W pracy prawnika słowo pisane, praca z tekstem zdecydowanie przeważają nad komunikacją werbalną. Postępowania sądowe i administracyjne zdominowała pisemność, wypierając ustność. Współczesny prawnik częściej pisze niż mówi, zaś większość jego oświadczeń werbalnych kierowanych do organów procesowych polega na powołaniu się na wcześniej złożone pismo. Na rozprawach padają najczęściej sakramentalne: „wnoszę jak w pozwie", „wnoszę jak w pisemnej apelacji", zaś wypowiedź ustna jest zazwyczaj rekapitulacją wcześniej przygotowanego pisma. Jedynie w procesie karnym mowy końcowe pozostały realnym przyczółkiem ustności i pozwalają stronom wykorzystać swoje zdolności retoryczne.

Niełatwo odczytać bazgroły

Prawnik nieustannie ma do czynienia z ogromną ilością pism: orzeczeń, uzasadnień, wypełnionych formularzy, protokołów lub notatek sporządzonych wedle przeróżnych układów typograficznych, wszelkimi sposobami (odręcznie, maszynowo, z użyciem edytora tekstu).

Praca z tekstem to przede wszystkim praca nad jego merytoryczną treścią, niemniej forma też ma znaczenie. Dlatego warto zwrócić uwagę na kwestie formy, typografii tekstów i trudności, jakie pojawiają się w ich lekturze i praktycznym użyciu.

Przez typografię rozumiem ogół umiejętności pozwalających na właściwe opracowanie materiału tekstowego, nadanie mu estetycznego wyglądu i układu graficznego.

Mimo powszechnej dostępności drukarek i komputerów wyposażonych w edytory tekstu w pracy prawnika pojawiają się dokumenty sporządzone odręcznie. Nierzadko w aktach spraw karnych protokoły przesłuchania świadków, oględzin lub przeszukania sporządzane są odręcznie, mało czytelnym pismem. Po próbach odszyfrowania nieczytelnych zdań, czytający protokoły przeszukuje kartę przeglądową, by odnaleźć ich drukowany odpis. Od osoby nadzorującej postępowanie zależy, czy taki odpis się znajdzie (regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury wyraźnie zakazuje sporządzania odręcznych protokołów jedynie z czynności przeprowadzanych jako realizacja wniosku o udzielenie pomocy prawnej). Problem ten jest szczególnie istotny, gdy sąd prowadzący postępowanie karne zleci przesłuchanie świadka sądowi wezwanemu. Wraz z odezwą przesyłana jest kserokopia protokołu przesłuchania świadka w postępowaniu przygotowawczym. Protokół ten podlega, w odpowiednim zakresie, odczytaniu. Gdy jest sporządzony odręcznie, a kserokopia mało czytelna, jego proste odczytanie może okazać się po prostu niewykonalne.

Prawdziwa udręka

Ewolucja w sporządzaniu pism procesowych – zarówno kierowanych do sądu, jak i wytwarzanych przez sądy oraz inne organy procesowe – zauważalna jest najlepiej przy lekturze akt i dokumentów ksiąg wieczystych lub ich wcześniejszych odpowiedników – ksiąg dawnych.

Kontrakty notarialne i wpisy do ksiąg w XIX w. przygotowywano pismem odręcznym. Ponieważ kaligrafia była najwyraźniej mocną stroną dziewiętnastowiecznej edukacji, do dziś nie ma problemów z odczytaniem tych zapisów, przynajmniej jeżeli chodzi o tereny dawnego zaboru austriackiego. Księgi gruntowe (wykazy hipoteczne) zawierają estetyczne i kaligrafowane wpisy. Również archiwalne wnioski wieczystoksięgowe i akty notarialne sporządzane odręcznie mają estetyczny układ i formę.

Niestety, lektura współczesnych pism kierowanych do organów procesowych, a sporządzanych odręcznie wskazuje na postępujący regres w nadawaniu im odpowiedniej formy zewnętrznej.

Pisma procesowe sporządzane odręcznie, najczęściej przez strony postępowań sądowych lub administracyjnych działające bez pełnomocników fachowych, pozostają do dziś w użyciu, a każdy prawnik prędzej czy później będzie musiał przystąpić do ich lektury. Nie mają one najczęściej żadnej formy typograficznej i o ile są czytelne, nie zawierają słów powszechnie uznawanych za obelżywe i brakuje obowiązku złożenia ich na urzędowym formularzu, są procedowane przez sądy i organy administracji na równi z pismami sporządzonymi za pomocą technik komputerowych lub maszynowych. Lektura takich pism, zwłaszcza wielostronicowych, nierzadko pisanych – niczym „Ulisses" Jamesa Joyce'a – techniką „strumienia świadomości", bywa udręką.

