Tylko dobrze opisany paragon potwierdza wydatek

[b]Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 grudnia 2009 r. (II FSK 1132/08).[/b]

W trakcie kontroli podatkowej urząd zakwestionował zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez spółkę m.in. na konsumpcję, które nie zostały udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi.

Zdaniem fiskusa, w świetle art. 9 i 15[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893] ustawy o CIT[/link], przedstawione przez spółkę paragony fiskalne z adnotacją w formie pieczęci i nieczytelnym podpisem oraz formułą o treści „z upoważnienia prezesa” nie stanowią wystarczających podstaw do kwalifikowania spornych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Spółka nie zgodziła się z powyższym stanowiskiem i w rezultacie sprawa trafiła do WSA. Sąd orzekł, że paragony faktycznie nie pozwalają na dostateczne powiązanie transakcji z danym podmiotem (spółką), a tym samym nie pozwalają na ustalenie związku wydatku z osiągniętym przez nią przychodem.

Paragony wraz z podpisem „z upoważnienia prezesa” nie spełniają wymogów zewnętrznych dowodów źródłowych, nie identyfikują bowiem spółki jako nabywcy danych towarów. Okoliczność, że paragony znajdowały się w posiadaniu spółki, nie dowodzi rzeczywistego wydatkowania wynikających z nich kwot.

Od powyższego wyroku spółka wniosła skargę kasacyjną, podnosząc, że prowadzona przez nią dokumentacja wydatków spełnia wymogi dowodu księgowego opisane w art. 21 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawy o rachunkowości[/link].

NSA podtrzymał jednak stanowisko sądu I instancji i orzekł, że [b]paragony fiskalne zawierające inskrypcję prezesa zarządu nie stwarzają obrazu transakcji i nie dają możliwości oceny, czy wydatki z nią związane mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Art. 9 ustawy o CIT wyraźnie odsyła do przepisów o rachunkowości, które wskazują, jakie elementy powinien mieć dowód księgowy[/b].

[i]Autorka jest członkiem Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte[/i]

[b]Komentuje Anna Siemieniuk, konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte (biuro w Warszawie):[/b]

Prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku i, co się z tym wiąże, wykazanie jego związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i osiąganymi przychodami (lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów) może sprawiać podatnikom pewne problemy w praktyce.

W tym zakresie art. 9 ustawy o CIT odsyła bowiem do przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nią podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które powinny określać m.in. strony danej transakcji.

W praktyce zdarza się jednak, zwłaszcza w przypadku drobnych transakcji (np. opłaty parkingowe, opłaty za przejazdy pracowników komunikacją miejską w trakcie delegacji lub wydatki za zakup książek, prasy, materiałów biurowych, obsługę samochodów, tak jak to było w stanie faktycznym w komentowanej sprawie), że podatnicy dysponują jedynie paragonami fiskalnymi.

Nie zawierają one wszystkich elementów koniecznych do uznania ich za kompletne zewnętrzne dowody księgowe, w szczególności nie wskazują bowiem nabywcy towaru/usługi.

Chcąc zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek udokumentowany paragonem fiskalnym, podatnicy muszą dysponować dodatkowymi dowodami potwierdzającymi jego poniesienie oraz pozwalającymi na wskazanie związku przyczynowo-skutkowego z osiąganymi przychodami.

Przykładowo w [b]interpretacji z 6 listopada 2006 r. (PBII/423/23/06) Urząd Skarbowy Kraków-Krowodrza[/b], zezwalając na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów drobnych wydatków „na zakup paliwa, materiałów biurowych, kart telefonicznych, drobnych narzędzi, opłat za przejazdy autostradami, mostami oraz opłat pocztowych” udokumentowanych paragonami fiskalnymi, poniesionych przez pracowników spółki, w trakcie realizacji kontraktu poza granicami Polski, wskazał, że paragon fiskalny będący podstawą do ujęcia wydatku dla celów podatkowych powinien spełniać następujące wymogi:

- powinien zostać opisany przez uprawnioną osobę przez wskazanie okoliczności dokonanej operacji gospodarczej oraz umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat, oraz

- powinien mieć potwierdzenie w pozostałym materiale dowodowym posiadanym przez podatnika, np. w dokumentacji dotyczącej podróży służbowych.