Dziś wiele firm, aby się wywiązać z obowiązków wobec fiskusa, musi wysyłać mu kilogramy papierowych deklaracji. Ale nawet ci, którzy się przekonali do elektronicznego wysyłania deklaracji, muszą ręcznie wprowadzać dane do systemu. To ma się zmienić już od 2015 roku – tak przynajmniej wynika z propozycji Ministerstwa Finansów. Wtedy to elektroniczna forma składania deklaracji będzie obowiązkowa dla przedsiębiorców zatrudniających ponad pięciu pracowników i wysyłających fiskusowi np. PIT-4R dokumentujący pobrane zaliczki na podatek dochodowy.

Niektóre typy deklaracji trzeba będzie obowiązkowo wypełniać elektronicznie, bez względu na wielkość firmy. Chodzi np. o zeznanie o osiągniętych dochodach CIT-8 czy informacje o dochodach nierezydentów IFT-2. Obowiązek stosowania elektronicznej formy deklaracji będzie dotyczył też podatników obsługiwanych przez biura rachunkowe. Kto nadal będzie chciał składać papierową informację roczną o przychodach swoich pracowników – będzie musiał to zrobić do końca stycznia (a nie jak dziś – lutego) następującego po roku podatkowym.

Choć nowych przepisów jeszcze nie uchwalono, to przedsiębiorcy już dziś powinni pomyśleć o informatycznym przygotowaniu firmy do tych zmian – sugerują eksperci z działu podatkowego firmy Deloitte. – To jest nie tylko obowiązek fiskalny, ale też szansa dla przedsiębiorców na unowocześnienie swoich systemów finansowo-księgowych i kadrowych – twierdzi Ernest Frankowski, starszy menedżer w Deloitte.

Dla małych firm zmiany nie będą zbyt dotkliwe ani organizacyjnie, ani kosztowo. Prawdopodobnie wystarczy wykorzystanie dzisiejszych formularzy elektronicznych oferowanych. W większych firmach, gdzie konieczne jest np. jednoczesne wysyłanie kilkudziesięciu lub kilkuset formularzy PIT-11, optymalnym rozwiązaniem jest wdrożenie wyspecjalizowanego rozwiązania dla raportowania podatkowego, umożliwiającego sprawną i prostą wysyłkę nawet bardzo dużej ilości deklaracji, często za pomocą jednego przycisku – przewiduje Ewelina Safiejko, starszy konsultant w Deloitte.  Eksperci tej firmy zauważają jednak, że takie zadania mogą być również wykonywane przez systemy finansowo-księgowe przedsiębiorstwa, jednak te często nie są dostosowane do wymogów polskich przepisów podatkowych.  Tym bardziej że przepisy o obowiązkowych deklaracjach elektronicznych dopiero są projektowane. – Dostosowanie takich narzędzi wymaga zatem stworzenia dodatkowych „nakładek" systemu i jego konfiguracji, co w praktyce może oznaczać wyższe wydatki na rozwój oprogramowania niż zakup gotowej aplikacji – zauważa Ewelina Safiejko. Dodaje jednak, że takie rozwiązania zaoszczędzą dużym firmom dzisiejszej, kłopotliwej nieraz, konieczności wysyłania deklaracji papierowych.

—Paweł Rochowicz