Na podmiocie zatrudniającym będzie ciążył obowiązek wyboru instytucji finansowej, która zajmie się zarządzaniem pieniędzmi pracowników odkładanych w ramach PPK. Rolę instytucji zarządzającej PPK, a dokładniej – funduszu inwestycyjnego w ramach PPK, będzie mogło pełnić towarzystwo funduszy inwestycyjnych, zakład ubezpieczeń na życie czy powszechne towarzystwo emerytalne.
Pracodawca powinien dokonać wyboru firmy, która będzie zarządzać PPK, w porozumieniu z pracownikami, czyli zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym PPK musi być utworzone, nie uda się dojść do porozumienia, zatrudniający będą mogli samodzielnie wybrać tę instytucję. Umowa podpisywana jest z podmiotem, który oferuje najbardziej korzystne warunki zarządzania środkami w PPK.
Jeśli pracodawca nie wybierze żadnej instytucji finansowej, pełniące rolę wyznaczonej instytucji finansowej towarzystwo funduszy inwestycyjnych wezwie pracodawcę do zawarcia z nim umowy lub przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją.
Ustawa stawia wysokie wymagania instytucjom, które będą prowadzić PPK. Mianowicie muszą one posiadać co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami inwestycyjnymi, funduszami inwestycyjnymi otwartymi, funduszami emerytalnymi lub otwartymi funduszami emerytalnymi, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie oferowania ubezpieczeń z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, posiadać kapitał własny w wysokości co najmniej 25 mln zł, w tym co najmniej 10 mln zł w środkach płynnych rozumianych jako lokaty funduszu rynku pieniężnego oraz zarządzać funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi nazywane funduszami lub odpowiednio subfunduszami zdefiniowanej daty.
Nadzór nad działalnością instytucji finansowych odpowiedzialnych za zarządzanie środkami w PPK sprawować będzie Komisja Nadzoru Finansowego.