Ger: Biurokracja szyta na miarę

Za sprawną i niedrogą administracją państwową tęsknią wszyscy. Zarówno obywatele, jak i politycy. Niestety, mijają lata liczba urzędników rośnie, ale jakość świadczonych przez nich usług się nie podnosi. Agnieszka Rybak wzbogaciła ten obraz opisując agonię Krajowej Szkoły Administracji Publicznej ("Plus Minus", 21 - 22 kwietnia 2012, Wygaszanie kuźni elit). Nie trudno jednak zrozumieć smutny los tej zasłużonej dla polskiej transformacji szkoły jeśli spojrzy się na stan całej polskiej administracji.

Po październikowych wyborach przygotowywałam koncepcję reformy administracji państwowej. Od lat zajmuję się zawodowo zarządzaniem zasobami ludzkimi, jako naukowiec i psycholog, a także prowadząc działalność biznesową.

Byłam również urzędnikiem państwowym, konsulem w Nowym Jorku, a następnie dyrektorem departamentu w jednym z ministerstw. Uczestniczyłam w tworzeniu prawa. Słabości polskiej administracji miałam więc okazję doświadczać nie tylko jako teoretyk zarządzania i korzystający z jej usług obywatel, ale także jako praktykujący urzędnik. Ostatecznie wróciłam do biznesu, ponieważ rząd zdecydował się na wariant reformy zachowawczej, uznając, że polską biurokrację unowocześni postęp technologiczny i idea e-administracji. Taka decyzja ma swoje krótkookresowe uzasadnienie, ale problem jest głębszy. Leczmy chorobę, a nie jej objawy Agonia KSAP jest tylko objawem przewlekłej choroby naszej administracji publicznej. Utworzenie szkoły było znakomitym pomysłem. Ale ponieważ jej profilu nie dostosowywano na bieżąco do zmieniających się potrzeb, zestarzała się będąc całkiem młodą. Sposób szkolenia urzędników musi być stale modyfikowany. Świat się zmienia, nowoczesna administracja musi za tym zmianami nadążać, dostosowując każdego urzędnika, jego postawy i kompetencje do nowych wyzwań. Tylko takie podejście daje gwarancję efektywnej, kompleksowej obsługi urzędniczej kolejnych reform wdrażanych przez rząd oraz systematycznego wzrostu zadowolenia obywateli z jakości usług w administracji. Dziś KSAP nie może dobrze funkcjonować, ponieważ sama administracja wymaga głębokiej, systemowej reformy.  Zadania i funkcje tej szkoły powinny zostać z taką reformą zintegrowane. Polska potrzebuje instytucji, która kształci i kształtuje urzędników, nie tylko pod względem wiedzy i umiejętności, ale przede wszystkim postaw, etosu i wartości.

Restrukturyzacja zasobów urzędniczych państwa powinna wyprzedzać zmiany technologiczne i proceduralne. Źródłem niesprawności nie jest bowiem brak nowoczesnych narzędzi, ale głębokie systemowe zaniedbania. Tymczasem zaczynamy od budowy e-administracji, ponieważ struktury kadrowe są jakoby "nie do ruszenia". Przyjęto ryzykowne założenie, że zakonserwowany korpus urzędniczy wyposażony w nowe technologiczne narzędzia przyjmie pożądane postawy i nabierze lepszych nawyków. To błąd i myślenie życzeniowe! Należy zacząć od przebudowy kadr do czego potrzebna jest determinacja i podejście systemowe. Politycy zaś muszą pamiętać, że celem reformy winno być podniesienie sprawności państwa w realizacji jego zobowiązań wobec obywateli, a nie tworzenie nowych posad dla działaczy partyjnych.

Dobrym punktem wyjścia jest Raport Polska 2030, Strategia Sprawne Państwo. Zdefiniowano w nim wyzwania oraz wskazano na konieczne reformy. Do nich należy dostosować zmiany w administracji. Jeśli uzdrowimy polską administrację publiczną, to także KSAP okaże potrzebny. Warto by powiedzieć: Panie Premierze, nie likwidujmy dziś tej Szkoły, ale połączmy dokonywanie niezbędnych zmian w jej funkcjonowaniu z szeroką reformą administracji publicznej! Tym bardziej, że to jeszcze dzisiaj osiągalne.

