- Organ prowadzący postępowanie administracyjne, zamiast przesłuchać świadka, ograniczył się do dołączenia do akt notatki z telefonicznej rozmowy pracownika organu z tą osobą. Czy jest to zgodne z przepisami?

Nie.

Czytaj także: Postępowanie administracyjne: organ powinien zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy

Zgodnie z art. 67 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ administracji sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dana czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Protokół trzeba sporządzić m.in. z przesłuchania świadka (art. 67 § 2 pkt 2 k.p.a.). Przed odebraniem zeznania organ uprzedza świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz o odpowiedzialności za fałszywe zeznania (por. art. 83 k.p.a.). W myśl art. 79 k.p.a. strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na 7 dni przed terminem. Strona ma prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu, może zadawać pytania świadkom, biegłym i stronom oraz składać wyjaśnienia. Te czynności organu, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności. Adnotacja może być sporządzona w formie dokumentu elektronicznego (art. 72 k.p.a.).

W art. 75 § 1 k.p.a. przyjęto, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Podkreśla się jednak, że jeżeli w sprawie organ może skorzystać z dowodów bezpośrednich, a więc są one w aktach sprawy bądź ich uzyskanie jest możliwe, to zastąpienie ich dowodami pośrednimi stanowi naruszenie art. 7, art. 75, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 11 stycznia 2018 r., sygn. II SA/Kr 1388/17, LEX nr 2454657).

Przykładowo, dokument prywatny (pisemne oświadczenie) nie może zastępować dowodu z zeznań świadka. Taki dowód nie jest tożsamy z dowodem z zeznań świadka, choćby z tego powodu, że w toku przesłuchania świadka może dojść do ujawnienia mających znaczenie w sprawie okoliczności, wykraczających swoim zakresem poza pisemne oświadczenie (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 maja 2013 r., sygn. II OSK 991/12, LEX nr 1328871). Także akceptowanie pisemnych notatek z rozmów jest niedopuszczalnym zastępowaniem dowodu z zeznań świadka i narusza art. 75 i art. 79 k.p.a., gdyż strona nie może zadawać pytań udzielającemu informacji. Naruszenie przez organ obowiązków z art. 79 k.p.a. jest naruszeniem zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, co stanowi podstawę do wznowienia postępowania, zgodnie z art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a. (por. np. wyrok WSA w Szczecinie z 27 czerwca 2007 r., sygn. II SA/Sz 1034/06, LEX nr 901268).

Zasady przeprowadzania dowodu z zeznań świadków reguluje art. 83 k.p.a. Dopiero przesłuchanie świadków w tym trybie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stanowi wiarygodny dowód (wyrok WSA w Szczecinie z 21 marca 2019 r., sygn. II SA/Sz 82/19, LEX nr 2642206). W wyroku NSA z 19 maja 2010 r. (sygn. II GSK 413/10, LEX nr 596806) zwrócono uwagę, że notatka, jako dokument prywatny, nie stanowi dowodu prawdziwości tego, co zostało w niej stwierdzone. Ograniczenie się w zakresie poczynionych ustaleń wyłącznie do notatki powinno być ocenione jako niewypełnienie obowiązków organu z art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a.

Autorka jest radcą prawnym

podstawa prawna: art. 67-72, art. 75 § 1, art. 79, art. 83 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2096 ze zm.)