fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Majówka jako impreza masowa: tylko dla pracowników bez formalności

Fotorzepa, Sławomir Mielnik
Gdy w spotkaniu integracyjnym mają uczestniczyć również rodziny pracowników, klienci lub kontrahenci firmy, może się okazać, że w zależności od rozmiarów imprezy pracodawca będzie musiał zdobyć odpowiednie zezwolenie.

Bez zgody właściwego urzędu takim spotkaniom można później zarzucić, że to nielegalne imprezy masowe. Aktem prawnym regulującym kwestie dotyczące organizowania takich imprez jest ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 611, dalej ustawa). W powszechnym odczuciu kojarzy się ona z ochroną wielkich imprez, np. meczów piłkarskich. I co do zasady to słuszne przekonanie. W praktyce jednak bywa, że również impreza organizowana przez pracodawcę może spełniać kryteria tej masowej.

Dla kogo

Zgodnie z ustawą impreza masowa to wydarzenie o charakterze artystyczno-rozrywkowym bądź sportowym, gdzie liczba udostępnionych miejsc dla jej uczestników jest nie mniejsza niż 1000, gdy jest przeprowadzana w plenerze, oraz 500 w obiekcie zamkniętym (poza imprezami sportowymi). Właściwie nie różni się ona od innych eventów niczym poza wielkością, rozumianą jako liczba miejsc udostępnionych przez organizatora. W związku z tym rodzi się pytanie, jakie obowiązki ma pracodawca – organizator takiego spotkania dla załogi. Czy w szczególności musi mieć na to zezwolenie i zapewnić uczestnikom bezpieczeństwo? Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od tego, czy zakład organizuje event wyłącznie dla załogi, czy zamierza na nią zaprosić też osoby trzecie, np. rodziny pracowników, klientów, kontrahentów.

Problem z definicjami

Z perspektywy imprez organizowanych przez pracodawców szczególne znaczenie ma definicja imprezy artystyczno-rozrywkowej. Ustawa mówi, że pod tym pojęciem należy rozumieć imprezę o charakterze artystycznym, rozrywkowym lub zorganizowane publiczne oglądanie przekazu telewizyjnego na ekranach o przekątnej obrazu powyżej 3 metrów. Zatem wszelkie imprezy firmowe, gdzie integracja załogi z klientami przebiega np. w rytmie muzyki rozrywkowej powinny wywoływać zawczasu refleksję pracodawcy, czy aby organizacja zabawy nie wymaga zezwolenia.

Ustawa zawiera również katalog wyjątków, które nie podlegają rygorom imprez masowych. Przykładowo nie jest nią impreza organizowana w teatrze, operze, operetce, filharmonii, kinie, muzeum, bibliotece, domu kultury, galerii sztuki lub w podobnym obiekcie, jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, gdzie ma się odbyć.

Spod rygoru imprez masowych ustawa wyłączyła też te zamknięte organizowane przez pracodawców dla własnych podwładnych. Nieistotna przy tym jest liczba zatrudnionych biorących w nich udział. Każda bowiem zamknięta impreza, bez względu na liczbę uczestników i odpłatność, jeśli jest dedykowana wyłącznie załodze pracodawcy, nie wymaga ubiegania się o zezwolenie.

Policja, pogotowie i straż

Jeśli pracodawca organizuje dużą (co najmniej 500 udostępnionych miejsc) imprezę dla pracowników, ich rodzin oraz zaprasza na nią kontrahentów, a to wszystko ma się odbyć przy muzyce na żywo, będzie to impreza masowa. Gdy decyduje się ją organizować i nie zleca tego innemu podmiotowi, musi uzyskać zezwolenie na takie spotkanie. Aby je otrzymać, składa tylko jeden wniosek, choć największe problemy sprawia skompletowanie wszystkich załączników do niego.

Nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem imprezy masowej organizator musi wystąpić do wójta, burmistrza, prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce spotkania o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie. Jednocześnie właściwego miejscowo komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) policji i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, kierownika jednostki organizacyjnej pomocy doraźnej (pogotowia ratunkowego) i państwowego inspektora sanitarnego prosi o opinie o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do ochrony imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach.

Opinie tych służb i jednostek organizator dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej nie później niż na 14 dni przed terminem jej rozpoczęcia. Niezależnie od powiadomienia właściwych organów oraz ich opinii, organizator do wniosku musi załączyć szereg planów obiektu lub terenu imprezy ze wskazaniem m.in. dróg ewakuacyjnych, punktów informacyjnych czy punktów pomocy medycznej. Do wniosku organizator imprezy masowej powinien także dołączyć regulamin obiektu/terenu oraz program i regulamin imprezy. Właściwy organ wydaje zezwolenie >patrz ramka albo go odmawia co najmniej siedem dni przed planowaną datą wydarzenia. Postępowanie o uzyskanie zezwolenia odbywa się według przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.

Dysponując już zezwoleniem, każdy organizator musi zapewnić uczestnikom imprezy bezpieczeństwo, tj. m.in. odpowiednie służby porządkowe i informacyjne. Bez znaczenia jest przy tym to, czy impreza jest bezpłatna czy odpłatna.

Konieczne OC

Odpłatność imprezy ma jednak znaczenie dla organizatora – pracodawcy, który w takim przypadku musi się ubezpieczyć w zakresie OC. W praktyce jednak u pracodawców organizujących imprezy masowe rzadko mamy do czynienia z odpłatnością. Warto jednak się postarać o dobrowolną polisę OC na zasadach ogólnych, bo konsekwencje jej braku, gdy uczestnik poniesie szkodę, są bardzo poważne. Co do zasady organizator imprezy odpowiada za wszystko, co się podczas niej wydarzy. Jeśli nie ma OC, a zostanie stwierdzona odpowiedzialność cywilna organizatora, ten będzie musiał zaspokoić roszczenia pokrzywdzonych z własnych pieniędzy.

— Michał Synowiec, radca prawny DLA Piper

Treść zezwolenia

Zezwolenie zawiera m.in.:

- nazwę organizatora,

- miejsce przeprowadzenia imprezy masowej,

- czas jej rozpoczęcia i zakończenia,

- maksymalną liczbę osób, które mogą być obecne,

- liczbę porządkowych,

- dane kierownika do spraw bezpieczeństwa oraz

- informację o ewentualnym zainstalowaniu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

Komentarz autora

Michał Synowiec, radca prawny DLA Piper

Ustawa mówi wyłącznie o pracownikach danego pracodawcy. Pojęcie pracownika na gruncie ustawy należy interpretować ściśle. W konsekwencji wyłączeniem spod rygoru imprez masowych nie są objęte imprezy, w których uczestniczą rodziny i znajomi pracownika czy etatowcy innego pracodawcy, nawet jeśli należy on do tej samej grupy kapitałowej. Jako pracowników należy rozumieć jedynie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę bez względu na rodzaj takiej umowy czy wymiar etatu. Oznacza to, że z tego grona będą wykluczone osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zleceniobiorcy.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA