Jak załatwić przez internet urzędową sprawę

Po ostatniej nowelizacji ustawy o informatyzacji więcej spraw urzędowych można załatwić przez internet. Efekty zmian są już widoczne. W tym roku do Urzędu m.st. Warszawy za pośrednictwem ePUAP (Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) wpłynęło już 4,5 tys. pism, w ubiegłym – 2897. Co zrobić, żeby skutecznie wysłać pismo do urzędu online?

Plusy nowoczesności

Po pierwsze, należy założyć konto na www.epuap.gov.pl. Podczas rejestracji należy podać dane osobowe, w tym PESEL, adres e-mail i login. Ważne jest podanie prawidłowego adresu e-mail, ponieważ na niego będzie przychodziła korespondencja dotycząca rejestracji.

Po dokonaniu rejestracji należy się zalogować na swoje konto i złożyć wniosek o założenie zaufanego profilu. Aby został rozpatrzony, należy potwierdzić swoją tożsamość. Można to zrobić z wykorzystaniem podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem. Posiada go niewiele osób, a ponadto trzeba go odnawiać, co kosztuje.

Każdy może też potwierdzić swoją tożsamość osobiście w urzędzie, np. w oddziałach ZUS, urzędach skarbowych, konsulatach, a także w placówkach operatorów pocztowych, bankach i instytucjach kredytowych, które spełniają określone w przepisach warunki. Lista wszystkich punktów potwierdzających, a jest ich już ponad tysiąc, znajduje się na ePUAP.

Zaufany profil to odpowiednik podpisu elektronicznego w kontaktach z urzędami.  Od momentu jego uzyskania można załatwiać niektóre sprawy administracyjne w sieci.

Krótka lista

By tak zrobić, należy po zalogowaniu się na konto  wybrać z listy spraw tę, którą chcemy załatwić. Jeśli nasz urząd ją obsługuje, pojawi się możliwość złożenia wniosku. Jeśli nie, system poinformuje, że nie ma takiej możliwości. Pisma kierowane do urzędów za pośrednictwem platformy elektronicznej trafiają na elektroniczne skrzynki podawcze.

Gdy złożymy wniosek, musimy pamiętać o sprawdzaniu konta na ePUAP. To na nie bowiem urząd przyśle odpowiedź, a nie na adres ?e-mailowy podawany podczas rejestracji. W razie nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w terminie 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia  dokument uważa się za doręczony.

Nadal istnieje jednak pewna kategoria spraw, które wymagają osobistego stawiennictwa, np. wyrobienie dowodu osobistego.

Choć wielu spraw nie można załatwić przez ePUAP, warto założyć na nim konto. Na przykład Uniwersytet Jagielloński od 2011 r. proponuje doręczenie decyzji o przyjęciu na studia właśnie za pośrednictwem konta na ePUAP. Skraca to oczekiwanie na odbiór dokumentu o blisko miesiąc. Kto odbierze wszystkie pisma przez internet, płaci niższą opłatę rekrutacyjną. Opcję doręczania decyzji przez internet uruchomiła także Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie.

Znaczącym minusem korzystania z ePUAP jest nieczytelny interfejs platformy. Trudno szuka się właśnie spraw do załatwienia. Najlepiej wybrać zakładkę „inna kwalifikacja, kwalifikacja terytorialna". Wtedy można znaleźć urząd, który nas interesuje, i sprawdzić, jakie e-wnioski udostępnia.

– Obecnie modyfikujemy platformę. Dzięki temu ma być bardziej przyjazna, a załatwianie spraw nie będzie wymagało specjalistycznej wiedzy i powinno trwać krócej – przekonuje Artur Koziołek, rzecznik Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.