Są łatwiejsze do archiwizacji i to zarówno te przychodzące do firmy (np. faktury), jak i cała korespondencja wychodząca. Nawet jeżeli korespondencja wychodzi z firmy w postaci wydruku papierowego, to jej elektroniczna wersja trafia do archiwum, z którego w każdej chwili może być pobrana. Nie ma zatem ryzyka, że jakiś dokument zaginie, jak często dzieje się w przypadku papierowych dokumentów (zazwyczaj tego typu problemy wynikają ze zwykłej niefrasobliwości pracowników albo niechlujności).
Zdaniem ekspertów o zauważalnym zmniejszeniu kosztów i oszczędnościach na obsłudze dokumentów można mówić dopiero po zleceniu zewnętrznemu partnerowi całego zarządzania dokumentami firmy.
Paleta usług w tym obszarze jest niezmiernie bogata.
Począwszy od prostej obsługi papierowej korespondencji w systemach klienta (odbiór dokumentów, rejestracja danych, skanowanie dokumentów i ich archiwizację), skończywszy na pełnym elektronicznym obiegu dokumentów. Usługa może też obejmować świadczenie typowych usług kancelaryjnych i przechowywanie (przez długi okres) dokumentów kadrowo-płacowych. Eksperci mogą również doradzić, jak prawidłowo zorganizować pracę administracji pod kątem optymalizacji kosztowej i funkcjonalnej.
