Zdaniem ekspertów firmy doradczej Newmark Polska kolejne lata ukształtują rynek biur na nowo. Deweloperzy muszą przedefiniować swoje strategie, a najemcy – nauczyć się planować działania z dużym wyprzedzeniem.

– Ci, którzy zrobią to pierwsi, zyskają przewagę. W sytuacji, gdy biura klasy premium stają się dobrem deficytowym, strategia liczy się coraz bardziej – mówi Karol Wyka, dyrektor zarządzający działu powierzchni biurowych w Newmark Polska.

Dwa biurowe światy. Jeden w luce podażowej

Dyrektor Wyka podkreśla, że biurowa Warszawa to dziś dwa światy. – W Śródmieściu i na bliskiej Woli podaż topnieje, a najemcy walczą o każdy metr kwadratowy. Tymczasem na Służewcu puste piętra czekają na nowych użytkowników – mówi ekspert Newmark Polska.

Podobnie jest w miastach regionalnych, gdzie mniejsze firmy mogą wybierać w ofertach i negocjować świetne warunki. W gorszej sytuacji są organizacje potrzebujące większych powierzchni. Takich biur w regionach po prostu brakuje.

– Rynek biurowy się zmienia, zmuszając najemców do bardziej strategicznego myślenia. Zamiast skupiać się wyłącznie na ograniczaniu kosztów tu i teraz, patrzą na wartość długofalową – lokalizację, dostępność komunikacyjną, „reputację” budynku czy poziom obsługi ze strony właściciela – wskazuje Karol Wyka.

Najemcy pytają też o parking rotacyjny, miejsca parkingowe dla gości, usługi, restauracje, a nawet przedszkola w sąsiedztwie biurowca. – O wyborze konkretnego budynku mogą przesądzić detale – podkreśla dyrektor Wyka.

Z analiz Newmark Polska wynika, że w stolicy zaostrza się konkurencja o najlepsze budynki. – Firmom, które zaspały i za późno pomyślały o relokacji, pozostanie renegocjowanie warunków najmu w dotychczasowym budynku albo przeprowadzka poza centrum – mówią eksperci.

– Od 2023 r. rynek biurowy działa w luce podażowej, której skutki pogłębiają się z każdym kwartałem. W 2026 r. w Warszawie deweloperzy dostarczą zaledwie 60 tys. mkw. nowej powierzchni, co może być najsłabszym wynikiem od początku prowadzenia statystyk dla warszawskiego rynku biurowego, czyli od 2000 roku – informuje dyrektor z Newmark Polska.

W efekcie tak małej nowej podaży wskaźnik pustostanów w stolicy po raz pierwszy od końca 2020 r. spadł poniżej 10 proc., w Centralnym Obszarze Biznesu (COB) zbliżył się nawet do 7 proc., a w zachodniej strefie biurowej, czyli m.in. w okolicach ronda Daszyńskiego, pustostany to już tylko 5,8 proc.

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że rynek wraca do równowagi i znów sprzyja wynajmującym. Jak jednak mówi ekspert, diabeł tkwi w szczegółach.

– Średni wskaźnik wolnych powierzchni w skali miasta nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji na rynku. Podczas gdy w COB każdy wolny metr kwadratowy błyskawicznie znika z rynku, to już na Służewcu czy w korytarzu Żwirki i Wigury poziom pustostanów sięga 17-18 proc. Tam nadal można znaleźć atrakcyjne oferty, które wymagają jednak dokładnej analizy pod względem jakości, dostępności komunikacyjnej oraz usług towarzyszących – wyjaśnia Karol Wyka.

Kilka lat na zaplanowanie przeprowadzki biura 

Mała aktywność deweloperów i ograniczona podaż powodują, że duże firmy muszą planować relokacje ze znacznie większym wyprzedzeniem. W przypadku największych organizacji ten proces powinien zaczynać się nawet pięć lat przed planowaną przeprowadzką.

Dyrektor z Newmark Polska podkreśla, że deweloperzy, którzy mają już grunty pod nowe obiekty biurowe, często wstrzymują rozpoczęcie budowy do momentu podpisania pierwszych znaczących najmów. – Dla firm poszukujących dużych powierzchni to szansa, by stać się kluczowym najemcą – czyli tym, który uruchamia projekt, a jednocześnie zyskuje silniejszą pozycję negocjacyjną zarówno w kwestiach finansowych, jak i w zakresie dostosowania biura do własnych potrzeb – mówi ekspert.