Jakiego urzędnika potrzebuje obywatel? Pierwszym krokiem powinna być profesjonalna analiza jej braków (GAP). Dzięki temu można będzie precyzyjnie ustalić jakiego pracownika potrzebuje polska administracja a tak naprawdę, kogo potrzebuje obywatel. Słyszymy zewsząd, że administracja potrzebuje profesjonalnych kadr. Ale co to tak naprawdę oznacza? Czym jest profesjonalizm w administracji państwowej? Jak dotąd nikt tego w Polsce kompleksowo nie zdefiniował. Takie analizy powinny być dokonywane cyklicznie, tak jak to się dzieje w każdym szanującym się biznesie. I tu ważne zastrzeżenie.

Nie należy automatycznie przenosić standardów biznesowych do administracji publicznej. Jej misja jest inna, cele i procedury są inne, tak jak i wymagania dotyczące postaw. Polską biurokrację należy uszyć na nowo! Na miarę!

Zmiany należałoby rozpocząć od stworzenia modeli audytów personalnych w jednostkach administracji państwowej, określenia skali i sposobów obniżenia kosztów administracji,  zakresu i sposobów optymalizacji zatrudnienia. Niezbędne jest także dostosowanie organizacji urzędów do logiki projektów i budżetu zadaniowego. Z reorganizacją musi być skorelowany kompleksowy i wystandaryzowany system doboru kadr. Jego integralną częścią powinny być centra oceny zintegrowanej oraz programy adaptacji do stanowisk pracy. Każde stanowisko w administracji publicznej powinno być właściwie zwartościowane i posiadać rzeczywisty opis, określający niezbędne kompetencje urzędnika, kryteria oceny jego pracy, systemem weryfikacji efektywności realizacji jego zadań, systemem motywacji płacowej i pozapłacowej, edukacji i rozwoju. Każdy urzędnik powinien wiedzieć, jak wygląda jego ścieżka kariery i kryteria awansu, oraz znać zobiektywizowane procedury rozstawania się z pracą w urzędzie. Ich brak prowadzi do upolitycznienia całej administracji państwowej. W rezultacie kompetencje schodzą na dalszy plan, z fatalnym skutkiem dla obywatela.

Ciąć koszty i zmieniać postawy!

Działania te wcale nie muszą oznaczać redukcji zatrudnienia, ale powinny doprowadzić do obniżenia kosztów administracji przy jednoczesnym wzroście jej efektywności. Aby zrozumieć, że te pozornie sprzeczne cele są możliwe do pogodzenia, należy mieć świadomość źródeł obecnych patologii. Mamy do czynienia z sytuacją rosnących kosztów polskiej biurokracji i regularnym wzrostem liczby urzędników. Powstaje pytanie, jak to możliwe, skoro z roku na rok rząd ogranicza możliwości tworzenia nowych etatów w administracji?

Otóż, na przestrzeni ostatnich lat rosła liczba zadań nakładanych na urzędy. Do ich obsługi brakowało jednak kompetentnych kadr. Ministerstwa radziły sobie z tym problemem  zatrudniając tabuny urzędników bez tworzenia etatów, zawierając umowy cywilnoprawne, bądź też zwiększając zatrudnienie w instytucjach im podległych.

Tymczasem są takie miejsca w administracji, gdzie urzędnicy nie robią zupełnie nic. Pewnego razu byłam przypadkowym świadkiem takiej oto rozmowy dwóch całkiem młodych pań - jak się po chwili okazało, również urzędniczek : - Będziesz się mogła się dowolnie  rozwijać. Możesz zapisać się na naukę języków, jakich chcesz, zrobisz sobie doktorat, potem habilitację. Będziesz mieć czas na zajęcia ze studentami, pisanie własnych publikacji i wyjazdy na międzynarodowe konferencje, będziesz zwiedzać świat. Pracy jest niewiele. Od czasu do czasu pojawia się ktoś ambitniejszy, ale ostatecznie wszyscy dają się pacyfikować.