W pismach takich bywają ukryte między akapitami mało relewantnego dla istoty sprawy tekstu ważne wnioski procesowe. Na przykład w sprawach cywilnych wniosek o zabezpieczenie roszczenia lub o ustanowienie pełnomocnika z urzędu.

Organy procesowe, kierując się odpowiednimi dyrektywami zawartymi w ustawach procesowych, same zobowiązane są ustalić intencje strony oraz nadać tym pismom odpowiedni bieg. W tym zakresie prawnicy z XIX w. i ci z XXI w. niczym się nie różnią.

Krój z firmy IBM dobry dla wszystkich

Nastanie epoki maszyn do pisania wyparło w zasadzie w całości pisma urzędowe od organów procesowych lub notariuszy sporządzane odręcznie. Typografia pism pozostawała co do zasady bez zarzutu, a z racji tego, iż krój pisma w maszynach do pisania był w zasadzie ten sam (Courier), ich lektura nie nastręcza trudności.

Krój Courier został użyty w latach pięćdziesiątych w maszynach amerykańskiej firmy IBM, zaś wobec nieopatentowania go, stał się nieformalnym standardem producentów maszyn do pisania na całym świecie. Maszyny te, początkowo mechaniczne, a następnie elektryczne, niepodzielnie królowały w sporządzaniu pism procesowych i orzeczeń sądowych przez kilkadziesiąt lat. Ujednolicenie kroju pisma maszyn do pisania miało swoje dobre strony, ale ujawniło to dopiero nastanie epoki komputerów.

W polskich sądach i kancelariach prawniczych komputerów zaczęło przybywać coraz więcej na przełomie XX i XXI w. Wraz z nimi pojawiły się edytory tekstu oraz drukarki. Lektura tekstów z lat dziewięćdziesiątych sporządzanych techniką komputerową pokazuje całkowitą „wolną amerykankę" w doborze krojów pisma (nazywanych potocznie czcionkami) i w użyciu kursywy czy pogrubienia tekstu. Maszyny do pisania stopniowo odchodziły do lamusa (obecnie na świecie już nigdzie nie produkuje się ich fabrycznie), zaś nieograniczone możliwości, jakie dawały komputery, powodowały, iż pisma prawnicze zaczęły się bardzo od siebie różnić pod względem typografii. Mając do wyboru kilkadziesiąt czcionek, każdy sporządzał pisma jak chciał i najczęściej nikt tego nie kontrolował. O ile maszyna do pisania nie pozostawiała użytkownikowi wyboru, o tyle pojawienie się komputerów spowodowało przełom. Możliwości, które posiadał wcześniej jedynie zecer w drukarni, stały się dostępne dla każdego, kto zasiadł przy klawiaturze.

Warto wspomnieć, że fonty komputerowe można podzielić na szeryfowe i bezszeryfowe. Pierwsze są wyposażone w ozdobniki, niewielkie kreski służące do wykończenia kształtu danej czcionki. Poszczególne litery w czcionkach Times New Roman, Garamond, Courier New, zawierają szeryfy, delikatne wykończenia poszczególnych liter, nadające im estetyczny wygląd. Czcionki szeryfowe dominują w tekstach wydrukowanych (gazety codzienne, książki), bo krój ten jest łatwiejszy do czytania. Szeryfów pozbawione są czcionki bezszeryfowe. Przykładem jest Arial, Verdana, Tahoma lub Calibri. Są one przeznaczone raczej do „oglądania", a więc odczytywania ich z ekranów komputerów, czytników czy też opakowań lub banerów reklamowych.

Rozróżnienie to jest o tyle istotne, że gdy przygotowywane jest pismo, którego papierowy wydruk będzie odczytywany, lepiej użyć kroju szeryfowego, a gdy pismo będzie jedynie prezentowane na ekranie komputera, korzystniej użyć bezszeryfowego.

W latach dziewięćdziesiątych mało kto dostrzegał tę różnicę. Pojawiały się więc w obrocie prawnym nakazy zapłaty sporządzone krojem Comic Sans, adekwatnym do użycia w dymkach przez rysowników komiksów.

Osoba używająca edytora tekstu Microsoft Word mogła wybrać font Courier New, ale podzielił on los maszyny do pisania, zostając wyparty przez popularny Times New Roman. Ten swoją karierę zawdzięcza również temu, iż był domyślną czcionką Worda, ustawioną jako aktywna po uruchomieniu programu (producent edytora od 2007 roku zdecydował się na zmianę czcionki domyślnej z szeryfowej na bezszeryfową Calibri).

