W formularzu Rp-7 potwierdzenie zarobków

W przypadku, gdy osoba ubezpieczona wnioskuje o przyznanie emerytury uzależnionej od  podstawy wymiaru, do  wniosku o to świadczenie powinna dołączyć również dokumenty potwierdzające wysokość zarobków w poszczególnych latach kariery zawodowej.

To samo dotyczy osób ubiegających się o emeryturę obliczaną na  nowych zasadach, które nie mają jeszcze ustalonego kapitału początkowego. Z tą różnicą, że dla ustalenia kapitału potrzebne są wyłącznie dokumenty potwierdzające zarobki sprzed 1 stycznia 1999 r.

Zaświadczenie z zakładu pracy

Podstawowym i najczęściej stosowanym dokumentem, za  pomocą którego można udowodnić przed ZUS wysokość zarobków, jest zaświadczenie zakładu pracy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawione według wzoru ustalonego przez ZUS. To popularny formularz Rp-7.

Można go dostać w każdej placówce ZUS lub pobrać ze strony internetowej tego urzędu (www.zus.pl).

W dokumencie tym pracodawca potwierdza przede wszystkim dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód, a także wysokość tego przychodu w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu może wystawić pracodawca (inny zobowiązany do tego płatnik składek) lub następca prawny pracodawcy, u  którego pracownik był kiedyś zatrudniony, np. spółka prawa handlowego powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego.

ZUS honoruje też zaświadczenie wystawione przez  likwidatora lub syndyka masy upadłościowej, jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe.

Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na podstawie dokumentacji płacowej (np. list płac, kart zbiorczych płac).

Jeśli taka dokumentacja nie zachowała się u niego, może on, w ograniczonym zakresie, wystawić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji osobowej pracownika (np. zapisów umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism, z których wynika wysokość wynagrodzenia pracownika).

Możliwość uwzględnienia składników wynikających z takiej dokumentacji dotyczy tylko tych, które przysługują bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki w odpowiednich kwotach).

Inne składniki wynagrodzenia (np. premie, nagrody, zmienne dodatki) mogą być uwzględnione tylko wtedy, gdy posiadana dokumentacja osobowa wskazuje jednoznacznie, że pracodawca wypłacił określony „ruchomy” składnik wynagrodzenia.

Wykazujemy przychody oskładkowane

W zaświadczeniu pracodawca musi uwzględnić te składniki przychodu, które ZUS wlicza do podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego. Powinien więc, przy  sporządzaniu tego dokumentu, kierować się zasadami zaliczania przychodu do podstawy wymiaru.

Przypominam, że uwzględnieniu podlega przychód, który w okresie, kiedy był wypłacony, stanowił podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Oprócz tego muszą być uwzględnione wypłacone kwoty świadczeń przysługujących w razie choroby i macierzyństwa, choć z pewnymi ograniczeniami.

Poszczególne składniki przychodu pracodawca wpisuje do  tabeli zamieszczonej w  punkcie 3. formularza. W tabeli tej wykazuje:

Jeśli pracodawca ma wątpliwość, czy dany składnik przychodu uwzględnić w zaświadczeniu, lub do której kolumny ma go wpisać, wówczas nie powinien wykazywać danego składnika w tabeli, lecz podać w pkt 6. („dodatkowe uwagi”) kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres.

Wypełniając tabelkę, pracodawca powinien doliczać poszczególne składniki do roku, za który przysługują. Tylko wtedy, gdy nie można ustalić tego okresu, musi je zaliczyć do tego roku, w którym został wypłacony.

Jeśli wypłacony przychód dotyczy okresu po 31 grudnia 1998 r. i przychód ten przekroczył 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (kwotę roczną podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe), pracodawca wystawiający zaświadczenie ma dodatkowy obowiązek.

W kolumnie 2. tabelki powinien wskazać wysokość tego limitu, zaznaczając jednocześnie, w  którym miesiącu nastąpiło jego przekroczenie.

Konieczne pieczątki i podpisy

Zaświadczenie ZUS Rp-7 powinno oczywiście spełniać wszelkie wymogi formalne. Pracodawca musi w nim umieścić swoją pieczątkę, a także pieczątkę służbową, nazwisko i imię oraz podpis kierownika komórki finansowej albo upoważnionego pracownika wystawiającego to zaświadczenie.

Może się zdarzyć sytuacja, przede wszystkim w  niewielkich firmach, że pracodawca sam prowadzi dokumentację osobowo-płacową za zatrudnionych pracowników i  – tym samym – wystawia zaświadczenia na podstawie tych dokumentów.

W takim przypadku powinien to wyraźnie stwierdzić w punkcie 6. formularza lub w oddzielnym oświadczeniu. W ten sposób ZUS będzie miał pewność, że dokument nie zawiera braków formalnych w zakresie podpisów właściwych podmiotów.

Zarobki potwierdzą wpisy w legitymacji

Zamiast zaświadczenia na druku ZUS RP-7, na potwierdzenie wysokości wynagrodzeń można przedłożyć legitymację ubezpieczeniową

zawierającą odpowiednie wpisy dotyczące daty rozpoczęcia i zakończenia pracy, jej rodzaju, kwoty wynagrodzenia oraz roku, w którym zostało ono osiągnięte.

Wpisy w legitymacjach ubezpieczeniowych mogą być uwzględnione przez ZUS na analogicznych zasadach jak ma to miejsce w przypadku potwierdzania tym dokumentem okresów składkowych i nieskładkowych.