Możliwość dopuszczenia w postępowaniu cywilnym „dowodu z akt" była wielokrotnie przedmiotem orzecznictwa Sądu Najwyższego. Wątpliwości w tym zakresie wynikają z treści art. 224 §2 Kodeksu postępowania cywilnego („Kpc"), na podstawie którego sąd może zamknąć rozprawę również w wypadku, gdy ma być przeprowadzony dowód z akt lub wyjaśnień organów administracji publicznej, a rozprawę co do tych dowodów sąd uzna za zbyteczną. Opierając się na językowym brzmieniu przepisu, należałoby uznać przeprowadzenie „dowodu z akt" za dopuszczalne. Jednak w orzecznictwie sądowym zdecydowanie przeważa pogląd o jego niedopuszczalności.
Hipotetyczny przedmiot "dowodu z akt"
Przepisy art. 244 i nast. Kpc zawierają katalog dowodów stosowanych w postępowaniu cywilnym. W związku z art. 309 Kpc, ów katalog ma charakter otwarty - niemniej jednak, aby wyodrębnić inny rodzaj dowodu powinien on spełniać przynajmniej dwie przesłanki. Po pierwsze, nie może pokrywać się z wyróżnioną już w Kpc kategorią dowodów. Po drugie, powinien wyodrębniać jakąś grupę potencjalnych środków dowodowych ze względu na wspólne im cechy, które są istotne dla procesu dowodzenia. Już na tym etapie analizy pojawiają się trudności ze zdefiniowaniem "dowodu z akt". W ich skład wchodzą dokumenty prywatne (np. pisma procesowe, dowody z dokumentów), urzędowe (np. protokoły posiedzeń sądowych), środki dowodowe niebędące dokumentami (mapy, zdjęcia, rysunki, itp.). Każda z wyżej wymienionych kategorii jest już przedmiotem odrębnej regulacji, a fakt, że zostały one włączone do akt sądowych, nie zmienia sposobu przeprowadzenia z nich dowodu.
„Dowód z akt" nie istnieje
Powyższe wątpliwości podziela orzecznictwo. W wyroku z dnia 27 stycznia 1999 r. (II CKN 798/97), Sąd Najwyższy jednoznacznie stwierdził, że nie istnieje „dowód z akt". Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, jedynie część akt w postaci określonych dokumentów może stanowić środek dowodowy (por. też wyr. SN z dnia 15 kwietnia 2005 r., I CK 653/04, wyr. SN z dnia 30 maja 2008 r., III CSK 344/07). Uznanie, że przeprowadzenie dowodu z całych akt sprawy, w tym z akt sądowych (lub postępowania przygotowawczego) jest niedopuszczalne, ma na celu ochronę zasady bezpośredniości i prawidłowego przebiegu postępowania dowodowego.
Ochrona zasady bezpośredniości
Zastrzeżenia, co do zasady bezpośredniości dotyczą dwóch aspektów. Po pierwsze, (jak stanowi art. 235 §1 zd. 1 Kpc) niedopuszczalne jest oparcie ustaleń faktycznych na ustaleniach dokonanych w innym postępowaniu. Nie mogą zatem stanowić dowodu odpisy orzeczeń lub decyzji administracyjnych, odzwierciedlające tok rozumowania innego organu, chyba że mają charakter prejudycjalny dla danej sprawy (np. prawomocny wyrok skazujący w warunkach art. 11 Kpc).
Po drugie, bezpośredniość ma szczególne znaczenie w odniesieniu do dowodu z zeznań świadków. Niedopuszczalne jest zastąpienie takiego dowodu przez oświadczenia pisemne (wynika to z regulacji sposobu składania zeznań w art. 271 §1 Kpc; na zasadzie art. 289 Kpc przepis ten znajduje zastosowanie do ustnych opinii biegłych, zaś zgodnie z art. 304 Kpc do przesłuchania stron). Takie ujęcie instytucji zeznań umożliwia stronom uczestniczenie w postępowaniu dowodowym, poprzez zadawanie pytań świadkom i biegłym oraz ustosunkowywanie się do przeprowadzanych dowodów. Protokół zeznań w innej sprawie (mimo że jest dokumentem urzędowym) nie może zatem zastąpić przesłuchania bezpośrednio przed sądem orzekającym. Podobnie, za niezgodne z zasadą bezpośredniości uznano dokonywanie przez sąd ustaleń w oparciu o opinię biegłego wydaną w innym postępowaniu (wyr. SN z dnia 15 kwietnia 2005 r., I CK 653/04). Taka opinia stanowi bowiem jedynie dowód z dokumentu prywatnego, który na podstawie art. 245 k.p.c. dowodzi tylko tego, że biegły, który go podpisał, złożył oświadczenie zawarte w dokumencie.
