Jak pandemia w ciągu roku zmieniła nasze biura, sprawdza firma doradcza JLL.

- Początek 2020 roku w branży biurowej zdominował temat kreowania pozytywnych doświadczeń w miejscu pracy. Firmy zastanawiały się, co mogą zmienić czy dodać do oferty, aby budować lojalny zespół i przyciągać najlepszych pracowników – mówi Anna Bartoszewicz-Wnuk, dyrektor działu doradztwa ds. miejsca pracy w JLL. - W rozmowach z klientami bardzo często przewijał się temat wdrożenia współdzielonych biurek i wydzielania alternatywnych przestrzeni, takich jak kreatywne strefy, ciche pokoje, przestrzenie nieformalne i strefy relaksu. Wielu pracodawców miało bardzo ambitne plany i z optymizmem patrzyło na kolejne miesiące – wspomina.

Eksperci JLL podkreślają, że polskie biura stawały się coraz bardziej zróżnicowane, sprzyjające zarówno pracy indywidualnej, jak projektowej. - 2020 rok miał stać pod znakiem dalszego wprowadzania innowacji do przestrzeni biurowych – mówią.

Idziemy na zdalne

Tymczasem 4 marca 2020 r. ogłoszono pierwszy przypadek COVID-19 w Polsce. - W kolejnych dniach wiele firm wdrażało pracę zdalną, a 20 marca, kiedy ogłoszono stan epidemii w Polsce, większość z nas pracowała już w domach. 42 proc. respondentów badania JLL, które zostało przeprowadzone na przełomie marca i kwietnia, albo w ogóle nie korzystało z home office przed pandemią, albo pracowało z domu zaledwie jeden dzień w miesiącu – czytamy w raporcie JLL.

- Pierwszy miesiąc pandemii to czas, kiedy zarówno w naszym zespole, jak i wśród naszych klientów obserwowaliśmy dużą niepewność. Większość z nas obawiała się o zdrowie swoje i swoich najbliższych, a oprócz tego musieliśmy nauczyć się funkcjonować w całkiem nowych warunkach – mówi Jakub Zieliński, lider zespołu doradztwa ds. środowiska pracy w JLL. - Warto podkreślić, że jeszcze w lutym home office traktowany był jako benefit, a niektórzy pracownicy nie mogli pracować w tym modelu wcale. Od połowy marca nie mieliśmy jednak wyboru i musieliśmy organizować nasze biura na kanapach, w kuchniach czy w sypialniach.

Początek wiosny, jak podkreślają eksperci JLL, był prawdziwym testem produktywności polskich pracowników. Większość z nas zdała go z sukcesem. Zaczęto więc kwestionować przydatność tradycyjnych biur.

- Ci, którzy już na przełomie marca i kwietnia dostrzegli na horyzoncie zmierzch tradycyjnych powierzchni biurowych, stanowczo się pospieszyli – podkreśla Jakub Zieliński. - Z naszego badania jasno wynikało, że tygodnie izolacji, niekończące się telekonferencje zamiast normalnych spotkań, konieczność współdzielenia domowego biura z rodziną i brak wygodnych mebli do pracy rodziły w pracownikach frustrację i były powodem dużego dyskomfortu. Wszyscy chcieliśmy wrócić do normalności, choć już wtedy eksperci wskazywali, że nasze biura będą musiały trwale zaadaptować się do nowych norm i zwyczajów społecznych – dodaje.

Szykują się na powroty

Analitycy JLL wspominają, że druga połowa wiosny to czas, kiedy pracodawcy zaczęli nieśmiało podchodzić do tematu powrotu do biur. - W praktyce okazał się on złożonym procesem, który należało odpowiednio zaplanować – mówią.

- Ponowne otwarcie biurowców dla pracowników nie mogło odbyć się od ręki, a wymagało przyjęcia odpowiedniej strategii. W JLL rozłożyliśmy ten proces na kilka etapów, uwzględniając powołanie zespołu roboczego odpowiedzialnego m.in. za przygotowanie komunikacji z pracownikami, podzielenie zespołu na grupy, które mogły do biura wrócić, oznakowanie przestrzeni biurowej czy stworzenie systemu do rezerwacji biurek. W tym pierwszym okresie do Warsaw Spire powróciło ok. 5-10 proc. naszego zespołu - wskazuje Jakub Zielinski.

