Wirtualne narady z radcami - samorząd radcowski o zdalnych metodach porozumiewania

Jeżeli wideokonferencja, to tylko chroniona hasłem – przypomina samorząd zawodowy.

Aktualizacja: 17.06.2020 08:35 Publikacja: 17.06.2020 07:29

Wirtualne narady z radcami - samorząd radcowski o zdalnych metodach porozumiewania

Foto: Adobe Stock

Pandemia zmieniła sposób pracy kancelarii prawnych. Bezpośredni kontakt z klientami zastąpiły tele- oraz wideokonferencje. Dla wielu prawników koronawirus stał się także bezpośrednią przyczyną sięgnięcia po raz pierwszy w karierze po dobrodziejstwa techniki.

Samorząd radców prawnych zapewnia w najnowszym opracowaniu nieprzekonanych i obawiających się zagrożeń płynących z nowoczesnych form komunikacji, że są one bezpieczne.

Czytaj też: Koronawirus: jak prawnicy mogą radzić sobie w czasie epidemii - jest poradnik

– Covid-19 przyspieszył wdrażanie technologii obsługi klientów oraz pracę samych kancelarii prawnych. Proces elektronizacji kontaktów pomiędzy radcami prawnymi a ich klientami, który w normalnych warunkach zająłby kilka dobrych lat, musiał się odbyć w ciągu tygodni. Sądzę, że porozumiewanie się na odległość zostanie już stałym elementem naszej pracy – mówi Maciej Bobrowicz, prezes Krajowej Izby Radców Prawnych.

Radca prawny Grzegorz Wyszogrodzki, który opracował stanowisko Komisji Etyki i Wykonywania Zawodu Krajowej Rady Radców Prawnych dotyczące zaleceń dla radców prawnych, jak stosować jako formę kontaktu z klientami wideokonferencje, przypomina, że przestrzeganie tajemnicy zawodowej to jeden z podstawowych obowiązków profesjonalnych pełnomocników. Tworzy podstawę zaufania klienta oraz jest gwarancją praw i wolności.

Oznacza to konieczność zapewnienia wideokonferencji środków technicznych mających zabezpieczyć przed jej ujawnieniem, w szczególności dostępem osób nieuprawnionych.

Jak dowodzą eksperci z kancelarii Gawroński & Partners, którzy podjęli się oceny regulaminów najpopularniejszych narzędzi wideokonferencji, tj. programów Teams, Zoom i Webex, ich profesjonalnymi wersjami prawnicy mogą się posługiwać bez obaw. Dostawcy każdej z usług oferują między innymi zgodną z wymaganiami RODO umowę powierzenia przetwarzania danych. Każdy dostawca oferuje także przechowywanie danych klienta w granicach UE. Nie zachodzą ponadto obawy, czy zostanie dochowana poufność komunikacji.

„Microsoft Teams, Zoom i Cisco zapewniają techniczne i organizacyjne środki gwarantujące ochronę komunikacji przed dostępem osób trzecich. Do środków tych należy szyfrowanie, mechanizmy uwierzytelniania użytkowników, zarządzanie uprawnieniami oraz narzędzia zarządzania przebiegiem spotkań. Wykorzystanie tych funkcji wymaga jednak umiejętności korzystania z usługi oraz odpowiedniej konfiguracji" – zaznaczają prawnicy z kancelarii Gawroński & Partners.

Co ważne, w ich ocenie nawet domyślne opcje bezpieczeństwa Teams oraz Zoom są wystarczające. „Zoom 5.0 domyślnie generuje hasło i stosuje szyfrowanie e2e. Teams co prawda nie generuje hasła domyślnie, ale uczestników spoza organizacji umieszcza w poczekalni.

W opracowaniu samorządu radców prawnych uwypukla się ponadto, że ryzyko naruszenia poufności przy wykorzystaniu usług wideokonferencyjnych jest niskie, a nawet niższe niż w przypadku korzystania z rozmów telefonicznych. Podobnie sytuacja wygląda z ryzykiem cichego włamania na wirtualne spotkania. Programy zostały bowiem zbudowane w taki sposób, aby każdy gość? – nawet nieproszony – był widoczny.

– My, radcy prawni, profesjonalni prawnicy, musimy zachowywać się profesjonalnie. Wybierając i weryfikując platformę do wideokomunikacji, musimy sprawdzić, która z nich zapewnia najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa, np. szyfrując komunikację, stosując hasła dostępu, ale również tzw. poczekalnie, aby weryfikować uczestników spotkania. Ważne są kwestie RODO. Zatem obowiązek informacyjny spoczywa również na radcach prawnych (więcej: patrz ramka – red.). Najważniejsze jest jednak pokonanie oporu przed nowością – podsumowuje prezes Maciej Bobrowicz.

Zaproszenie na spotkanie

Przykład wykonania obowiązku informacyjnego dla MS Teams w zaproszeniu klienta radcy na wideokonferencję:

„Naszym dostawcą usługi wideokonferencji jest Microsoft, z którym mamy zawartą umowę przetwarzania danych. Nasza komunikacja jest szyfrowana w standardzie TLS 1.2 256 bit na odcinku uczestnik – Microsoft i Microsoft – uczestnik. Jeżeli nasze wirtualne spotkanie było nagrywane, treść komunikacji jest przechowywana w UE. Dane telemetryczne i dane o uczestnikach są przetwarzane centralnie w USA przez Microsoft Inc. jako administratora tych danych. Microsoft Inc. zapewnia zgodność z RODO w ramach uczestnictwa w programie Privacy Shield / Tarcza Prywatności".

(fragment opracowania przygotowanego przez kancelarię Gawroński & Partners dla Krajowej Rady Radców Prawnych)

Pandemia zmieniła sposób pracy kancelarii prawnych. Bezpośredni kontakt z klientami zastąpiły tele- oraz wideokonferencje. Dla wielu prawników koronawirus stał się także bezpośrednią przyczyną sięgnięcia po raz pierwszy w karierze po dobrodziejstwa techniki.

Samorząd radców prawnych zapewnia w najnowszym opracowaniu nieprzekonanych i obawiających się zagrożeń płynących z nowoczesnych form komunikacji, że są one bezpieczne.

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów