Co miesiąc właściciel lokalu musi wpłacać zaliczki na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Wnosi się je przez cały rok kalendarzowy, a po jego zakończeniu właściciel otrzymuje rozliczenie. Powinno z niego wynikać, ile wpłacił (z wyszczególnieniem wydatków), a także, czy były to kwoty wystarczające.
Rozliczenie jest dostarczane na piśmie i przygotowuje je zarząd. Najczęściej wręcza je po rocznym zebraniu wspólnoty (czyli w pierwszym kwartale roku).
Niedopłatę właściciel lokalu ma obowiązek uiścić, a nadwyżka może zostać przeznaczona na przyszłe zaliczki. Wspólnota musi jednak podjąć uchwałę w tej sprawie. Bez niej zarząd nie będzie miał prawa dysponować nadpłatami. Musi oddać je właścicielom. W sprawach dotyczących zarządu nieruchomością wspólną wspólnota mieszkaniowa podejmuje decyzje w granicach zakreślonych prawem. Tym samym nie ma uprawnień do dysponowania środkami właścicieli lokali.
Nadpłata z tytułu kosztów utrzymania poszczególnych lokali stanowi własność ich właścicieli. Tak uznał m.in. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 22 lutego 2001 r. (sygn. IACa 1309/00). Każdy z nich więc sam decyduje, czy te pieniądze mają zostać mu zwrócone, czy też zaliczone na poczet przyszłych należności.
Koszty związane zaś z nieruchomością wspólną rozliczane są proporcjonalnie do posiadanych udziałów.
