Jak poprawić swą efektywność w pracy

Przeciętny Polak spędził w ubiegłym roku w pracy 1937 godzin. To o 161 godzin powyżej średniej dla krajów OECD, a konkretnie o 150 godzin więcej niż przeciętny Amerykanin, 312 godzin więcej niż Brytyjczyk i 524 godziny więcej niż statystyczny Niemiec. W dodatku, jak wynika z badań CBOS, aż połowa polskich pracowników rezygnuje z przerw w pracy albo stara się nadgonić zaległości, pracując w domu.

To nie tylko efekt rosnącej liczby obowiązków, choć i tych w ostatnich latach wielu pracownikom przybywa. Nie mniejszym problemem jest słaba efektywność pracy. Większość firm wychodzi z założenia, że pracownicy sami rozwiążą ten problem, tym bardziej że w księgarniach nie brakuje poradników o zarządzaniu czasem, efektywnym planowaniu, skutecznej organizacji pracy.

Czas na dobry nawyk

Część pracodawców nie liczy, że ludzie sami zorganizują sobie efektywnie czas w pracy, ale oferuje im fachowe szkolenia. Przemysław Gałek, szef firmy MindLab Games, która specjalizuje się w grach szkoleniowych, twierdzi, że jednym z hitów ostatnich miesięcy jest gra „Twój czas", która uczy zarządzania czasem, ustalania priorytetów.

– Ludzie nie potrafią się sami zorganizować. Nie mamy nawyków dobrej pracy. Do niedawna w pracy tonęliśmy w papierach, a dziś coraz częściej toniemy w e-mailach – mówi Beata Uytenboogaardt, szefowa firmy PEP IBT Poland, która już w ponad 100 firmach w Polsce wprowadzała program efektywności osobistej (PEP) opracowany w Szwecji w latach 80. XX wieku.

Program PEP firmy zamawiają najczęściej dla swych menedżerów albo firmowych talentów. Szeregowi pracownicy o swą efektywność muszą zwykle zadbać sami, choć przeszkolony menedżer może im to ułatwić, np. sprawnie organizując zebrania...

– Nawet poznanie podstawowych zasad i prostych technik zarządzania czasem bardzo pomaga. Tym bardziej że można je łatwo wdrożyć, jak choćby nawyk planowania i wpisywania zadań do kalendarza czy porządkowanie na bieżąco skrzynki e-mailowej – twierdzi Natalia Włodarska, koordynator ds. szkoleń w TVN. Menedżerowie telewizji przeszli program PEP, a teraz od listopada spółka organizuje warsztaty dla pracowników, którzy pod okiem trenerówwewnętrznych będą grać w „Twój czas".

Pożeracze czasu

Beata Uytenboogaardt ocenia, że najgorszym nawykiem, który ogranicza efektywność, jest odkładanie na później czynności, którymi powinniśmy się zająć od razu. (Nie jest to bynajmniej problem tylko polskich pracowników).

Nie dość, że odkładamy zadania na potem, to często nie kończymy ich od razu. Szefowa PEP-IBT radzi, by zająć się jedną sprawą, skończyć ją albo doprowadzić do etapu, gdy będzie można do niej bez problemu wrócić – a potem przejść do kolejnej.

Drugi problem to pożeracze czasu, w tym e-maile. Jak obliczyli eksperci PEP, zwykle do każdego maila wracamy po cztery –pięć razy, zanim podejmiemy decyzję, co z nim zrobić. To dlatego, że większość z nas odkłada odpowiedź – nawet w banalnych sprawach – na potem. Później po przejrzeniu poczty ponownie musimy sobie przypomnieć wiadomości, na które trzeba odpowiedzieć. Wystarczy, że w międzyczasie ktoś do nas zajrzy, zatelefonuje... i potem znów musimy wracać do e-maila.

Jak sobie z tym poradzić? Beata Uytenboogaardt podkreśla, że nie chodzi o to, by przerywać zaplanowane zajęcia i odpowiadać na bieżąco na przychodzące wiadomości. Wręcz przeciwnie. Jeśli chcemy pracować efektywnie, trzeba ograniczyć „przeszkadzacze", które odwracają naszą uwagę, jak choćby sygnał nadchodzącej poczty.

Na e-maile też można odpowiadać efektywnie – eksperci PEP radzą np., by zaczynać od treści e-maila i dodania załączników (czasem o nich zapominamy, co nas zmusza do powrotu do sprawy), dodając temat e-maila i adresata na końcu.

Bez smartfonów

W wielu firmach największym pożeraczem czasu są zebrania. Zwoływane często bez wcześniej przygotowanego planu, czasem nawet bez konkretnego tematu spotkania (a po to, by o czymś porozmawiać), bez określenia czasu trwania. Zebrania przeciągają się przez jałowe dyskusje przy malejącej uwadze uczestników, którzy na laptopach albo w smartfonach przeglądają pocztę czy serwisy społecznościowe. Spotkanie wydłużaja nieprzygotowani uczestnicy, którzy dopiero w trakcie rozmów wychodzą po niezbędne materiały, albo próbują je wyszukać.

Jak ten pożeracz czasu usprawnić? Na początku trzeba ustalić plan zebrania, określając też czas potrzebny na omówienie poszczególnych spraw. Warto uzgodnić, kto przyjdzie laptopem (np. na prezentację), a kto potem przygotuje tzw. minutki, czyli zapis propozycji, pomysłów, decyzji z zebrania.

Zdaniem Beaty Uytenboogaardt pomaga też zasada, że uczestnicy przychodzą bez telefonów i laptopów (poza tymi, którym są one niezbędne). To skutecznie przyspiesza przebieg spotkania.

Sześć kroków do lepszej efektywności

1. Zorganizuj biurko

– zarówno to rzeczywiste, jak i wirtualne (na ekranie komputera). Pozbądź się zbędnych rzeczy i poukładaj, uporządkuj te przydatne. Znajdź dla nich odpowiednie miejsce, podziel je i oznacz.

2. Selekcjonuj dane

Przeanalizuj informacje – w kalendarzu, w skrzynce e-mailowej, w smartfonie – i pozbądź się tych zbędnych. Zacznij wykorzystywać funkcje poczty elektronicznej – do filtrowania, katalogowania, automatycznego usuwania. Na bieżąco usuwaj przeczytane mniej istotne informacje. Archiwizuj tylko ważne e-maile. Korzystając z katalogu „Moje dokumenty", podziel pliki ze względu na ich przeznaczenie, rodzaj i aktualność.

3. Ogranicz „przeszkadzacze"

Nie rozdrabniaj się; odpisuj na maile lub na dokumenty „hurtowo", zamiast na każdy z osobna. Blokuj w swoim kalendarzu czas na wykonanie tych zadań. Nie czytaj poczty wtedy, kiedy i tak wiesz, że nic nie zrobisz z otrzymaną wiadomością.(Można pocztę wyłączać w czasie, gdy nad czymś pracujesz).

4. Wykonuj każdą czynność tylko raz

Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego – wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Nie podwajaj sobie pracy.