Przez szalejącą pandemię koronawirusa na tryb pracy zdalnej przeszło znów nie tylko wiele firm, ale także instytucji i urzędów. Warto jednak przypomnieć, że z urzędem można korespondować przez internet, i to nie tylko w pandemii. Taką możliwość od lat przewiduje zarówno kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.), jak i ordynacja podatkowa.
Co prawda zgodnie z k.p.a. nadal podstawową formą doręczania pism przez organy administracji publicznej jest doręczenie za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, przez pracowników czy inne upoważnione osoby lub organy. Ale jest też alternatywa. Żeby z niej jednak skorzystać, konieczna jest inicjatywa obywatela.
Czytaj także:
Co warto wiedzieć o e-postępowaniu administracyjnym
Zgodnie z art. 391 § 1 k.p.a. doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z trzech warunków. I tak, gdy obywatel złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez e-skrzynkę podawczą organu. Kolejna możliwość to wystąpienie do urzędników o takie doręczenie, przy jednoczesnym wskazaniu organowi adresu elektronicznego. Zainteresowany może także wyrazić zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków. Wówczas także konieczne jest wskazanie urzędnikom adresu elektronicznego.
Organ może się też zwrócić o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie e-dokumentu w innych, określonych przez siebie kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez niego.
Po przejściu na internetową korespondencję z urzędnikami warto pamiętać, że będzie to podstawowa forma komunikacji. Obywatel, który dokona takiego wyboru, nie ma się co tłumaczyć, że np. czekał na przesłanie mu decyzji pocztą. Co jednak ważne, z e-komunikacji z urzędnikami można zrezygnować. Wówczas organ znów zacznie doręczać pisma w tradycyjny sposób. Ponadto, gdy sprawa jest już w toku, urzędników trzeba zawiadamiać o każdej zmianie swojego adresu, także elektronicznego. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowy adres zostanie uznane za skuteczne, nawet jeśli nie dotrze do adresata.
Możliwość elektronicznego korespondowania ma także fiskus, ale tu zasady określa nie k.p.a., lecz ordynacja podatkowa.
