18 kwietnia wchodzi w życie ustawa o elektronicznym fakturowaniu (która implementuje do polskiego prawa Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r.). Nakłada ona - na instytucje publiczne m.in. jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne czy spółki komunalne zobowiązane do stosowania:

? ustawy Prawo zamówień publicznych (ustawa PZP),

? ustawy o umowie koncesji,

? ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym (ustawa o PPP)

- obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Funkcjonowanie tej platformy ma zapewnić minister właściwy do spraw gospodarki, a korzystanie z niej ma być bezpłatne.

Czytaj także: Wystawianie faktur VAT - co musisz o nich wiedzieć

– Platforma ma umożliwić przesyłanie ustrukturyzowanych faktur zarówno w kraju, jak w Unii Europejskiej za pomocą systemu Open PEPPOL. System ten należy do międzynarodowego stowarzyszenia z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w związku z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych - tłumaczy Magdalena Łuczak-Golenia, radca prawny w zespole technologii i inżynierii przemysłowej kancelarii Wierzbowski Eversheds Sutherland.

I dodaje, że celem wprowadzenia tego systemu jest wyeliminowanie z obrotu faktur błędnych i fałszywych, przyspieszenie obiegu dokumentów, co ma w efekcie skrócić czas oczekiwania na płatność.

Dla kogo wyłączenia

Obowiązku korzystania z platformy nie mają wykonawcy – nadal mogą przesyłać faktury i inne dokumenty w dotychczasowej formie. Ale jeśli zdecydują się na przesyłanie e-faktur za pośrednictwem PEF, zamawiający będzie musiał je odebrać.

Ze stosowania ustawy o elektronicznym fakturowaniu wyłączone są zamówienia związane z ogólnym pojęciem bezpieczeństwa państwa oraz wymagające zastosowania szczególnych procedur. W przypadku zamówień których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro, obowiązek ten powstanie dopiero do 1 sierpnia 2019 roku. A w przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy PZP, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o PPP, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowania: o udzielenie zamówienia publicznego, o zawarcie umowy koncesji, w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Obowiązek przyjmowania e-faktur powstaje dopiero dla postępowań ogłoszonych po 18 kwietnia. Podmioty publiczne nie mają obowiązku przyjmowania e-faktur dla postępowań ogłoszonych przed tą datą. Jednak założenie konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania powinno nastąpić przed spodziewanym odbiorem e-faktury.

Niepotrzebny podpis elektroniczny

Konsorcjum PEF Expert, będące operatorem rządowej Platformy Elektronicznego Fakturowania postanowiło sprawdzić stan wiedzy na temat elektronicznych faktur i wprowadzanych zmian. Okazuje się, że ani przedsiębiorcy, ani przedstawiciele administracji nie czują się do nowych regulacji przygotowani. Z sondy wynika, że aż 49 proc. nie ma pewności w jaki sposób będzie można rozliczać transakcje po 18 kwietnia. Część osób jest przekonana, że do przesyłania e-faktur za pośrednictwem PEF konieczny jest podpis elektroniczny, inni zaś sądzą, że są to faktury w formacie PDF przesyłane drogą elektroniczną. Tymczasem ustrukturyzowany dokument – to metadane wymieniane między systemami informatycznymi za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii uspokaja: zmiany w e-fakturowaniu nie powinny być dla zamawiających zaskoczeniem. Od ponad dwóch lat jest prowadzona kampania informacyjna w tym zakresie. W tym czasie przeprowadzono wiele szkoleń i konferencji związanych z elektronicznym fakturowaniem. Aktualne informacje są też publikowane na portalu efaktura.gov.pl, który jest dedykowany dla tego celu. Jednak o tym jak e-fakturowanie zadziała w praktyce przekonamy się już za kilkanaście dni.

Od kiedy rejestracja

Użytkownicy kont mogą od 1 kwietnia rejestrować się na Platformie Elektronicznego Fakturowania. A od 18 kwietnia br. zostaną udostępnione usługi tworzenia i przesyłania ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Konta na platformie użytkownicy będą tworzyć samodzielnie.

Z informacji przekazanej przez MPiT wynika, że trwają prace nad projektem rozporządzenia wykonawczego do ustawy w sprawie listy ustrukturyzowanych dokumentów, które mogą być przesyłane za pomocą PEF. Projekt uzyskał pozytywną opinię Komitetu Rady Ministrów do Spraw Cyfryzacji. Rozporządzenie ma wejść w życie – tak jak ustawa – 18 kwietnia.

Podstawa prawna:Ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (DzU z 2018 r., poz. 2191)

Ustrukturyzowany dokument

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna – to spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług), ? Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny – to dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna (o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. W projekcie rozporządzenia wykonawczego do ustawy do takich dokumentów zaliczono: zlecenie dostawy (zamówienie), awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, notę księgową, fakturę korygującą.