GIODO z 10 stycznia 2012 r. w sprawie danych, jakich może żądać pracodawca od kierowców, dot. ich pracy poza firmą

Odpowiedź GIODO z 10 stycznia 2012 r. w sprawie danych, jakich może żądać pracodawca od kierowców, dotyczących ich pracy poza firmą

Kwestię należy rozpatrywać przede wszystkim na podstawie przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, zwłaszcza rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zakres danych osobowych, które pracodawca może pozyskać od pracownika oraz od osoby ubiegającej się o zatrudnienie reguluje art. 22

1

Kodeksu pracy.

Szczególną uwagę zwrócić należy na art. 221 § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym, pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż określone w art. 221 § 1 oraz w art. 221 § 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Z kolei na podstawie § 1 ust. 1 wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia m.in.: wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Za taki właśnie przepis szczególny uznać można art. 24 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, który od 1 stycznia 2012 r. zobowiązuje pracodawców do uzyskania od kierowcy oświadczenia na piśmie:

„a) o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,

b) o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu."

Do 1 stycznia 2012 r. ustawa o czasie pracy kierowców zobowiązywała pracodawców do odebrania pisemnego oświadczenia dotyczącego jedynie wymiaru zatrudnienia kierowcy albo o jego niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy. Od 1 stycznia 2012 r. pracodawca jest dodatkowo zobowiązany uzyskać od kierowcy informację o przeciętnej tygodniowo liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.

Należy w związku z tym stwierdzić, że obowiązek uzyskania od kierowcy pisemnego oświadczenia istniał już wcześniej. Od 1 stycznia 2012 r. rozszerzeniu uległ jedynie jego zakres - o informacje, które wydają się mieć istotne znaczenie z punktu widzenia zatrudnienia kierowcy u danego pracodawcy.

Choć przepisy nie rozstrzygają tego wprost, złożenie takiego oświadczenia może nastąpić zarówno przed nawiązaniem stosunku pracy, jak i już po jego zawarciu. Posiadanie przez pracodawcę takich danych jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy może być bowiem istotne ze względu na podejmowanie decyzji o zatrudnieniu danego pracownika lub określanie wymiaru czasu jego pracy. Należy bowiem zwrócić uwagę, iż tygodniowy czas pracy pracownika - kierowcy nie może przekraczać, łącznie z godzinami nadliczbowymi, przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Tygodniowy czas pracy może jednak ulec przedłużeniu do 60 godzin, pod warunkiem że średni tygodniowy czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nieprzekraczającym 4 miesięcy, nie będzie większy niż 48 godzin. Wymiar ten obowiązuje również kierowcę zatrudnionego u więcej niż jednego pracodawcy, co oznacza, że wymiary czasu pracy u wszystkich pracodawców łącznie, nie mogą być od niego większe.

Zatem uznać należy, że pracodawca ma prawo pozyskiwać od kierowcy, którego zatrudnia lub zamierza zatrudnić, oświadczenia dotyczącego zatrudnienia u innego pracodawcy lub wykonywania jakichkolwiek czynności na innej podstawie niż stosunek pracy, do czego jest uprawniony na podstawie wskazanych wyżej przepisów szczególnych. Takie działanie nie narusza ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Stosownie bowiem do jej przepisów, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2).

Uznać jednak należy, że pozyskiwanie powyższych informacji od innych podmiotów lub osób nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach. Pracodawca, podejmując decyzję o zatrudnieniu kierowcy i określając wymiar czasu jego pracy, powinien bowiem bazować na oświadczeniu kierowcy.

Pracodawcy wymieniający się informacjami dotyczącymi czasu pracy osób, które zatrudniają lub z którymi współpracują, narażają się m.in. na odpowiedzialność karną z ustawy o ochronie danych osobowych. Jako tzw. administratorzy danych są zobowiązani m.in. do tego, by przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem (art. 26). Za udostępnienie danych osobom nieupoważnionym ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 51). Z kolei temu, kto przetwarza dane osobowe, do przetwarzania których nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 49).