to wypłaca takie należności, to po stronie pracownika powstaje przychód opodatkowany i oskładkowany.

Pracownicy oddelegowani zazwyczaj podlegają polskim ubezpieczeniom społecznym na podstawie uzyskanego przez pracodawcę z ZUS formularza E 101. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób w 2007 r. nie może być niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w wysokości 2616 zł. Jeżeli rzeczywista podstawa jest niższa, a pracownik opłaca składki od kwoty 2616 zł, to płatnik powinien w informacji PIT 11 wykazać:

- w poz. 81 składki faktycznie po trącone w roku podatkowym ze środków pracownika na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe zgodnie z polską ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych,

- w poz. 82 składki zdrowotne, po brane w roku podatkowym zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, przy czym kwota składki nie może przekroczyć 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.