Kiedy urzędnik może pracować w swoim domu

Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) przewiduje zatrudnianie na podstawie umowy o pracę osób na stanowiskach: urzędniczych, doradców i asystentów, a także pomocniczych i obsługi. Przepisy u.p.s. nie przewidują wyraźnie możliwości skorzystania przez samorządowego pracodawcę z telepracy. Nie wyłączają jednak takiej możliwości. W sprawach nieuregulowanych w u.p.s. stosuje się kodeks pracy (dalej: k.p.). Pracodawcy samorządowi mogą więc korzystać z telepracy, ale tylko w odniesieniu do takich podwładnych, w przypadku których pozwala na to podstawa zatrudnienia (musi być nią umowa o pracę, a nie wybór czy powołanie), a także zakres wykonywanych obowiązków.

Definicja ustawowa

W myśl art. 675 k.p. telepraca polega na wykonywaniu regularnie obowiązków poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownik przekazuje pracodawcy wyniki pracy w szczególności za pośrednictwem tych środków. Środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna.

Przepisy nie określają rodzajów pracy, przy których może być zastosowana telepraca. Skorzystanie z takiego rozwiązania jest jednak możliwe tylko wtedy, gdy charakter obowiązków danego podwładnego pozwala na ich regularne wykonywanie poza zakładem pracy. Jeżeli zatrudniony zajmuje się np. obsługą interesantów lub musi na bieżąco korzystać z dokumentów bądź danych dostępnych tylko w zakładzie pracy, nie można zastosować telepracy.

Strony mogą także skorzystać z rozwiązania polegającego na przyjęciu, że w niektóre dni tygodnia podwładny będzie wykonywać obowiązki w formie telepracy, a w pozostałe dni pracy będzie przychodzić do urzędu.

Przykład:

Kobieta zatrudniona na stanowisku referenta prawnego w niektóre dni musi być obecna w urzędzie, ale część pracy może wykonywać w domu. Podwładna sama wychowuje niepełnosprawne dziecko. W takim przypadku dopuszczalne jest ustalenie, że w niektóre dni tygodnia będzie wykonywać obowiązki w formie telepracy.

Potrzebny regulamin

Art. 676 k.p. zastrzega, że warunki stosowania telepracy powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi, uzgadnia się je z organizacjami reprezentatywnymi. W przypadku, gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca sam określa warunki stosowania telepracy w regulaminie z uwzględnieniem wcześniejszych ustaleń z organizacjami związkowymi.

Również w sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie. W takim przypadku wymagana jest wcześniejsza konsultacja z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy.

Przyjmuje się, że porozumienie lub regulamin dotyczące stosowania telepracy są źródłem prawa pracy (art. 9 k.p.). W razie ich naruszenia przez pracodawcę podwładni mogą dochodzić wynikających z tego roszczeń przed sądem pracy.

Tylko za zgodą zatrudnionego

W myśl art. 677 k.p. uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że podwładny będzie wykonywać swoje obowiązki w warunkach telepracy może nastąpić:

? ?przy zawieraniu umowy o pracę albo

? ?już w trakcie zatrudnienia.

Należy pamiętać, że zastosowanie telepracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko urzędnicze (art. 11–15 u.p.s.). W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na urzędniczym stanowisku konieczne jest także odbycie służby przygotowawczej (art. 19 u.p.s.).

Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, trzeba określić w niej warunki wykonywania obowiązków w tej formie. Pracodawca powinien także wskazać podwładnemu na piśmie określenie jednostki organizacyjnej, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz osobę lub organ odpowiedzialne za współpracę z telepracownikiem i upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Wprowadzenie telepracy w trakcie zatrudnienia może nastąpić na mocy porozumienia stron bądź z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika dotyczący telepracy. Nie może natomiast wymusić na podwładnym takiej zmiany. Pracodawca nie może jednostronnie wprowadzić telepracy ani przez czasowe powierzenie podwładnemu innej pracy niż określona w umowie, ani w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Przykład:

Pracodawca chce, aby niektóre osoby zatrudnione w urzędzie wykonywały przez pewien czas obowiązki w warunkach telepracy. Zamierza wykorzystać w tym celu art. 21 u.p.s., zgodnie z którym, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym wykonywanie innej pracy niż określona w umowie, zgodnej z jego kwalifikacjami. Na tej podstawie nie można jednak wprowadzić telepracy. Wprowadzenie telepracy wymaga bowiem zawsze zgody podwładnego.

Prawo do rezygnacji

W przypadku wprowadzenia telepracy w trakcie zatrudnienia w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w tej formie każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. W takim przypadku strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli wniosek podwładnego o rezygnację z telepracy zostanie złożony po upływie tych 3 miesięcy, pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić ten wniosek. Po upływie tego terminu pracodawca może doprowadzić do przywrócenia poprzednich warunków pracy w trybie wypowiedzenia zmieniającego.

Ważne:

Brak zgody pracownika na zmianę warunków zatrudnienia przez wprowadzenie telepracy lub jego nienaruszająca przepisów rezygnacja z wykonywania obowiązków w tej formie nie mogą być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Obowiązki pracodawcy

Wprowadzenie telepracy wiąże się z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy dotyczącymi sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków w tej formie. Zasadą jest, że pracodawca ma obowiązek dostarczyć podwładnemu niezbędny sprzęt, ubezpieczyć go oraz pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Pracodawca powinien także zapewnić podwładnemu pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. W odrębnej umowie strony mogą jednak ustalić, że przy wykonywaniu telepracy podwładny będzie wykorzystywać sprzęt stanowiący jego własność. W takim przypadku trzeba będzie wypłacać mu ekwiwalent.

W odrębnej umowie pracodawca i podwładny mogą także ustalić zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy, a także sposób i formę kontroli wykonywania obowiązków przez podwładnego.

Pracodawca powinien pamiętać o określeniu zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikom oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Podstawa prawna: art. 1–23, art. 43 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU nr 223, poz. 1458 ze zm.)