Osoby, które mieszkają w budynku wielolokalowym, powinny z wypełnionym wnioskiem udać się do zarządcy domu, by potwierdził dane o miejscu zamieszkania, tytule prawnym do lokalu, sposobie ogrzewania pomieszczeń i wody, wydatkach mieszkaniowych.
Jeżeli mieszkanie nie jest wyposażone w instalację centralnego ogrzewania, ciepłej wody lub gazu przewodowego, należy dostarczyć rachunek za ostatni okres rozliczeniowy, zawierający cenę 1 kWh energii elektrycznej dostarczanej do zajmowanego lokalu. Gdy pod danym adresem mieszka niepełnosprawny poruszający się na wózku inwalidzkim, należy dostarczyć orzeczenie o niepełnosprawności, np. zaświadczenie lekarskie.
Urząd (ośrodek) ma miesiąc na odpowiedź, czy przyzna dodatek, czy nie. Przepisy dają mu również prawo przeprowadzenia wywiadu środowiskowego. Pracownik przeprowadzający wywiad środowiskowy może zażądać złożenia oświadczenia majątkowego. Odmowa wnioskodawcy lub którejkolwiek z osób mieszkających w lokalu stanowi podstawę do wydania decyzji odmawiającej przyznania dodatku mieszkaniowego.
Urzędnicy sprawdzą, czy spełnione są łącznie warunki, które przewiduje ustawa z 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych oraz przepisy wykonawcze do niej. Chodzi m.in. o dochód przypadający na osobę w gospodarstwie domowym (więcej na ten temat w tekście obok).
Takie gospodarstwo tworzą stale mieszkający pod jednym dachem, czyli rodzina lub też osoby ze sobą niespokrewnione, np. konkubenci. To może być również osoba samotna.
Gminy (ośrodki) biorą ponadto pod uwagę powierzchnię mieszkania tzw. normatywną (patrz tekst obok).