Na początku lata, kiedy nieco oswoiliśmy się z pandemią, zaczęły pojawiać się różne scenariusze masowego powrotu do biur. - To, jak miały wyglądać biura, było uzależniane od długości trwania pandemii i sposobu, w jaki będzie się rozprzestrzeniać. Z perspektywy czasu, trudno uwierzyć, że w połowie ubiegłego roku niektórzy z nas mieli nadzieję, że epidemia zacznie się stopniowo wyciszać - dodaje Zieliński.

Scenariusze nowej rzeczywistości biurowej brały pod uwagę wypłaszczenie krzywej zachorowań, nawracającą kwarantannę i zaostrzanie się pandemii, a wraz z nią również restrykcji.

- Trzeci scenariusz sprowadzał biuro do roli bunkra, w którym każdy pracuje sam i jest odizolowany od reszty zespołu. Ta koncepcja oczywiście upadła, ponieważ czas pokazał, że biura nie są nam potrzebne do pracy indywidualnej, a mają służyć interakcjom ze współpracownikami, wymianie myśli, czy burzom mózgów, które trudno na dłuższą metę prowadzić podczas wideokonferencji - tłumaczy Jakub Zielinski.

Jesień i hybryda

- Praca z domu na przemian z pracą z biura, system pracy rotacyjnej i rezerwacje biurek to nowa normalność, którą przyniosła druga połowa roku. Hybrydowy model pracy był wtedy na ustach wszystkich – przypominają analitycy.

- Hybryda jest już pojęciem na tyle uniwersalnym, że wydaje się być stosunkowo prostym do wdrożenia modelem pracy. Tak naprawdę to jest jednak temat wielowątkowy, wymagający sprawnej komunikacji z pracownikami, wyedukowania zespołu czy dostosowania firmowej polityki do nowych realiów. Nie ulega jednak wątpliwości, że home office już z nami zostanie. Według raportu JLL „Reimagining Human Experience" liczba dni, podczas których będziemy pracować zdalnie, podwoi się z 1,2 dnia sprzed COVID-19 do 2,4 dnia tygodniowo po pandemii – mówi Jakub Zieliński. - Pracodawcy powinni zadać sobie pytanie, ile powierzchni zaadaptować na potrzeby pracy zespołowej i indywidualnej i jak dostosować biuro do faktycznych potrzeb pracowników.

Jego zdaniem warto tu sięgnąć po koncepcję Activity Based Workplace (odpowiednio dostosowaną do nowej normalności). - Ekspertom związanym ze środowiskiem pracy jest znana już od wielu lat. Polega na aranżacji biura w oparciu o specyfikę zadań, jakie na co dzień wykonujemy i nasze wymagania względem przestrzeni biurowych – tłumaczy ekspert JLL.

Czego chce pracownik

Jak będą wyglądać nasze biura, a przede wszystkim – jak pracownicy chcieliby, aby wyglądały? Jedna na dwie osoby, które wzięły udział w badaniu JLL „Shaping Human Experience", wskazuje na przestrzenie służące integracji jako te, które przekładają się na pozytywne doświadczenia.

Z kolei 40 proc. ankietowanych chciałoby mieć możliwość pracy w alternatywnych lokalizacjach, takich jak biura coworkingowe. - Co ciekawe, 34 proc. respondentów chciałoby każdego dnia pracować w biurze, 32 proc. wskazuje na potrzebę jednego lub dwóch dni home office w tygodniu, 24 proc. - trzy do czterech, a tylko 10 proc. ankietowanych chce pracować na stałe z domu. Te wyniki mogą oczywiście różnić się w zależności od firmy i branży, jaką dana organizacja reprezentuje, jednak dobitnie wskazują na kluczową rolę biur w naszej codziennej pracy - tłumaczy Jakub Zieliński. - Biuro przyszłości będzie opierać się o ideę spotkań uwzględniając przestrzenie do szybkich prezentacji, pokoje do pracy projektowej i oferując odpowiednie technologie multimedialne czy też do integracji pracowników.

- Co ważne, z początkiem roku wielu pracodawców podjęło temat powrotu do biur z nową energią. Nadzieję dała szczepionka. Ważne jednak, aby planując proces, bazować na danych dotyczących potrzeby swojego zespołu i kluczowych potrzebach własnego biznesu. Teraz po wielu miesiącach pandemii jesteśmy w stanie ocenić, które elementy przestrzeni biura należy zmienić, jak przemodelować pracę i jak nawigować w nowej rzeczywistości - podsumowuje Anna Bartoszewicz-Wnuk.