Ksero ewidencji czasu pracy nie dla pracownika

[b]Pracownik idzie do sądu walczyć o zaległe wynagrodzenie za nadgodziny. Zbiera dowody przeciwko pracodawcy i zwrócił się do działu kadr o ksero ewidencji czasu pracy. Szef stwierdził, że ksero wydać nie może, bo wskazana dokumentacja jest tylko do wglądu.

Skoro tak, to jak zebrać materiał dowodowy potwierdzający prawo do zaległego wynagrodzenia za nadgodziny? [/b]– pyta czytelniczka.

Ewidencja pokazuje faktyczny czas pracy zatrudnionego. Pracodawca wpisuje w niej godziny przepracowane, wyszczególniając, ile z nich było nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej albo tygodniowej (pierwsze osiem godzin w niedzielę, święto i dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy).

Wskazuje też godziny w porze nocnej i powody nieobecności w pracy w poszczególne dni. Ewidencja pozwala wycenić pracę nadliczbową, dlatego w procesie o zapłatę zaległego wynagrodzenia z tego tytułu jest jednym z głównych dowodów.

[srodtytul]Do wglądu[/srodtytul]

Art. 149 § 1 kodeksu pracy stanowi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionego w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a dokument ten udostępnia na każde jego żądanie.

Przepis nie precyzuje, w jakiej formie ma tego dokonać. Robi to jednak art. 85 § 5 k.p. Stanowi, że dokumenty, na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie, pracodawca musi udostępnić na żądanie pracownika, ale do wglądu.

Zdaniem ekspertów użyty przez ustawodawcę zwrot „do wglądu” przesądza, że pracownik nie ma prawa robić kopii tego dokumentu. Jego udostępnienia może żądać w trakcie rozprawy sądowej.

[ramka][b]Komentuje Sławomir Paruch, partner w kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak, kierujący Departamentem Prawa Pracy[/b]

Zgodnie z art. 85 § 5 k.p. pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Zgodnie z jednoznacznym brzmieniem wskazanego przepisu nie ma zatem obowiązku pracownikowi przekazywać kopii regulaminów płacowych. Podobny zapis zawiera art. 149 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link], dotyczący ewidencji czasu pracy.

Dla pracownika wgląd do dokumentów powinien być jednak wystarczający, aby stwierdzić, czy obliczenia pracodawcy są prawidłowe, aby ocenić szanse powodzenia w sporze o nadgodziny oraz aby odpowiednio sformułować pozew wraz z uzasadnieniem.

W pozwie pracownik może wnioskować o zobowiązanie pracodawcy przez sąd do przedłożenia rzeczonej dokumentacji, na podstawie której zostało obliczone wynagrodzenie, oraz dodatkowo o przedstawienie innych dokumentów, które mogą mieć znaczenie w sprawie, np. rejestru czasu pracy. Jeżeli sąd uzna to za niezbędne na potrzeby procesu, to zobowiąże pracodawcę do przedłożenia rzeczonych dokumentów.

Nieprzedstawienie tych dokumentów sądowi skutkować będzie znacznym pogorszeniem sytuacji procesowej pracodawcy w związku z faktycznym przerzuceniem ciężaru obrony przed roszczeniami pracownika na pracodawcę.[/ramka]

[srodtytul]Kto udowodni[/srodtytul]

Co do zasady w procesie o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny ciężar dowodu spoczywa na pracowniku, ale w [b]wyroku z 23 listopada 2001 r. (I PKN 678/00) Sąd Najwyższy[/b] uściślił, że ciężar dowodu spoczywa także na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy .

Problem jest wtedy, gdy jej nie ma, bo np. została zniszczona, zgubiona lub po prostu prowadzono ją nierzetelnie. Wtedy zatrudniony musi przedstawić inne dowody, np. zeznania świadków, skrupulatne notatki związane z wykonywaniem dodatkowej pracy po godzinach czy billingi telefoniczne potwierdzające, w jakim czasie wykonywał służbowe telefony. Dowodem mogą być także elektroniczne kody albo karty wejść i wyjść z firmy.

Pomimo braku ewidencji pracownik nie jest z góry przegrany w procesie, co potwierdza [b]wyrok SN z 10 czerwca 2010 r. (I PK 6/10)[/b].

Wart wskazania jest także [b]wyrok z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98)[/b]. Sąd uznał w nim, że brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FEBF877810A694D887EFA3AF1E7616A4?n=1&id=133093&wid=296180]kodeksu postępowania cywilnego[/link] rozkładu ciężaru dowodu. Pracodawca ma obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, w jakim twierdzi, a tym bardziej jaki udokumentował.

[srodtytul]W jakim terminie[/srodtytul]

Roszczenia pracownicze przedawniają się co do zasady z upływem trzech lat od daty, gdy stały się wymagalne. Chodzi tu o chwilę, kiedy zatrudniony miał prawo żądać realizacji danego świadczenia. W przypadku roszczeń majątkowych, tj. wypłata zaległego wynagrodzenia i w tym dodatków za pracę nadliczbową i w porze nocnej, to ustalony w przepisach wewnętrznych firmy dzień wypłaty pensji.

Zazwyczaj ostatni dzień bieżącego miesiąca albo jeden z pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca. Bieg terminu przedawnienia może ulec przerwaniu. Stanie się tak, gdy np. pracownik złoży pozew do sądu albo gdy pracodawca przyjmie jego roszczenia.