Jak dodaje, firmy potrzebujące większych powierzchni – średnio od 5 tys. mkw. – powinny już teraz rozpocząć proces najmu z myślą o 2030 roku.  – Niektórym może się to wydawać zbyt długim horyzontem, ale warto pamiętać, że proces wyboru doradcy, a potem analiza sytuacji rynkowej, zbadanie potrzeb firmy i wybór budynku wraz z negocjacjami umowy to kilkanaście miesięcy, a budowa biurowca – minimum dwa-trzy lata. Opóźnienie decyzji może więc oznaczać, że w momencie wygaśnięcia obecnej umowy po prostu nie będzie dokąd się przenieść – przestrzega Karol Wyka.

Gdzie najemca rozdaje karty 

Jak zaznaczają autorzy raportu, podczas gdy właściciele budynków w centrum Warszawy mają coraz silniejszą pozycję, w regionach to najemcy nadal rozdają karty.

– W miastach regionalnych wciąż odnotowujemy wysoki poziom pustostanów – w niektórych, jak Katowice, Wrocław czy Łódź, przekracza 20 proc. To sprawia, że firmy potrzebujące do 4 tys. mkw. mają swoje pięć minut na wykorzystanie okazji i wynegocjowanie naprawdę korzystnych warunków – zauważa Karol Wyka. – To jednak sytuacja przejściowa. Nowoczesnych powierzchni w regionach praktycznie nie przybywa. W pierwszych trzech kwartałach tego roku oddano zaledwie 18 tys. mkw. biur, a żaden z obiektów nie przekroczył 10 tys. mkw., co pozwala przypuszczać, że za dwa-trzy lata przewaga najemców zniknie, a czynsze zaczną rosnąć – zauważa ekspert.

Firmy poszukujące biur powyżej 10 tys. mkw. są w zdecydowanie gorszej sytuacji. – Ograniczona podaż i rozproszone pustostany oznaczają, że dużych, nowoczesnych biur po prostu brakuje. Dlatego duże firmy bardzo często nie mają dokąd się relokować, nawet gdyby chciały – mówi Karol Wyka. Dlatego też w miastach regionalnych ponad 50 proc. transakcji stanowią renegocjacje.

– Na przedłużenie dotychczasowych umów coraz częściej decydują się też mniejsze firmy, które liczą na szybkie oszczędności. W dłuższej perspektywie może się to jednak okazać pułapką, ponieważ budynki się starzeją, a koszty ich utrzymania rosną – zaznacza ekspert.

Rynek zaczyna dojrzewać 

Z analiz wynika, że największe zapotrzebowanie na biura zgłaszają instytucje finansowe, farmaceutyczne i sektor publiczny. Branża technologiczna, jeszcze niedawno jeden z głównych motorów popytu, wykazuje nieco mniejszą dynamikę. Wynika to m.in. z większej elastyczności modelu pracy w firmach IT i ograniczenia przez nie przestrzeni biurowych po pandemii.

– Zgodnie z najnowszym raportem Grafton Recruitment, branża IT w Polsce rozwija się w wolniejszym, ale nadal optymistycznym tempie. Firmy technologiczne określają swoje potrzeby biurowe z dużym wyprzedzeniem – nawet na pięć-siedem lat, koncentrując się na rozwoju kompetencji technologicznych, zwłaszcza w obszarach sztucznej inteligencji i digitalizacji – mówią eksperci. 

Według Karola Wyki, w praktyce oznacza to dojrzewanie rynku, który zmienia podejście z ilościowego na jakościowe. – Najemcy z branży IT nie potrzebują już tak dużych powierzchni jak wcześniej, ale oczekują przestrzeni lepiej dopasowanych do stylu pracy hybrydowej i integracji zespołów. Rynek dojrzał i dziś koncentruje się na strategicznych potrzebach oraz oczekiwaniach pracowników, a nie tylko na metrażu – podkreśla ekspert.

Czynsze za biura mogą wzrosnąć 

Co czeka rynek biurowy w najbliższych latach? Co z kosztami najmu biur?