Wystarczy wejść na stronę www.wypoczynek.men.gov.pl i wpisać w wyszukiwarkę nazwę organizatora. W ministerialnej bazie znajdują się wszystkie legalnie organizowane w kraju i za granicą obozy, kolonie, półkolonie i inne formy zorganizowanego wypoczynku.

Organizator wypoczynku musi bowiem zgłosić wyjazd do właściwego ze względu na swoją siedzibę kuratorium oświaty. Z uwagi na bezpieczeństwo dzieci w zgłoszeniu ma obowiązek podać m.in. dane dotyczące miejsca wypoczynku i rodzaju zakwaterowania, liczby uczestników, zatrudnionej kadry oraz programu pracy z dziećmi. Dzięki temu wizytatorzy mogą kontrolować imprezy dla najmłodszych. Podobne kontrole może przeprowadzić również straż pożarna i sanepid. I to zarówno przed rozpoczęciem wypoczynku, jak i w trakcie jego trwania.

Każdy organizator ma też możliwość wydruku ze swojego konta w bazie wypoczynku potwierdzenia zgłoszenia danego wypoczynku, które powinien przekazać rodzicom uczestnika.

Jeśli już w trakcie kolonii lub obozu do rodziców dotrą niepokojące sygnały, należy zgłosić je przede wszystkim do kuratorium oświaty właściwego ze względu na miejsce lokalizacji wypoczynku. W zależności od rodzaju nieprawidłowości rodzice mogą także powiadomić powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną, Państwową Straż Pożarną lub inne służby interwencyjne.

W przypadku stwierdzenia, że wypoczynek jest prowadzony niezgodnie z prawem lub danymi w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty nakaże usunąć nieprawidłowości w wyznaczonym terminie, a jeśli zagrożone jest życie lub zdrowie uczestników – nakaże ich przeniesienie do innego obiektu. W rażących przypadkach może wydać decyzję o zakończeniu oraz nakazaniu organizatorowi niezwłocznego zorganizowania powrotu uczestników do domu.

Nie każdy wypoczynek podlega zgłoszeniu. Z tego obowiązku zwolniony jest tzw. wypoczynek rodzinny ? wypoczynek organizowany przez rodziców dla własnych dzieci i dzieci znajomych. Wypoczynkiem rodzinnym nie jest jednak wyjazd organizowany dla uczniów przez nauczyciela, mieszkańca osiedla dla dzieci z osiedla czy trenera dla uczestników kursu, pomimo poznania ich rodziców.

Każdy inny niż rodzinny wypoczynek dla dzieci i młodzieży, który nie jest zamieszczony w bazie wypoczynku, jest nielegalny. Za jego organizację grozi grzywna. Tej samej karze podlega osoba, która nie zawiadomi o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem.