Zarządzanie płatnościami firm

Najpopularniejszą usługą w zakresie zarządzania płatnościami jest obsługa przez bank masowych płatności przychodzących (należności). Przykładowo w Raiffeisen Banku jest to Mass- Collect, w Kredyt Banku KB Collect, a w BRE Banku BRE Collect. To rozwiązanie jest adresowane głównie do klientów, którzy swoje usługi kierują do dużej liczby odbiorców, czyli do firm telekomunikacyjnych, hostingowych, sieci kablowych, wodociągów, prywatnych szkół czy przedszkoli. Ale również spółek produkcyjnych czy hurtowni. Z tej usługi chętnie korzystają duże i średnie firmy, choć mogą po nią sięgnąć również mniejsze przedsiębiorstwa, ale pod warunkiem, że w miesiącu wystawiają co najmniej 200 faktur.

– Od dłuższego czasu wśród mniejszych firm obserwujemy wzrost zainteresowania produktami i usługami, które mogą usprawnić, a nierzadko w pełni zautomatyzować zarządzanie przelewami przychodzącymi – mówi Marcin Zakrzewski z departamentu bankowości transakcyjnej Raiffeisen Bank Polska.

Usługi typu collect pozwalają na szybką i skuteczną identyfikację płatników, co z kolei prowadzi do lepszego zarządzania należnościami. Polegają one na tym, że bank każdemu płatnikowi zakłada wirtualny rachunek z odpowiednim numerem identyfikacyjnym, który pozwala monitorować wpłaty od poszczególnych klientów. W wyniku rozliczenia suma tych wpłat wpływa na rachunek firmy. W systemie równocześnie tworzony jest raport o dokonanych płatnościach.

Poprawa płynności

– Szybka, wiarygodna i skuteczna identyfikacja należności jest jednym z tych elementów, które mają realny wpływ na sprawność operacyjną firmy oraz – co ważniejsze – na poprawę płynności finansowej – wyjaśnia Marcin Zakrzewski.

Firma dzięki tego typu rozwiązaniom na bieżąco może monitorować swoje należności, a w przypadku opóźnień (5 dni po terminie płatności) może przystąpić do ich windykacji.

– Pracujemy nad rozszerzeniem usługi rozliczania należności o aspekt windykacji – mówi Dariusz Nalepa, dyrektor departamentu bankowości transakcyjnej BRE Banku.

Każdy tego typu system do obsługi płatności jest indywidualnie dostosowany przez bank do potrzeb klienta. – Ustalamy z firmami format pliku z danymi, częstotliwość przesyłania raportów oraz inne procedury dotyczące obsługi danych płatności – mówi Nalepa.

Marcin Zakrzewski wyjaśnia, że eksperci z banków wspólnie ze swoimi klientami tworzą specjalne algorytmy, które pozwalają na automatyczną identyfikację płatników i poszczególnych faktur. Takie algorytmy wyłapują również różne pomyłki w płatnościach.

Zróżnicowane koszty

Według ekspertów koszt usługi zależy od wartości ogółu płatności, rodzaju branży, a także od zakresu korzystania przez danego klienta z innych produktów i usług banku.

Średnio w bankach płatności wychodzące kosztują od kilkunastu groszy do nawet 2 zł od sztuki. Natomiast płatności przychodzące od kilku do kilkunastu groszy.

W krajach rozwiniętych bardzo popularne jest polecenie zapłaty, ale w Polsce nie cieszy się ono jeszcze dużym zainteresowaniem. Przedstawiciele banków podkreślają, że wynika to z nieufności płatników do automatycznego obciążania przez usługodawców ich rachunków opłatami. Dlatego niechętnie wyrażają oni zgodę na takie rozwiązanie. Polecenie zapłaty jest chętniej stosowane w przypadku relacji biznesowych między firmami (BtoB) niż między firmami a konsumentami.

Banki oferują również zarządzanie masowymi płatnościami wychodzącymi. Korzystają z niego głównie duże firmy, które dzięki specjalnie dostosowanemu systemowi mogą np. szybko wypłacać swoim pracownikom wynagrodzenia. Dana firma generuje listę wynagrodzeń, wczytuje ją do systemu bankowego i za pomocą jednej autoryzacji wysyła pieniądze swoim pracownikom. Cała operacja trwa kilka sekund.

– Rosnąca świadomość firm oraz potrzeby związane z automatyzacją procesów rozliczeniowych są impulsem skłaniającym banki do tworzenia coraz to nowszych rozwiązań usprawniających zarządzanie płatnościami. Już dziś klienci mogą skorzystać z wielu ciekawych rozwiązań, a ich katalog jest systematycznie wzbogacany – mówi Marcin Zakrzewski.

Nową usługą, która szybko może się upowszechnić, jest przesyłanie przez firmy faktur wprost do systemu bankowości detalicznej. Klient będzie widział na swoim rachunku internetowym fakturę np. za prąd i od ręki będzie mógł ją opłacić.

„Rzeczpospolita" radzi

Kto skorzysta na usługach banków

1. Obsługa przez banki masowych płatności przychodzących. Z tej usługi powinny korzystać firmy, które wystawiają swoim odbiorcom co najmniej kilkaset faktur. Każdemu płatnikowi danej firmy bank przyporządkowuje wirtualny rachunek, który pozwala na monitoring płatności.

2. Dodatkowo obsługa płatności przychodzących może być wzbogacona o system identyfikacji płatności. Umożliwia on automatyczne parowanie płatności zaksięgowanych na rachunku firmy z fakturami, które zostały przesłane do kontrahentów. Jako informację zwrotną firma otrzymuje z banku kompletny i szybki komunikat na temat płatności oraz stanu faktury.