Zmieniająca się sytuacja gospodarcza może postawić inwestora przed ewentualną zmianą sposobu wykorzystywania obiektu budowlanego, co może wiązać się z koniecznością przeprowadzenia procedur formalnych umożliwiających zgodne z prawem użytkowanie danego obiektu. Czasem taka zmiana może okazać się nieefektywna ekonomicznie lub nawet niemożliwa z powodu konieczności spełnienia określonych warunków.

Przepisy prawa budowlanego dopuszczają możliwość zmiany sposobu użytkowania budowlanego, przewidując dla niej co do zasady procedurę zgłoszenia organowi administracji architektoniczno-budowlanej. Aby spełnić określone wymogi formalne, w pierwszej kolejności należy przesądzić, czy w danym przypadku można mieć do czynienia z takim stanem faktycznym, który generalnie powoduje zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego.

Istnieją dwa przypadki kwalifikujące do zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego:

1) podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń,

2) podjęcie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zaliczanej do przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko w rozumieniu ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko. Katalog ten jest katalogiem otwartym. Każdorazowo dany przypadek będzie podlegał odrębnej ocenie z perspektywy wpisania się w te kryteria.

Generalnie celem nadrzędnym ustawodawcy jest uzyskanie gwarancji takiego użytkowania obiektu budowlanego, który jest zgodny z wymogami w zakresie ogólnie rozumianego bezpieczeństwa życia, zdrowia, środowiska. Fakt niespełnienia określonych norm i warunków w tym zakresie będzie czasami wręcz przesądzał o niemożności zmiany sposobu użytkowania danego obiektu.

W orzecznictwie podkreśla się, że w okolicznościach danego przypadku niezbędne jest ustalenie, czy w ogóle, a jeżeli tak, to w jakim stopniu, podjęcie lub zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności związanej z jego użytkowaniem wpływa na zmianę wymagań stawianych obiektowi związanych głównie z bezpieczeństwem jego dalszego, zmienionego sposobu użytkowania. Zaznacza się przy tym, że taka ocena powinna być dokonywana przez pryzmat sposobu użytkowania danego obiektu, który wynika z wydanego pierwotnie pozwolenia na budowę, zgłoszenia budowy lub ewentualnie późniejszych zezwoleń lub zgłoszeń zmian sposobu użytkowania.

Jednocześnie dopuszczalność zmiany nie powinna być interpretowana przez pryzmat funkcji obiektu budowlanego lub jego części. Natomiast wprowadzenie nowej lub dodatkowej funkcji może (choć nie musi) wpisywać się w taki charakter zmian, który będzie spełniał przesłanki wynikające z prawa budowlanego, uzasadniające konieczność zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania.

Druga z sytuacji uznanych przez ustawodawcę za zmianę sposobu użytkowania odpowiada założeniom ustawodawcy w kierunku wykluczenia możliwości doprowadzenia do użytkowania obiektu budowlanego z pominięciem wymogu uprzedniego uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach.

Powyższy katalog stanów uznanych przez ustawodawcę za zmianę sposobu użytkowania obiektu został skorelowany z wymogami formalnymi zgłoszenia. Ustawodawca wymaga dokumentów technicznych lub formalnych, które w istocie przesądzają o dopuszczalności zmiany sposobu użytkowania obiektu z perspektywy bezpieczeństwa lub zgodności z aktami lub decyzjami określającymi obowiązujące przeznaczenie.

W okolicznościach danego stanu faktycznego zmiana sposobu użytkowania może okazać się niemożliwa do przeprowadzenia, np. z uwagi na niemożność przedstawienia przez zgłaszającego wymaganego zaświadczenia o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego mpzp/decyzji o warunkach zabudowy. Jest to istotne w kontekście wymogów co do aktów planistycznych i możliwości uzyskiwania decyzji o warunkach zabudowy na gruncie znowelizowanej ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Ustawa ta co do zasady ogranicza możliwości dokonywania zmiany przeznaczenia terenu w oparciu o warunki zabudowy, a jednocześnie ostatecznie będzie prowadziła do konieczności uchwalenia nowych planów miejscowych, co może mieć wpływ na procedury w przedmiocie zmiany sposobu użytkowania obiektu.