Nikt o nic nie dbał

Okres, w czasie którego użytkownicy maszyn do pisania musieli sprostać wymogom obsługi komputera, trwał kilkanaście lat. Zdarzały się wówczas orzeczenia sądowe, których komparycja była sporządzona jednym rodzajem czcionki, zaś sentencja – innym. W pismach procesowych z kolei bywało, że nadużywano pogrubienia, kursywy, jak również zupełnie nie dbano o wyjustowanie tekstu. Gdy powoływano w tekście adres strony internetowej, nie dbano również o to, by usunąć pojawiające się automatycznie w edytorze Word hiperłącze (odnośnik), co powodowało zmianę koloru czcionki na niebieski i podkreślenie wpisanego adresu.

Do dziś lektura aktów notarialnych, tekstów bądź co bądź o najwyższym stopniu dokładności i postulowanej perfekcyjnej typografii, wywoduje mieszane uczucia. W praktyce wieczystoksięgowej lub rejestrowej orzecznicy stykają się z pełną gamą aktów, począwszy od idealnie czytelnych, sporządzonych czcionką szeryfową o stosownej wielkości, z odpowiednią interlinią, po mało czytelne i nadwerężające wzrok akty sporządzone przeróżnymi egzotycznymi czcionkami, bez zachowania przyzwoitej interlinii oraz wielkości czcionki, których lektura po prostu jest męcząca.

Tak jak prezes zarządził

W sądownictwie XXI w. przyszedł czas usystematyzowania stosowanych czcionek, polegający na ich ograniczeniu zasadniczo do dwóch: szeryfowej Times New Roman lub bezszeryfowej Arial.

Dobrą praktyką były zarządzenia wewnętrzne prezesów poszczególnych sądów, wprowadzające zasady posługiwania się edytorami tekstu. Przykład dał również Sąd Najwyższy, od lat konsekwentnie używając w wytwarzanych dokumentach (wyrokach, uzasadnieniach) bezszeryfowej czcionki Arial.

Z kolei w dokumentach wytworzonych przez Trybunał Konstytucyjny używany jest szeryfowy Times New Roman, być może w nawiązaniu do użycia tego rodzaju czcionki w oficjalnych publikatorach tekstów prawnych.

Obecnie dominują czcionki bezszeryfowe – skądinąd słusznie, bo o wiele częściej orzeczenia czy uzasadnienia Sądu Najwyższego lub Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowane są na ekranach komputerów niż na papierze.

Największe zbiory orzeczeń sądów: Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych, Baza Orzeczeń Sądu Najwyższego posługują się czcionkami bezszeryfowymi. Dlatego zdziwienie budzi użycie czcionki szeryfowej w portalu orzeczeń sądów powszechnych, który zdaje się przeznaczony częściej do odczytu niż do druku.

Również wpisy w elektronicznych księgach wieczystych są dokonywane czcionką bezszeryfową, zaś w treści rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym wyraźnie nakazano dokonywać wpisów lub adnotacji w księdze wielkimi literami. Uchybić temu nakazowi poniekąd się nie da, ponieważ komputerowy system edycji wpisów nie rozróżnia małych i wielkich liter.

Czcionki bezszeryfowe (przykładowo Verdana, Helvetica) używane są również w komputerowych systemach informacji prawnej, do których prawnicy sięgają obecnie częściej niż do papierowych kodeksów, zaś użycie tych czcionek gwarantuje maksymalną czytelność tekstu na ekranie, nawet gdy wyświetlany jest czcionką o niewielkim rozmiarze.

Obserwując ewolucję zewnętrznej formy pism i tekstów prawniczych należy uznać, iż właściwe użycie typografii i umiejętność posługiwania się edytorem tekstu mają duże znaczenie. Estetycznie i umiejętnie sporządzone pismo procesowe, akt notarialny, orzeczenie sądowe stają się wizytówką jego autora. Stąd podniesienie kwalifikacji w tym zakresie przez każdego prawnika jest jak najbardziej pożądane.

Z kolei lektura pism sporządzonych odręcznie skłania do wniosków de lege ferenda postulujących szersze użycie formularzy, jak również rozważenie wprowadzenia obowiązku sporządzania pism procesowych pismem maszynowym, przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony dla osób wykluczonych cyfrowo. Działania takie przyczynią się do zwiększenia sprawności postępowań i ich przejrzystości dla organów procesowych i dla samych stron.

Autor jest sędzią Sądu Rejonowego w Limanowej