Przepisy przewidują cztery sytuacje, w których pracownik nie nabędzie prawa do trzynastki. Każdy przypadek jest związany z jakimś grzeszkiem zatrudnionego. Nie otrzyma on dodatkowego wynagrodzenia rocznego, gdy w rozliczanym roku:
- miał nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy trwającą dłużej niż dwa dni,
- stawił się do pracy lub przebywał w pracy w stanie nietrzeźwości,
- wymierzono mu karę dyscyplinarną wydalenia z pracy lub ze służby,
- rozwiązano z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy.
Podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi suma wynagrodzenia pracownika, jakie zostało mu wypłacone w roku kalendarzowym, za który trzynastka przysługuje. W sumie tej powinny się znaleźć (art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym):
- wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Obliczając trzynastą pensję pracownika, nie bierzemy pod uwagę następujących należności, które otrzymał w rozliczanym roku:
- nieperiodycznych i jednorazowych wypłat,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- wynagrodzenia chorobowego i zasiłków,
- nagród jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas innej niż urlop usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych (np. z tytułu zwolnień grupowych).
Trzynastki za rok poprzedni należy wypłacać pracownikom w ciągu pierwszych trzech miesięcy następnego roku. Wprawdzie zdarzają się sytuacje, w których pracodawcy budżetowi decydują się na wypłatę trzynastek już z końcem grudnia. W takich przypadkach zawsze jednak istnieje ryzyko wystąpienia jakichś nieprzewidzianych zdarzeń, które spowodują, że obliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego będzie błędne.
Gospodarstwo pomocnicze wypłaciło wszystkim swoim pracownikom trzynastki jeszcze przed świętami Bożego Narodzenia – 22 grudnia. Dodatkowe wynagrodzenie roczne jednego z pracowników - pana Mirosława – wyniosło 1964 zł. Tymczasem 23 grudnia zachorował. Grudniowe wynagrodzenie pana Mirosława brane pod uwagę do obliczenia trzynastki powinno zostać pomniejszone o wynagrodzenie chorobowe za okres od 23 do 31 grudnia. W efekcie suma rocznego wynagrodzenia, która powinna być wzięta do ustalenia podstawy trzynastej pensji, okazała się niższa, niż ta faktycznie wzięta do ustalenia jej podstawy.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której następuje likwidacja pracodawcy. Wówczas oczywiście wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. W pozostałych przypadkach trzynastka jest należna dopiero w pierwszym kwartale roku następującego po roku, za który przysługuje.
Nauczyciel zrezygnował z zatrudnienia w szkole i odszedł z pracy 31 października 2008 r.
W listopadzie zażądał wypłacenia trzynastej pensji za 2008 r. wraz z odsetkami liczonymi od początku listopada.
Jego roszczenie jest w tej sytuacji nieuprawnione. Powinien otrzymać trzynastkę w pierwszym kwartale 2009 r.
Ustawa o trzynastkach (art. 2 ust. 3) precyzuje kilka sytuacji, w których do uzyskania prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie trzeba przepracować nawet sześciu miesięcy. Jednocześnie przepis nie wprowadza żadnego krótszego limitu czasowego, którego przepracowanie warunkowałoby nabycie prawa do trzynastej pensji. Oznacza to, że w tych przypadkach, aby otrzymać trzynastkę, wystarczy przepracować tylko jeden dzień. Oczywiście im krótszy będzie przepracowany okres, tym skromniejsza będzie trzynastka.
Z uprzywilejowanej pozycji można korzystać w razie:
- przepracowania przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego krótszego okresu w związku z nawiązaniem z nim stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego – zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej) – np. szkoła podstawowa przyjęła do pracy jednego nowego nauczyciela od 1 września 2008 r. i drugiego od 15 października 2008 r.; obaj otrzymają trzynastkę proporcjonalną do okresu zatrudnienia w 2008 r.,
- zatrudnienia do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące – sezon może obejmować przełom roku (wyrok SN z 3 kwietnia 1986 r., II URN 20/86), co oznacza, że pracownik zatrudniony do odśnieżania zachowuje prawo do trzynastki nawet, jeśli w danym roku przepracował mniej niż trzy miesiące, ale miał umowę na minimum trzy miesiące, np. palacz zatrudniony na okres od 16 października 2008 r. do 15 marca 2009 r. powinien otrzymać trzynastkę,
- powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej,
- rozwiązania stosunku pracy w związku z:
– przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
– przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
– likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
– likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją,
- podjęcia zatrudnienia:
– w wyniku przeniesienia służbowego,
– na podstawie powołania lub wyboru,
– w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem stanu zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
– w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
– po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej,
- korzystania:
– z urlopu wychowawczego,
– z urlopu dla poratowania zdrowia,
– przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego,
- wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika.
Przy obliczeniu podstawy trzynastki z sumy otrzymanych przez pracownika kwot należy odjąć np. wynagrodzenie za dni opieki nad dzieckiem zdrowym czy za dni wolne okolicznościowe udzielane w związku ze ślubami, narodzinami i pogrzebami. Wynagrodzenie za te zwolnienia od pracy oblicza się prawie tak samo jak wynagrodzenie urlopowe. Różnicą jest to, że stałe i zmienne składniki wynagrodzenia bierze się pod uwagę z miesiąca, w którym pracownik korzystał z wolnego. Aby obliczyć wynagrodzenie za te okresy nieobecności w pracy, trzeba stosować się do poniższego schematu działania:
1. ustalamy stawkę za godzinę pracy, dzieląc podstawę wynagrodzenia urlopowego przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
2. obliczamy wynagrodzenie za nieobecność usprawiedliwioną płatną, mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik powinien nominalnie przepracować zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy, nie korzystając z wolnego.
Obliczenia trzynastki przeprowadzimy na przykładzie pracownicy zatrudnionej na pełnym etacie w zakładzie budżetowym, w którym zarabia 1300 zł. W lipcu 2008 r. po raz drugi wyszła za mąż i wzięła dwa dni urlopu okolicznościowego, a w grudniu 2008 r. wykorzystała dwa dni na opiekę nad dzieckiem z pierwszego małżeństwa.
Krok 1. Wyliczamy wynagrodzenie za urlop okolicznościowy
1300 zł : 184 (liczba godzin do przepracowania w lipcu) = 7,07 zł (stawka godzinowa pracownicy w lipcu)
7,07 zł x 16 godzin (2 dni urlopu okolicznościowego) = 113,12 zł
Krok 2. Ustalamy wynagrodzenie za dni opieki nad dzieckiem zdrowym do lat 14
1300 zł : 168 (liczba godzin do przepracowania w grudniu) = 7,74 zł (stawka godzinowa pracownicy w grudniu)
7,74 zł x 16 godzin (2 dni opieki) = 123,84 zł
Krok 3. Liczymy podstawę trzynastki
(1300 zł x 12) – (113,12 zł + 123,84 zł) = 15 363,04 zł
Krok 4. Wyliczamy trzynastkę
15 363,04 zł x 8,5 proc. = 1305,86 zł
