Chodzi o wprowadzone od 1 stycznia 1999 r. możliwości ustalania podstawy wymiaru emerytury lub renty w oparciu o dowolnie wybrane 20 lat z całego okresu podlegania ubezpieczeniom społecznym, co  stworzyło obywatelom szansę korzystniejszego ukształtowania prawa do świadczeń.

§ 28 rozporządzenia MPiPS w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe wskazuje, że dowodem w postępowaniu przed organem rentowym mogą być m.in. poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych, a także wysokości wynagrodzenia, przychodu, dochodu i uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń, wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Czytaj też:

Gdzie szukać dokumentów do wyliczenia emerytury

Jak udowodnić wysokość zarobków, gdy dokumentacja płacowa byłego pracodawcy uległa zniszczeniu

Przepis ten budzi wątpliwości konstytucyjne przez to, że zawęża krąg podmiotów uprawnionych do wydawania zaświadczeń wyłącznie do przechowawców dokumentacji.

Obywatele bezsilni wobec systemu

Rzecznik przywołuje pogląd prof.  Andrzeja Bisztygi, który w jednej ze swych publikacji stwierdził, że  rozporządzenie MPiPS przerzuca na obywateli powinności, z których powinny wywiązać się władze państwa. A to ono powinno zadbać o efektywność systemu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Rzecznik w całości podziela ocenę prof. Bisztygi, że redakcja § 28 ust. 1 rozporządzenia MPiPS oraz praktyka organu rentowego skutkuje nierównym traktowaniem różnych kategorii podmiotów uprawnionych do zabezpieczenia społecznego. Obywateli dzieli się bowiem na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia, oraz tych, którym możliwość ta została ograniczona albo nawet wcale jej nie ma.

Chodzi o byłych pracowników zlikwidowanych zakładów pracy, zwłaszcza małych niepublicznych podmiotów - to oni mają najczęściej  trudności w ustaleniu miejsca przechowywania dokumentacji płacowej z byłych miejsc pracy. Problem prawie nie dotyczy  pracowników istniejących zakładów pracy, szczególnie publicznych.

Prof. Bisztyga zaznacza, że poszkodowani znaleźli się w takiej niekorzystnej sytuacji bez własnej winy. Mają oni prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji. Taki obowiązek wynika już z preambuły Konstytucji RP, która stanowi o rzetelnym i sprawnym działaniu instytucji publicznych.

Jest szansa na naprawę

Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich, ministerstwo rodziny i polityki społecznej powinno rozważyć zmiany proponowane przez prof. Bisztygę:

„Otóż w obecnym brzmieniu przepis ten dopuszcza możliwość traktowania w charakterze środka dowodowego kopii wymienionych w nim dokumentów wydanych wyłącznie przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Zważywszy na skalę i charakter przedstawionego problemu, uzasadnione wydaje się rozszerzenie katalogu dopuszczonych przepisem środków dowodowych – pod ściśle i precyzyjnie określonymi warunkami – o dokumentację pochodzącą od przechowawców nieuprawnionych. Część dokumentacji osobowej i płacowej sprzed 1999 roku zapewne została już zniszczona, dlatego redukcja negatywnych skutków dotychczasowych zaniedbań może obecnie dotyczyć jedynie dokumentacji niezniszczonej, przechowywanej w większości przypadków przez przechowawców nieuprawnionych w rozumieniu § 28 rozporządzenia MPiPS w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe. Stąd postulat wzbogacenia środków dowodowych właśnie o dokumentację pochodzącą od podmiotów nieuprawnionych. Dopełniająco można wskazać na potrzebę ustanowienia regulacji prawnej, na podstawie której archiwa państwowe mogłyby przejąć dokumentację od podmiotów, które weszły w jej posiadanie i przechowują ją bez tytułu prawnego" - napisał prof. Bisztyga.

- Wysokość wynagrodzenia lub danego składnika wynagrodzenia musi być ustalana w sposób pewny, na podstawie konkretnego dokumentu bądź jego kopii, który zachował się w dokumentacji osobowej ubezpieczonego. W przypadku braku dokumentacji płacowej istnieje możliwość ustalenia wysokości wynagrodzenia ubezpieczonego w oparciu o dokumentację zastępczą znajdującą się w jego aktach osobowych, tj. umowy o pracę czy angaże, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia - wskazuje RPO.