fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Outsourcing ksiąg rachunkowych, ale nie odpowiedzialności

www.sxc.hu
Powierzenie prowadzenia ewidencji biuru rachunkowemu jest dobrym sposobem na przekazanie części obowiązków na zewnątrz firmy. Mylne jest jednak przekonanie, że kierownik jednostki będzie miał ułatwioną pracę.
Realizując się zawodowo, zakładamy, że w dalszej lub bliższej przyszłości zostaniemy szefem. W praktyce oznacza to zarządzanie, jeśli nie całym przedsiębiorstwem, to przynajmniej jak największą jego częścią. Pracując solidnie na swoją pozycję, osiągamy wymarzony pułap i nagle okazuje się, że zamiast prostych, spontanicznych decyzji czy wolności kreowania wizerunku firmy mamy mnóstwo obowiązków. Zderzamy się wówczas z twardą rzeczywistością.

Kierownik i odpowiedzialność

Ustawa o rachunkowości zakłada, że kierownikiem jednostki jest członek organu zarządzającego lub jego członkowie – w przypadku organu wieloosobowego. W spółkach jawnych, cywilnych i partnerskich funkcję kierownika pełnią wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusze. Natomiast osoba prowadząca działalność jednoosobową sama jest kierownikiem. W przypadku spółek będących w postępowaniu upadłościowym funkcje zarządzające przyjmuje likwidator, syndyk lub inny zarządca.
Zakres odpowiedzialności kierownika jednostki dotyczy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy pewne obowiązki zostały w formie pisemnej powierzone innej osobie/jednostce. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Dokumentacja poza siedzibą

Przekazanie ksiąg rachunkowych poza siedzibę spółki nakłada na kierownika jednostki obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg oraz zapewnienie dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi organom kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Formalne przekazanie ksiąg, czyli dokładne określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych stron umowy, informacji, dokumentów, komunikacji i terminów, to jedno. Ale trzeba sobie zdać sprawę z wagi odpowiednich relacji w komunikacji między jednostką a biurem księgowym.
Za naruszenie obowiązku zapewnienia spełnienia wymagań przewidzianych w ustawie względem sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego odpowiadają solidarnie. Odpowiedzialność ta dotyczy zamieszczenia poprawnych danych w sprawozdaniu finansowym, wynikających z dokumentów oraz wiedzy dotyczącej przyszłych zdarzeń mających wpływ na kontynuację działalności w dającej się przewidzieć przyszłości.

Kluczowy sens zdarzeń

Zdarzenia związane z zamykanym okresem sprawozdawczym są poparte dokumentami, które zostały poprawnie wprowadzone do ksiąg, zatem biuro rachunkowe może je łatwo zidentyfikować. Problem pojawia się w przypadku zdarzeń mających wpływ na kontynuację działalności w przyszłości. Rola kierownika nie kończy się tu na przekazaniu informacji do biura księgowego. Powinien on dokładnie wytłumaczyć sens danego zdarzenia, tak aby sporządzający sprawozdanie miał pełen obraz sytuacji jednostki.
Również w przypadku zlecenia na zewnątrz ustalenia i aktualizowania polityki rachunkowości to zarządzający powinien na bieżąco informować podmiot usługowy o konieczności zmian na skutek reorganizacji w strukturze przedsiębiorstwa, wystąpienia istotnego zdarzenia niezwiązanego z dotychczasowym działaniem.

Działania przy inwenturze

Zasady rachunkowości określone w ustawie nakładają na kierownika jednostki odpowiedzialność w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji. Chodzi o sporządzenie stosownego zarządzenia, bieżące kontrolowanie przebiegu inwentaryzacji, zatwierdzenie protokołów i wniosków dotyczących rozliczania różnic oraz podjęcie wszelkich kroków eliminujących nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem. Konieczne jest także wyjaśnienie i rozliczenie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Biura prowadzące księgi księgują tylko wynik inwentaryzacji zgodnie z przekazanymi protokołami.
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe poza kierownikiem jednostki podpisuje również osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg. Kierownik jednostki zawiera także umowę o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego z uprawnionym do tego podmiotem. Zapewnia udostępnienie biegłemu rewidentowi ksiąg rachunkowych oraz dokumentów i dowodów księgowych, jak również udziela wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu. Prowadzenie ksiąg poza siedzibą spółki nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za dostęp do dokumentów i sprawną komunikację.
W przypadku udostępnienia ksiąg, dokumentów lub ich części osobie trzeciej poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki wymagana jest pisemna zgoda kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

Grzywna lub ograniczenie wolności

Kierownik jednostki podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności za:
- niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
- nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków,
- nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
- nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
- nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów.
W każdym z tych przypadków prowadzenie ksiąg poza siedzibą spółki nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności. Dlatego ważne jest, aby kierownik jednostki i biuro księgowe jak najlepiej ze sobą współpracowali.
—Marlena Mielczarek-Andrysiak
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA